حسابداری مشاغل: دفاتر اسناد رسمی

به نام خدا و سلام

طرز تحریر دفاتر مالی و حسابداری و نگهداری دفاتر و ته سوش قبوض و تحویل درآمدها در دفاتر اسناد رسمی نیازمند اگاهی از مقررات خاص خود است. از این رو دوستانی که قصد فعالیت در این نوع مشاغل فعالیت گسترده ای داشته باشند می بایست به اصطلاحات و راهکارهای تشخیص درآمد تسلط کافی داشته باشند. از شما دعوت می کنم بخش زیر را با دقت مطالعه فرمایید.

1- تعرفه حق التحریر و حق الثبت را در محل دفترخانه به نحوی كه در معرض دید ارباب رجوع باشد نصب نمایند.

2- قبض رسمی وجوه دریافتی فوق را با اخذ رسید به دهنده وجه تسلیم نمایند و ته چك قبوض مزبور را تا دو سال در دفتر نگهداری و صورت وجوه دریافتی را به تفكیك در ستون مربوطه اسناد و ذیل ثبت دفتر قید نمایند.

3- فیشهای درآمد طبق سریال منظم و به ردیف بایستی تحویل دفاتر اسناد رسمی شده و آنان نیز موظفند به تذرتیب سریال بمصرف برسانند.

4- در مورد تحویل وتحول نگهداری اوراق بهادار و دفاتر و سایر اوراق مصرفی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و واحدهای ثبتی باید مقررات دستورالعملهای سازمان ثبت را رعایت نمایند.

5- كلیه قبوض مربوط به حق الثبت و حق التحریر و سایر عوائد وصولی دفترخانه باید همه روزه در دفاتر مربوطه به دریافت و پرداخت ثبت شده و همچنین مشخصات مربوط به واریز حقوق دولتی، بحساب درآمد عمومی را در ستونهای مخصوصی دفتر مذكور قید نمایند.

1- كلیه فیشهای درآمد بایستی طبق سریال منظم و به ردیف طبق صورتمجلس به حسابدار واحدهای تمور مالی تحویل و آنها نیز بترتیب سریال بمصرف برسانند و نسخه ای از آن در سوابق مربوطه ضبط شود و در مورد اسناد و مدارك مالی و دفتر نیز بهمین ترتیب عمل شود.

2- در موقع انتقال رؤسا یا مسئولین امور مالی یا مواقع سركشی رؤسا از واحذهای تابعه وجود مدارك اشاره شده باید در صورتمجلس تأیید گردد و چنانچه در آتیه معلوم شود باین دستور عمل نشده رؤسا و كارمندان مسئول مورد پیگرد قرار خواهند گرفت.

3- ثبت ارقام در دفاتر حسابداری و جمع آنها باید با جوهر و بدون قلم خوردگی و اشتباه باشد.

4- چون مشاهده شده بعضی از ادارات ثبت درآمدهای ثبتی را كه باید روزانه بحساب دارائی در خزانه تحویل بانك ملی داده و فیش مربوط به دارائی ارائه نمایند بحساب سپرده تحویل دارائی داده و در آخر ما بحسابهای مربوطه واریز مینمایند از نظر اینكه این جریان بی ترتیبی هائی را موجب شده اكیداً تذكر داده میشود مفاد دستورات صادره را رعایت و درآمدهای ثبتی را همه روزه بحساب دارائی در خزانه تحویل بانك دهند.

5- در مورد مالیاتهای متعلقه پرونده های اجرائی ادارات ثبت باید بدهكار مالیاتی پرونده را برای پرداخت بدهی به دارائی راهنمائی نمایند تا پس از پرداخت مالیات قبض آنرا به اجرای ثبت تحویل دهند. سپس در پرداخت طلب بستانكار یا ختم پرونده اقدام شود.

پیشنهاد میشود بخوانید: تکالیف مالیاتی دفاتر رسمی چیست؟

6- دفاتر اسناد رسمی بقایای ثبتی وصولی املاك در جریان ثبت را كه مورد معامله قرار میگیرد باید بحساب قطعی درآمد تحویل صندوق ثبت مربوطه نمایند و از تحویل آن بحساب سپرده خودداری نمایند.

برای اینكه نحوه عمل در مورد وجوه سپرده اشخاص و تعویض آن در دفاتر اسناد رسمی بصورت منظمی در آید و از سوء استفاده های احتمالی جلوگیری شود مقرر میگردد:

الف: نام و نشانی كسیكه وجه را سپرده در قبض تصریح شود.

ب: معین شود كه وجه مزبور از چه بابت سپرده شده بابت اجارخ بها یا اجرت المثل اجاره نامه عادی است یا رسمی؟ در صورتیكه عادی باشد نوع و شماره پلاك و محل وقوع ملك مورد اجاره و در مورد سند رسمی شماره سند در قبض سپرده قید شود.

ج: جز در مورد رقبات مشمول قانون روباط مالك و مستأجر و مقررات مربوط به اصلاحات ارضی در سایر موارد اداره ثبت وقتی میتواند وجهی را قبول و قبض سپرده صادر نماید كه تعهد به سند رسمی باشد.

