منو
حساب معین به معنی گزارش از ریز حساب های کل که معمولا برای گزارشات درون سازمانی کاربرد دارد.
تسعیر پذیری، کنترل ماهیت دوره، تفصیلی پذیر و ویژگی ازری است.
حساب کل کلیت حسابها را برای افراد بیرون شرکت و همچنین کارفرما به نمایش می‌گذارد. اما حساب معین همان اطلاعات کلی را با جرییات بیشتر بازگو می‌کند.
حساب معین می‌تواند یک حساب کاربردی برای دریافت ریز حسابها به مدیران و یا کارفرمایان شرکت باشد. شاید حساب هایی همچون حساب کل پاسخگو نیاز کارفرمایان در شرکت و یا سازمان نباشد. بنابراین حسابدار معمولا برای ارائه گزارش‌ها به افراد درون سازمانی عموما گزارش در سطح معین ارائه می‌کند. چرا که افراد درون سازمان بیشتر نیاز به گزارشات جزئی‌تر دارند. در این سری از مقالات آموزش رایگان حسابداری به بررسی کامل حساب های معین و تفاوت آنها با حساب تفصیلی و حساب کل پرداخته ایم و در نهایت مثالی در باب حساب معین تهیه کرده ایم، همراه ما باشید.
در ابتدا برای درک بهتر حساب معین بایستی هدف اصلی حسابداری را دانست. یکی از اهداف مهم حسابداری در اختیار گذاشتن اطلاعات مالی به مدیران سازمان یا شرکت است. در اختیار گذاشتن این اطلاعات باعث رهبری و در نهایت کنترل بیشتر در سازمان میشود. مدیران شرکت با اطلاعاتی که از حسابدار به دستشان رسیده در مقابل تصمیمات و اهداف پاسخگو میشوند.
همچنین مهم ترین هدف سیستم حسابداری همکاری و نظارت بین تمامی اعضای یک سازمان است. لازم به ذکر است، در حسابداری 2 نوع گزارش وجود دارد: گزارش درون سازمان و گزارش برون سازمانی.
🔹 گزارش درون سازمانی
گزارشی که برای استفاده داخل شرکت تهیه شده و به مدیران داخلی ارائه میشود.
🔹 گزارش برون سازمانی
به گزارشی گفته میشود که به افراد و ذینفعان بیرون سازمان ارائه میشود. مانند: سازمان تامین اجتماعی یا سازمان امور مالیاتی کشور یا سهامداران شرکت.
حال با توضیحات فوق مفهوم حساب معین بهتر درک میشود. حساب معین یا (Subsidiary Accounts) به معنی گزارش از ریز حسابها برای گزارش دهی است. از آنجایی که افراد درون سازمان مانند مدیران نیاز بیشتری به گزارشات دقیق و جزیی دارند، حسابدار برای ارائه گزارشات به اشخاص درون سازمان در اکثر مواقع گزارش در سطح معین را انتخاب می‌کند. زمانی که حسابی به شکل ریز و جزیی ارائه شود در اصل حساب معین گزارش شده است. همانطور که مطلع هستید هر حساب دارای کد مجزایی است مثلا کد حساب معین در نرم افزار حسابداری تلفیقی از کد گروه حساب و حساب کل و کدی است که به حساب معین اختصاص دارد.
حسابهای معین ویژگی های مختص به خود را دارند که شامل موارد زیر است:
🔹 تسعیر پذیری: با این ویژگی در زمان نیاز با آخرین نرخی که در سیستم وجود دارد عملیات تسعیر انجام شده و سند حسابداری صادر میشود. این ویژگی قبل از گردش دار شدن حساب معین باید فعال شود.
🔹 کنترل ماهیت حسابها در حسابداری طی دوره: با کنترل ماهیت میتوانید متوجه درستی یا نادرستی ثبت های حسابداری شوید.
🔹 تفصیل پذیر: اگر به جزئیات بیشتری از حسابهای معین نیاز دارید در نرم افزارهای حسایداری میتوانید این ویژگی را فعال کنید مثلا اگر بخواهید برای حسابهای پرداختنی جزئیات طلبکاران را داشته باشید.
🔹 ویژگی ارزی: اگر در شرکت بخشی از عملیات مالی به صورت ارزی انجام میشود و در سند حسابداری یه اطلاعات ارزی نیز نیاز دارید در نرم افزار حسابداری این ویژگی را قبل از گردش دار شدن برای حساب معین مربوطه تعریف کنید.
دفتر معین، دفتری است که عملیات حسابداری معین در آن انجام میشود. پس در حسابداری برای نگهداری حساب های جزء یک حساب کل از دفتری به نام دفتر معین استفاده می‌کنند. معمولا دفتر معین از روی سند حسابداری نوشته میشود به این منظور در سند حسابداری یک ستون برای نوشتن مبلغ معین و یک ستون برای عطف معین در نظر گرفته شده که عطف معین مربوط به صفحه ای از دفتر معین است که رویداد مالی به آن منتقل میشود.
