منو
واحدی که اطلاعات مالی مجموعه را جمع‌آوری، نگهداری و تجزیه و تحلیل می‌نماید؛ سپس نتایج را در قالب گزارشات مالی ارائه و تفسیر می‌نماید.
1- نیروی انسانی 2- داده‌ها 3- استانداردها و اصول و روش‌ها 4- سخت افزارها 5- نرم افزارها 6- سیستم‌های کنترلی
1- سیستم حسابداری دستی 2- سیستم حسابداری مکانیکی یا مکانیزه 3- سیستم حسابداری کامپیوتری
هدف نهایی هر کسب و کار در کنار رفع نیاز‌های موجود در بازار کسب درآمد و رسیدن به سود است. این مهم با کمک مدیریت حساب‌ها و کنترل هزینه ها در حسابداری انجام میشود؛ که وظیفه اصلی بخش حسابداری مجموعه است. به این خاطر ما بخش حسابداری را همانند مغز یک بنگاه اقتصادی می‌دانیم. اما واقعا در بخش حسابداری چه می‌گذرد؟ دلیل اهمیت و حساسیت فوق‌العاده بخش حسابداری چیست؟ برای پاسخ به این پرسش که سیستم حسابداری چیست؟ در این مقاله از سری مقالات آموزش رایگان حسابداری، بر آن شدیم تا شما را با سیستم اطلاعات حسابداری، اهداف، کاربردها و وظایف آن آشنا نماییم. با ما همراه باشید.
سیستم حسابداری، مجموعه‌ای مستقر در یک واحد اقتصادی است که اطلاعات مالی مجموعه را جمع‌آوری، نگهداری و تجزیه و تحلیل می‌نماید؛ سپس نتایج مالی را در قالب گزارشات مالی ارائه و جهت اتخاذ تصمیمات درست آنها را تفسیر می‌نماید.
هر سیستم حسابداری از سه قسمت تشکیل شده است:
ورود اطلاعات
اطلاعات و رویدادهای مالی از طریق ثبت اسناد و مدارک مثبته مانند فاکتور خرید و فروش، صورت حساب بانکی و موارد مشابه به سیستم حسابداری وارد میشود.
تجزیه و تحلیل اطلاعات
اطلاعات ورودی پس از شناسایی ماهیت و تاثیر آنها بر روی حسابهای اصلی معادله حسابداری (دارایی، بدهی و سرمایه (حقوق مالکانه)) و فرعی (درآمد یا هزینه) مجموعه، به شکل بدهکار یا بستانکار در قسمت دفتر روزنامه عمومی ثبت می‌شوند.
نتایج اطلاعات
سیستم حسابداری، پس از تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی، نتیجه را به صورت گزارش‌ها و صورتهای مالی اساسی در اختیار مدیران جهت تصمیم‌گیری قرار می‌دهد.
سیستم های حسابداری بر اساس شیوه مورد استفاده جهت ثبت اطلاعات، به سه دسته تقسیم می‌شوند:
در این روش کلیه امور حسابداری مانند ثبت رویدادهای مالی و تجزیه و تحلیل آنها با کمک نیروی انسانی انجام میشود. این روش که برای بنگاه‌های اقتصادی کوچک با حجم معاملات کم مناسب است، فرآیندهای حسابداری با استفاده از ابزارهای ساده حسابداری مانند دفاتر حسابداری و قلم و فرم‌های مربوط به گزارشات و به صورت دست‌نویس انجام میشود.
این سیستم حسابداری، که استفاده از آن در کشور ما رایج‌تر است، از روش‌های دستی و کامپیوتری به صورت ترکیبی کمک می‌گیرد؛ شیوه کار به این صورت است که تجزیه و تحلیل اطلاعات با کمک برنامه‌های کامپیوتری انجام میشود؛ اما ثبت رویدادها در دفاتر روزنامه و کل به صورت دستی انجام میشود.
بازیگر نقش اصلی این سیستم کامپیوتر است؛ در حقیقت یک حسابدار موفق در ابتدا فرآیند کدگذاری اطلاعات مورد نیاز را بر اساس برنامه‌های حسابداری انجام می‌دهد؛ سپس اطلاعات بر اساس کدها وارد سیستم می‌شوند. کامپیوتر پس از انجام عملیات تجزیه و تحلیل، کلیه امور حسابداری نظیر مدیریت حساب‌ها و حتی انجام ثبت‌های دفتر روزنامه و کل را با سرعت بالا انجام می‌دهد.
