منو
وقتی که شرح معین نتواند به صورت کامل اطلاعات حساب را بیان کند برای بیان جزئیات بیشتر از حساب تفصیلی استفاده میشود.
گزارش دقیق مشخصات طرف حساب و نوع ارتباط مالی آنها با موسسه و یا سازمان در حساب های تفصیلی مورد استفاده قرار میگیرد.
حساب تفصیلی شناور و حساب تفصیلی چند سطحی
حساب تفصیلی اطلاعات را با جزییاتی بیشتر نسبت به حساب معین در اختیار استفاده کنندگان اطلاعات مالی قرار می‌دهد. زمانی که اطلاعات معین پاسخگوی نیاز نباشد از حساب تفصیل استفاده میشود. در این سری از مقالات آموزش رایگان حسابداری به توضیح حسابهای تفصیلی، انواع این حسابها، گزارشات حساب تفصیلی و تفاوت آن با حساب معین پرداخته ایم، همراه ما باشید.
حساب تفصیلی زیرگروهی از حسابهای معین است، و زمانی که معین نتواند به صورت کامل اطلاعات حساب را مشخص کند برای بیان جزئیات بیشتر از تفصیل استفاده می کنیم. تفصیل در لغت به معنی شرح دادن است. این حسابها معمولا در توصیف حسابهای کل و معین تعریف میشود. پس یکی از جزیی ترین حساب های یک موسسه و یا یک شرکت هستند که ریز اطلاعات را گزارش می‌دهد.
در شرکتها معمولا تعداد زیادی تفصیلی استفاده میشود که پرسنل، خریداران، فروشندگان، جزئیات حسابهای بانکی و… در این دسته حسابها تعریف میشوند.
🔻 نکته
میتوان گفت هدف اصلی استفاده از این حسابها دقیق تر کردن گزارشات و جزئی کردن آنها برای تصمیم گیری بهتر مدیران است.
این حسابها جهت ثبت در نرم افزار معمولا انواع مختلفی دارد که به شرح زیر است:
🔹 چند سطحی
🔹 شناور
حساب تفصیلی چند سطحی به زیرگروه‌های جزئی‌تری اشاره میکند. یعنی آن را ریز تر طبقه بندی میکند. زمانی که حساب تفصیلی برای مشخص کردن دقیق کالا و خدمات کافی نباشد از چند سطحی استفاده میشود.
به فرض اگر در گروه دارایی های جاری، کل وجه نقد و بانک، معین بانکها و تفصیل بانک ملی را داشته باشیم و در بانک ملی دو حساب جاری و یک پس اندار موجود باشد. حساب جاری و پس انداز در تفصیلی سطح یک قرار میگیرند و هر کدام از حسابهای جاری در سطح دو قرار دارند.
حساب تفصیلی شناور به شکل شناور با حسابهای معین مختلفی در ارتباط است. در اصل یک تفصیل شناور می‌تواند هم زمان با چند معین در ارتباط باشد.
به طور مثال در تفصیل آقای نادری را تعریف میکنیم و این شخص هم از فروشندگان و هم از خریدان شرکت است. با تعریف این شخص به صورت شناور میتوان آن را به حسابهای معین مختلف مانند حسابهای پرداختنی و دریافتنی تخصیص داد.
مشاهده دقیق مشخصات اشخاص و نوع ارتباط مالی آنها با موسسه و یا سازمان در حسابهای تفصیلی مورد استفاده قرار میگیرد. به طور مثال با مرتبط ساختن حسابهای پرداختنی تجاری و حسابهای تفصیلی که به نام خانم X ثبت شده است، ماهیت این شخص بستانکار و نوع ارتباط مالی آن با سازمان به عنوان مشتری و خریدار کالا یا خدمت از سازمان تعیین و در نهایت ثبت میشود.
