منو
روشهایی است که به کمک آن میتوان با بهبود عملکرد سیستم حسابداری به سود بیشتر و تصمیمات مناسبتر برای مجموعه دست یافت
تجزیه و تحلیل اطلاعات- شناسایی حسابها- تهیه گزارشات مالی
با توجه به دو طرفه بودن عملیات های حسابداری، می توان برداشت از بانکها را با دفاتر و هزینه ها تطبیق داد.
روش های بهینه سازی فرآیند حسابداری، موجب بهبود عملکرد مجموعه با کاهش هزینه‌ها و افزایش سود میشود. در نتیجه بررسی مستمر فرآیندهای حسابداری جهت رفع نواقص از اهمیت زیادی برخوردار است. از این رو در این مقاله از سری مقالات آموزش رایگان حسابداری بر آن شدیم تا راهکارهایی در زمینه بهینه سازی فرآیند حسابداری در اختیار شما قرار دهیم.
اولین قدم در بهینه سازی فرآیندهای حسابداری، آگاهی از مراحل فرآیند حسابداری است. مراحل فرآیند حسابداری شامل کلیه اتفاقات در سیستم حسابداری است. سیستم حسابداری یک شرکت که از ابتدای سال آغاز و تا پایان سال ادامه دارد، معمولا شامل جمع آوری اطلاعات، شناسایی ماهیت حسابها و تجزیه و تحلیل آنها و تهیه گزارشات است.
در این مرحله رویدادهای حسابداری جمع آوری و طبقه بندی می‌شوند. این اطلاعات پس از طبقه بندی و حذف موارد غیرضروری، در قالب اعداد و به صورت اسناد حسابداری ثبت شده و به دفتر روزنامه انتقال پیدا می‌کنند.
برای آشنایی بیشتر پیشنهاد میشود بخوانید تجزیه و تحلیل نسبتهای مالی
یکی از اصلی‌ترین پیش نیازهای تجزیه و تحلیل اطلاعات، تعریف و معرفی حسابها و طرف حساب آنها بر اساس لیست استانداردهای حسابداری و کدینگ شرکت است. به عبارت دیگر، استفاده از حسابداری دو طرفه و مطابقت مانده حسابها می‌تواند نشان دهنده درستی ثبت رویدادهای مالی یک شرکت باشد.
تهیه گزارش‌های حسابداری در واقع ترجمه و ارائه نتایج بررسی اطلاعات حسابداری در قالبی آسان و قابل فهم برای مدیران شرکت است. گزارشات مالی یک شرکت که از طریق تهیه صورتهای مالی بدست می‌آیند، برای اتخاذ تصمیمات مهم شرکت حیاتی هستند.
بخش حسابداری همانند سیستم عصبی در بدن وظیفه انتقال اطلاعات صحیح به مدیران به منظور برنامه‌ریزی و اتخاذ تصمیمات درست را بر عهده دارد؛ به این ترتیب بهبود عملکرد سیستم مالی و فرآیندهای حسابداری یک مجموعه، موجب سلامت آن مجموعه و ضامن تداوم فعالیت آن است. از تاثیرات بهینه سازی فرآیند حسابداری میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
♦️ ارائه بینش صحیح به مدیران مجموعه جهت آگاهی از وضعیت عملکرد فعالیت اقتصادی
♦️ اتخاذ تصمیمات درست جهت افزایش بهره‌وری
♦️ جلب اعتماد سرمایه‌گذاران و رشد و توسعه فعالیت اقتصادی
بهینه سازی فرآیند حسابداری از طریق رفع نواقص و بهسازی در کلیه بخش‌های عملیات حسابداری انجام میشود. زیرا وجود مشکل در هر بخش، عملکرد سایر بخش‌ها را نیز تحت تاثیر قرار می‌دهد. در ادامه به ارائه راهکارهای بهبود عملکرد سیستم حسابداری می‌پردازیم:
یکی از روش های بهینه سازی فرآیند حسابداری، مدیریت هزینه ها است که در قالب کنترل و بودجه بندی هزینه‌ها اجرا میشود. در واقع مدیریت هزینه‌ها روش‌های شناسایی، جمع آوری، طبقه بندی اطلاعاتی است که در برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری برای حفظ محدوده مطلوب انواع هزینه‌ها در حسابداری استفاده میشود.
همچنین یکی از مواردی که به مدیریت هزینه‌ها و انجام محاسبات درست و دقیق کمک می‌کند، استفاده از نرم افزارهای حسابداری قابل اعتماد است.
وقتی در مقابل ارائه خدمات یا محصول از مشتریان خود پول دریافت می‌کنید، این جریان نقدینگی به شما اجازه می‌دهد تا کسب و کار خود را ادامه دهید. کنترل حسابهای دریافتنی در واقع مدیریت پولی است که در اختیار ندارید. حفظ این جریان نقدی چالشی است که اکثر شرکتها با آن روبرو هستند.
یکی از روش‌های مدیریت حسابهای دریافتنی به منظور بهینه سازی فرآیند حسابداری ارائه پیشنهادات منصفانه برای دریافت وجوه نقد از بدهکاران است.