برای کاربرد حساب معین در حسابداری بهتر است مثالی بزنیم: زمانی که می‌گویند حساب های مربوط به بانک، اسم یک بانک را می‌آورند، در اصل حساب های معین بیان میشود. در واقع با بیان نام بانک به جزییات بیشتری پرداخته میشود، پس کاربرد حساب معین در حسابداری به این معنی است که جزییات بیشتری را بیان می‌کند و در نهایت باعث میشود که بتوان دقیق تر به بررسی مسائل مالی یک شرکت پرداخت.
در طبقه بندی حسابها معمولا سرفصل های اصلی حسابهای گروه هستند سپس هر گروه حسابهای کل مربوط به خود و هر حساب کل، حسابهای معین مختص خود را دارد و در نهایت هر حساب معین ممکن است چند حساب تفصیل داشته باشد در اینجا نمونه ای از انواع حسابهای معین را نشان داده ایم:
گروه دارایی غیر جاری شامل دارایی ثابت مشهود، دارایی نامشهود، سایر دارایی ها و… است.
از حسابهای معین دارایی ثابت مشهود میتوان به زمین، ساختمان، وسائط نقلیه و … اشاره نمود.
دارایی های نامشهود غیر قابل مشاهده و لمس هستند. از دارایی های نامشهود میتوان به نرم افزارها، برند ها، حق الامتیاز و…اشاره نمود.
دارایی های جاری، دارایی با قابلیت نقد شوندگی در طول یک سال مالی است و حسابهای کل آن به سطوح مختلف صندوق، بانک، تنخواه گردان، اسناد دریافتنی، حساب های دریافتنی، پیش پرداخت ها و موجودی کالا نیز دسته بندی میشود. حال هر کدام از این حسابهای کل ممکن است چند حساب معین مرتبط داشته باشند.
مثلا حساب کل پیش پرداخت ممکن است دارای حسابهای معین زیر باشد:
▪️ سفارشات مواد اولیه
▪️ سفارشات قطعات و لوازم یدکی
▪️ پیش پرداخت خریدکالا وخدمات
▪️ پیش پرداخت بیمه
▪️ پیش پرداخت مالیات بردرآمد
▪️ سایر پیش پرداختها
حقوق مالکانه دارای حسابهای متعددی از قبیل سرمایه، اندوخته ها، صرف سهام و .. است مثلا سرمایه اولیه حساب معین سرمایه است.
بدهی هایی که تسویه آن بیش از یکسال به طول می انجامد در این دسته جای دارد مثلا تسهیلات مالی بلند مدت نمونه ای از حساب کل بدهی غیرجاری است که ممکن است حسابهای معین زیر را داشته باشد:
تسهیلات دریافتی از بانكها
انتشاراوراق مشارکت
اوراق خرید دین
تعهدات اجاره سرمایه ای
بدهی هایی که طی یک سال تسویه میشوند در این طبقه جای دارند به طور مثال حسابهای معین اسناد پرداختنی تجاری، حسابهای پرداختنی تجاری زیر مجموعه حساب کل پرداختنی های تجاری هستند.
حساب فروش محصول و درآمد حاصل از خدمات نمونه ای از حسابهای معین زیر مجموعه حساب کل درآمد عملیاتی هستند.
هزینه نیز مانند سایر حسابها، حسابهای کل متعددی دارد. به طور مثال هزینه حقوق و دستمزد، هزینه توزیع و فروش و … جز حسابهای کل این گروه بوده و حسابهای حقوق پایه، اضافه کاری، حق اولاد و… نمونه حسابهای معین از حساب کل حقوق و دستمزد است.
پیشنهاد میشود بخوانید: بدهکار و بستانکار در حسابداری
حساب کل در اصل کلیت حسابها را برای افراد بیرون شرکت و همچنین کارفرما به نمایش می‌گذارد. سر فصل های استاندارد حسابداری در حساب کل قابل رویت است که در واقع وضعیت کلی حساب شرکت را نمایش می‌دهد. اما حسابهای معین زیر مجموعه حساب های کل هستند. حسابهای معین، به عنوان یک یاری رسان به حساب کل محسوب میشوند. حساب تفصیلی زیر مجموعه حساب های معین هستند. یک حسابدار زمانیکه جزئیات حساب معین پاسخگو نباشد سراغ حساب تفصیلی رفته و از آن استفاده می‌کند.
همانطور که گفتیم حساب های معین در حسابداری اطلاعات و گزارشات مالی کل را به صورت جزء گزارش می‌کند. به فرض مثال اگر بانک را به عنوان یک حساب کل در نظر بگیریم، نام و یا اسم بانک حساب معین و شماره حساب، حساب جاری و یا حساب قرض الحسنه نیز حساب تفصیلی هستند.
پیشنهاد میشود بخوانید: حساب انتظامی
در این قسمت میتوانید اکسل نمونه ای از حسابهای معین با مشخص بودن گروه و کل هر حساب را دانلود نمایید.
کلام آخر
استفاده از حسابهای معین و ثبت صحیح رویدادهای مالی از پایه های آموزش حسابداری است.همانطور که توضیح دادیم از حساب های معین در حسابداری برای رسیدن به اطلاعات جزئی تر از هر حساب کل استفاده میشود. تا بتوان اسناد حسابداری را به طور جزئی تر و دقیق تر ثبت نمود و موقع رسیدگی بدون ابهام به جزئیات هر مورد از رویدادهای مالی دست پیدا کرد.