توصیه می‌کنیم بخوانید: انواع حسابداری چیست؟
واحدهای اقتصادی به دلیل کاربردهای زیر، به استفاده از سیستم حسابداری برای کسب و کارهای خود تمایل دارند:
♦️ افزایش سطح دقت و سرعت عمل در ثبت و پردازش داده‌ها
♦️ افزایش سطح تاثیرگذاری بخش حسابداری و حتی مجموعه با افزایش دقت و سرعت ارائه گزارشات مالی؛ به ویژه در اتخاذ تصمیمات مهم برای مجموعه
هدف کلیه سیستم‌های حسابداری از تجزیه و تحلیل اطلاعات عبارت است از:
♦️ تهیه گزارش‌های لازم جهت انجام تکالیف قانونی مجموعه اقتصادی
♦️ تهیه گزارش‌ها و صورتهای مالی جهت کمک به تصمیم‌گیری مدیران داخلی و سرمایه‌گذاران خارجی
این اهداف با تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی امکان‌پذیر میشود. تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی از دو بخش زیر تشکیل شده است:
♦️ تجزیه و تحلیل اطلاعات: همان گزارش عملکرد مالی واحد اقتصادی است که وضعیت آن را در گذشته مشخص می‌کند.
♦️ تجزیه و تحلیل مبادلات: با کمک ثبت‌های اساسی حسابداری، نحوه عملکرد واحد اقتصادی را در آینده مشخص می‌کند.
هر سیستم حسابداری توسط شش رکن اصلی هدایت میشود؛ عوامل اصلی گرداننده سیستم حسابداری عبارتند از:
♦️ نیروی انسانی؛ موثرترین مهره در عملکرد سیستم حسابداری
♦️ داده‌ها و اطلاعات مالی مجموعه اقتصادی
♦️ قوانین و لیست استانداردهای حسابداری و روش‌های قانونی ثبت و پردازش اطلاعات
♦️ سخت‌افزارها و لوازم جانبی مانند ماشین حساب یا کامپیوتر که قابلیت برنامه‌ریزی داشته باشند
♦️ برنامه‌ها و نرم‌افزارهای ثبت و پردازش داده‌ها
♦️ عوامل و سیستم‌های کنترلی و امنیتی
استفاده کنندگان از سیستم حسابداری به دو گروه تقسیم می‌شوند:
♦️ استفاده کنندگان درون سازمانی
♦️ استفاده کنندگان برون سازمانی
کلیه مدیران با هدف اطلاع از وضعیت واحد اقتصادی در عملکرد گذشته و تصمیم‌گیری برای نحوه عملکرد در آینده. از جمله:
به طور کلی انتظارات کلیه واحدهای اقتصادی از سیستم حسابداری را می‌توان در گروه‌های زیر دسته‌بندی نمود:
♦️ جمع آوری، ثبت، نگهداری و تجزیه و تحلیل اطلاعات به صورتی که برای مجموعه قابل تفسیر و نتیجه‌گیری باشد
♦️ مدیریت تعهدات و دریافت و پرداخت‌های مجموعه؛ هر واحد اقتصادی با تعهداتی در قبال کارکنان و اشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مقابل خود دارد. مدیریت اجرای درست و به موقع این تعهدات بر عهده سیستم حسابداری مجموعه است
♦️ کنترل و محافظت؛ اسناد و مدارک در یک سیستم حسابداری، همانند دارایی‌ها و سرمایه‌ها ارزشمند هستند؛ کنترل داخلی باید به گونه‌ای باشد که اطلاعات در کنار محافظت بالا، در مواقع نیاز در دسترس باشند
پیشنهاد میشود بخوانید: حساب معین چیست؟
نمونه ای از چارت سیستم حسابداری برای یک واحد اقتصادی به صورت زیر است:
در یک سیستم حسابداری کلیه اطلاعات مالی مربوط به موسسه را باید به صورت منظم اندازه گیری، ثبت و طبقه‌بندی و همچنین نتایج اقتصادی این اطلاعات را در صورتهای مالی اساسی خلاصه نمود. چرخه حسابداری در یک سیستم حسابداری که طی هر دوره مالی به صورت مستقل انجام میشود به شرح زیر است:
♦️ گردآوری اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی بر اساس اسناد و مدارک مثبته
♦️ تجزیه و تحلیل معاملات و رویدادهای مالی جهت شناسایی آثار مالی رویدادها و تنظیم و ثبت سند حسابداری
♦️ ثبت اطلاعات مالی و اسناد حسابداری در دفتر روزنامه به ترتیب تاریخ وقوع
♦️ انتقال ثبت‌های روزنامه به حسابهای دفتر کل
نکته: انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل باعث طبقه بندی حساب‌ها بر اساس آثار مالی آنها میشود؛ این کار باید با دقت انجام شود.
نکته: در مجموعه‌هایی که از دفاتر معین استفاده می‌کنند، در این مرحله باید اطلاعات معاملات را با جزئیات کامل به دفتر معین انتقال دهند.
♦️ تهیه تراز آزمایشی؛ برای اطمینان از صحت اطلاعات ورودی (تراز بودن مانده بدهکار و بستانکار دفتر کل) می‌توان نسبت به تهیه تراز آزمایشی اقدام نمود.