پیشنهاد میشود بخوانید: برون سپاری حسابداری
یکی از اهداف مدیریت حسابهای پرداختنی، این است که آیا به اندازه‌ای که هزینه کرده‌اید، خدمات دریافت کرده‌اید؟ زیرا شما قصد ندارید برای چیزی بیشتر هزینه کنید. به عبارت دیگر، هماهنگی میزان محصول دریافتی با وجوه پرداختی و عدم پرداخت هزینه‌های مازاد به منظور تصفیه دیرهنگام، یکی از روش‌های بهبود عملکرد بخش حسابداری است.
اما مهم‌ترین مزیت کنترل و مدیریت حسابهای پرداختنی، جلوگیری از کلاهبرداری در شرکت‌های بزرگ است. بنابراین حسابهای پرداختی خود را فراموش نکنید، پرداخت نکردن حسابها ممکن است به اعتبار شما در روابط ارزشمند تجاری، آسیب جدی وارد کند.
با کمک گزارش پیش بینی میزان نقدینگی، می‌توانید هزینه‌ها را آنالیز کنید تا قبل از وقوع کمبود جریان نقدی، تمهیدات مالی مناسبی را اتخاد کنید. در حقیقت پیش بینی میزان نقدینگی زمانی برای تصمیم‌گیری برای حل مشکلات در اختیار شما قرار می‌دهد. کمبود نقدینگی ناگهانی ممکن است مدیران را مجبور به اتخاذ تصمیم‌های برنامه‌ریزی نشده‌ای مثل وام با بهره‌های زیاد و یا فروش سهام کند.
یکی از مدل‌های مالی، پیش بینی درآمد کسب وکارتان است. این پیش بینی بر پایه فرضیات است که باید در مقابل سرمایه گذاران از آن دفاع کرد. با استفاده از رویکردهای مورد استفاده در پیش بینی درآمد، میتوان برای پیدا کردن سرمایه گذار و رسیدن به آمار و ارقام پیش بینی شده، هدف گذاری کرد.
یکی از روش های بهینه سازی فرآیند حسابداری، جدا سازی حسابهای شخصی و تجاری است. برای بررسی هزینه‌ها و درآمدها باید حسابهای بانکی و کارت‌های اعتباری از حسابهای شخصی شما کاملا مجزا باشد. این مسئله با توجه به قوانین دریافت مالیات تراکنش های بانکی نیز اهمیت خاص‌تری پیدا کرده است.
با اجرای مرتب و تطبیق حسابهای بانکی با دفاتر شرکت، می‌توانید هر گونه اشتباه حسابداری را به موقع تشخیص دهید و آنها را اصلاح کنید. عدم توجه به صورت مغایرت‌های بانکی، باعث به وجود آمدن اشتباهات بزرگتری خواهد شد که امکان تصحیح آنها غیرممکن میشود.
اگر همیشه آماده پرداخت مالیات باشید، در فصل پرداخت مالیات دچار سردرگمی نخواهید شد. برای این‌کار تمام سوابق مالیاتی خود را جهت ارائه به سازمان امور مالیاتی در پوشه مالیاتی شرکت ثبت کنید.
همچنین با احتساب مالیات فروش و ثبت و پرداخت به موقع آن، می‌توانید علاوه‌بر برخورداری از مزایای خوش حسابی و معافیت‌های در نظر گرفته شده، از دغدغه‌های براورد و پرداخت مالیات عملکرد نیز بکاهید.
شما باید صورتهای سود و زیان و ترازنامه شرکت را به طور منظم تهیه و بررسی کنید و همیشه در طی سال مالی کسب و کار خود را به طور کلی با گزارش‌های سالانه بررسی کنید؛ تا از سوددهی استراتژی‌های اجرا شده اطمینان حاصل نمایید. تهیه گزارشات مالی به طور پیوسته، امکان مقایسه و پیدا کردن راه‌حل‌های مالی را برای شما فراهم می‌کند. استفاده از تراز آزمایشی در این زمینه کمک فراوانی به شما خواهد نمود.
پیشنهاد می‌کنیم بخوانید: تفاوت تراز آزمایشی با ترازنامه
کلیه کارمندان به ویژه کارکنان بخش حسابداری باید در مورد هر گونه رویه حسابداری و دفترداری که ممکن است با آن سروکار داشته باشند، آموزش کافی دیده باشند. کارکنانی که در بخش حسابداری و دفترداری کار می‌کنند را از بین افرادی که حس مسئولیت پذیری بیشتری دارند انتخاب کنید.
کارمندان سایر بخش‌های مجموعه نیز باید همگام با برنامه‌ریزی‌های مالی مجموعه اقدام نمایند و از اتلاف زمان و هزینه برای فرآیندهای غیرضروری خودداری نمایند.
استفاده از فناوری‌های جدید برای غلبه بر هر چالشی در زمینه حسابداری و مالی یکی از روش های بهینه سازی فرآیند حسابداری است. انتخاب نرم افزار مناسب و کارآمد، به عنوان یک پشتیبان همیشگی محسوب میشود.
سخن آخر
روش های بهینه سازی فرآیندهای حسابداری ساختار پیچیده و گسترده‌ای دارد. اگر به دنبال موفقیت کسب و کار خود هستید باید طولانی فکر کنید. باید در حرکت باشید. همواره آماده تغییرات بزرگ و بنیادی باشید. اگر به فکر بهینه سازی و بهبود بخش‌های مختلف کسب و کار خود هستید با آموزش حسابداری می‌توانید خود را به روز نگه دارید و از تحولات جدید دنیای مالی با خبر شوید. بدین ترتیب می‌توانید بهترین پرسنل و بهترین محصول را داشته باشید.