سند تفصیلی به اطلاعاتی گفته میشود که به یک مورد جزئی مشخص اختصاص دارد و رویداد مالی آن با کلیه جزییات قابل دسترسی است. سند تفصیلی شامل اطلاعات زیر است:
🔹 نوع
🔹 شرح حساب با تمامی ریز اطلاعات
🔹 اسم دو شرکت طرف حساب با ذکر تاریخ
🔹 شماره عطف
🔹 شماره ثبت سند
پیشنهاد میشود بخوانید: مهارت مورد نیاز حسابداری
تفاوت حساب معین و تفصیلی
در یک شرکت گزارشات درون سازمانی به گزارش های جزئی اشاره میکند. به همین علت حسابداران برای رسیدن به گزارشات جزئی سراغ حساب معین میروند. البته حسابهای معین میتوانند در سطح جزئی تر هم بیایند که به آن تفصیل میگویند.
برای رویداد های مالی که نیاز به جزییات بسیار دقیقی دارند از حساب معین استفاده میشود، اما زمانی که این اطلاعات کافی نباشد از این حساب کمک گرفته میشود تا به جزییات دقیق تری نسبت به حساب معین دست پیدا کرد.
اگر بخواهیم در مورد حسابی بیشتر توضیح دهیم از این حساب استفاده میکنیم. مثلا حسابهای پرداختنی تجاری که یک معین است بدهی های شرکت را مشخص میکند اما اسم شرکتها و اشخاصی که به آنها بدهی داریم و زیر مجموعه حسابهای پرداختنی تجاری تعریف شده حساب تفصیلی است.
به مثالی دیگر توجه کنید: اگر دارایی ثابت مشهود را به عنوان کل در نظر بگیریم، زمین معین و زمین شماره 1 تفصیلی هستند.
کدینگ حساب تفصیلی بخشی از کدینگ حسابداری است و ترتیب چیدمان آن در قالب اعداد و ارقام معانی متفاوتی دارد. با توجه به انواع مختلف حسابها و نوع فعالیت شرکت و سیاست های داخلی نوع کدینگ هر کدام هم متفاوت است. حتی در بعضی از سطوح بالاتر، طبق نیاز حسابدار شرکت تعداد ارقام ممکن است تا 7 هم برسد.
کدینگ این حسابها چون در سطح سوم حسابها قرار دارد، حداقل رقم 3 میشود. کدینگ حسابهای تفصیلی چند سطحی از 3 رقم اما ممکن است این رقم بیشتر از 3 هم باشد.
کدینگ شناور معمولا از 3 یا 4 رقم تشکیل شده اند. یعنی اگر بخواهیم تفصیل تا 999 بار وارد سیستم شود از کد سه رقمی و اگر بخواهیم بین 1000 تا 9999 بار امکان تعریف داشته باشد از کد 4 رقمی استفاده میکنیم.
پیشنهاد میشود بخوانید: کدینگ حسابداری پیمانکاری
به گزارش هایی که براساس اطلاعات حسابهای تفصیلی تهیه و تنظیم میشود، گزارش تفصیلی میگویند.
🔹 برای تهیه گزارش تفصیلی در ابتدا باید حساب های تفصیلی را در نرم افزار حسابداری مد نظر مشخص کرد.
🔹 سپس عنوان حساب و بعد شرح حساب معین و در نهایت حساب تفصیلی را در توضیحات مشخص میکنیم.
🔹 همچنین اگر زیر شاخه ای وجود داشته باشد، باید به آن اضافه کرد.
🔹 در ادامه تاریخ، شماره سند، شماره عطف و مابقی اطلاعات آن را باید وارد کرد.
🔹 در نهایت باید گزارش را تایید کرد تا در نرم افزار حسابداری مورد نظر ثبت گردد.
سخن پایانی
حساب تفصیلی با توجه به فعالیت هر شرکت به شکل متفاوتی تعریف میشود. در اینگونه از حساب ها هر چه اطلاعات دقیق تر و جزیی تر باشد، گزارشی که در اختیار مدیر شرکت قرار میگیرد، قوی تر و جامع تر است. با این وجود اگر حسابدار یک شرکت به درستی آموزش حسابداری را فرا نگیرد، نمیتواند حسابها را به طور صحیح تعریف کرده و به تناسب نمیتواند گزارش دقیق و درستی از عملکرد مجموعه به استفاده کنندگان ارائه دهد و در نهایت ممکن است باعث خسارت به مجموعه و استفاده کنندگان از اطلاعات میشود.