تراز آزمایشی اصلاح نشده: آخرین ترازی که قبل از انجام ثبت‌های اصلاحی در پایان دوره مالی تهیه میشود. همچنین بر اساس این تراز، اطلاعات لازم برای تهیه کاربرگ و ثبت‌های اصلاحی پایان سال مالی فراهم میشود.
توصیه می‌کنیم مطالعه نمایید: تجزیه و تحلیل صورتهای مالی در اکسل
♦️ اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل از طریق صدور و ثبت سند اصلاحی و ثبت دفاتر روزنامه و کل
♦️ تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
♦️ تهیه صورتهای مالی اساسی مانند صورت سود و زیان، ترازنامه، صورت وجوه نقد
نکته: بررسی عملکرد دوره‌ای به صورت سه ماهه یا شش ماهه و در غیر این صورت در پایان دوره مالی انجام میشود.
عملیات پایان سال حسابداری یا پایان دوره مالی حسابداری شامل موارد زیر است:
♦️ بستن حسابهای موقت از طریق صدور و ثبت اسناد حسابداری مربوطه
♦️ تهیه تراز آزمایشی اختتامی
قرارگیری سیستم اطلاعات حسابداری مناسب در مجموعه اقتصادی، بر مبنای اصول حسابداری، یکی از اصلی‌ترین امور در هر موسسه بوده و برای سامان‌دهی به اطلاعات مالی ضروری است. طراحی سیستم اطلاعات حسابداری در موسسات در سه مرحله طراحی و اجرا میشود. این مراحل مکمل یکدیگر هستند.
مرحله اول طراحی سیستم اطلاعاتی حسابداری شامل شناسایی مجموعه اقتصادی و تعریف مفاهیم آن به زبان حسابداری است. این مراحل عبارتند از:
♦️ انجام عملیات شناسایی برای طراحی قسمت‌های مختلف نظام مالی و مشخص کردن مراکز مالی مختلف
♦️ طراحی فهرست حساب و کدگذاری (کدینگ حسابداری) بر اساس تعریف حساب‌ها (کل، معین، تفضیلی و مراکز هزینه)
♦️ برآورد بودجه عملیاتی، نقدی و سرمایه‌ای برای کلیه فرآیندهای مالی مجموعه
♦️ طراحی روش گردش عملیات مشمول عملیات مالی، دارایی ثابت، دریافت و پرداخت، نحوه انبارگردانی، حقوق و دستمزد و غیره
♦️ طراحی گزارش‌های بخش مدیریت
♦️ طراحی چارت سازمانی امور مالی
♦️ فراهم کردن فرم‌های مورد نیاز
♦️ آموزش نحوه اجرای نظام مالی به کارکنان
♦️ نظارت کافی بر اجرای صحیح امور مالی
پیشنهاد می‌کنیم بخوانید: نحوه محاسبه حقوق و دستمزد در اکسل
پس از اجرای عملیات مرحله اول، استقرار سیستم اطلاعات حسابداری وارد مرحله دوم یعنی طراحی سیستم حسابداری به صورت مکانیزه بر مبنای کامپیوتر و اینترنت میشود. عملیات در این مرحله به صورت طراحی، نصب و اجرای سیستم‌های زیر است:
♦️ اتوماسیون اداری و گردش کار
♦️ تدارکات
♦️ انبار و انبارگردانی
♦️ فروش
♦️ اموال
♦️ بخش قرارداد
♦️ خزانه داری
♦️ حسابداری مالی
♦️ بهای تمام شده کالا و خدمات
♦️ گزارش برای مدیران
هر کسب و کار بر اساس نوع فعالیت و برای رسیدن به اهداف خود نیازمند تدوین اساسنامه‌هایی است. این آیین نامه‌ها عبارتند از:
♦️ هزینه‌های جاری و سرمایه‌ای
♦️ تنخواه‌گردان‌ها
♦️ دریافت و پرداخت‌ها
♦️ محاسبه مطالبات مشکوک‌الوصول
♦️ استخدامی و گروه‌بندی کارکنان
♦️ ماموریت کارکنان
♦️ رفاهی
♦️ پرداخت وام به کارکنان
کلام آخر
فضای پرچالش و رقابتی امروز کسب و کارها را ناچار به استفاده از جدیدترین تکنولوژی‌ها نموده است؛ که شاید راه‌اندازی سیستم اطلاعات حسابداری مهم‌ترین آنها باشد. طراحی و استقرار یک سیستم حسابداری قدرتمند، مستلزم آموزش حسابداری به صورت اصولی و عمیق است. زیرا آنچه یک سیستم را پایدار می‌سازد، به کارگیری مهارت‌های فنی و تکنیکی اصولی در زیربنای آن است.