د: از تعویض قبوض سپرده ای كه فاقد شماره چاپی (شماره مسلسل و شماره مخصوص هر سال) باشد یا شماره های مزبور مخدوش باشد خودداری و در صورت برخورد به چنین قبضی، فوراً عین قبض را با گزارش جریان باداره حسابداری بفرستند.

(بند 267 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49).

ظهرنویسی قبوض سپرده

دفاتر اسناد رسمی باید در موقع ظهرنویسی و حواله وجوه قبوض سپرده نكات زیر ار مورد توجه قرار دهند:

1- مبلغ مورد حواله با تمام حروف ظهر قبض نوشته شود.

2- مشخصات كامل ذینفع طبق شناسنامه ظهر قبض قید گردد.

3- در مورد وكالت شماره وكالت نامه و مشخصات كننده باید نوشته شود.

4- حواله باید با امضاء سردفتر و دفتریار صادر و به مهر دفترخانه ممهور و اطراف سطور بسته شود تا چیزی به آن الحاق نگردد.

برای هر پلاك یك استعلام و خلاصه معامله ضروری است

در مورد معاملاتی كه در دفاتر اسناد رسمی نسبت به چند پلاك كه هر یك پرونده جداگانه دارد در یك سند بعمل میاید از جهت اینكه هر پرونده حكایت از استعلام و پاسخ آن داشته باشد دفاتر اسناد رسمی باید برای هر پلاك یك استعلام جئاگانه تنظیم و ارسال دارند و پس از انجام معامله نیز نسبت بهر پلاك خلاصه معامله جداگانه تنظیم و برای بایگانی در پرونده مربوطه ارسال دارند، بدیهی است برای هر برگ استعلامیه و خلاصه معامله بهای آن دریافت خواهد شد.

بهای استعلام تلگرافی

در مواردیكه متقاضی استعلامیه درخواست نماید كه بوسیله تلگراف استعلام شود و پاسخ نیز تلگرافی باشد دفترخانه سئوال كننده مكلف است هزینه استعلام مربوطه را دریافت و ورقه استعلام را تنظیم و تلگرافاً از ثبت محل وقوع ملك موضوع را سئوال و ورقه استعلامیه را نیز بعنوان تأییدیه در تعقیب آن بفرستند و در صورتیكه متقاضی بهای قبولی جواب را پرداخت كرده باشد ثبت محل باید بمحض وصول تلگراف پاسخ آنرا تلگرافاً صادر نماید.

تعلق حق الثبت به وام و تسهیلات بانكی

در بعضی اسناد كه بین بانكها یا مؤسسات دیگر راجع به دادن وام ثبت میشود تحویل وام به اقساط و تحت شرایط خاص بین طرفین و تعلق مبلغی كه علاوه بر مبلغ وام در ذمه وام گیرنده قرار میگیرد، لزوماً متذكر میشود در صورت اقرار وام گیرنده به دریافت كل وام یا واریز آن به حساب وام گیرنده كه اصل و سایر متفرعات موضوع معاملات مذكور را تشكیل میدهد و ارفاق وام دهنده به وام گیرنده ماهیت معامله را تغییر نمیدهد، لذا دفترخانه مكلف به وصول حق الثبت معامله است.

حق الثبت وجه الضمان و تقسیم نامه و هزینه تفكیك

1- نسبت به وجه التزام و وجه الضمان خواه رأساً موضوع سند باشد یا در ضمن معامله و عقد دیگری شرط شده باشد و برای تأمین آنهم مالی ب وثیقه گرفته نشده باشد حق الثبت وصول نخواهد شد همچنین هر نوع انتقال بلاعوض و وقف و حبس و وصیت كه بنفع مؤسسات مذهبی و خیریه و سازمانهای فرهنگی و بهداشتی مصرح در مواد مربوط به معافیت قانون مالیاتهای مستقیم صورت گیرد از پرداخت حق الثبت معاف خواهد بود همچنین معافیتهائی كه بموجب قوانین و مقررات خاص مقرر گردیده است كماكان بقوت خود باقی است و نیز موقوفات بنیاد علوی از پرداخت كلیه هزینه های ثبتی معاف است.

2- حق الثبت تقسیم نامه بین مالكین مشاع مشمول ماده 124 قانون ثبت میباشد مگر اینك ما به التفاوت از طرف مالك سهم مشاع به مالك سهم دیگر پرداخت شود، كه در اینصورت نسبت به مبلغ ما به التفاوت باید طبق مقررات حق الثبت وصول شود.

3- درمورد هزینه تفكیك اسناد تقسیم نامه كه مستلزم تفكیك ملك هم میشود هزینه تفكیك با رعایت مقررات مندرج در ماده 150 قانون ثبت محاسبه و اخذ خواهد شد و هرگاه ارزش معاملاتی تعیین نشده باشد باید بهای مذكور در سندمالكیت و در مورد املاك جاری بهائی كه در پرونده ثبتی سابقه دارد ملحوظ گردد.

حق الثبت وصیتنامه

حق الثبت وصیتنامه نباید به مأخذ سه برابر موصی به یعنی كلیه ماترك موصی دریافت شود بلكه حق الثبت وصیتنامه ها اعم از تفكیكی و عهدی بمیزان همان مبلغی كه مورد وصیت قرار گرفته باید دریافت گردد.

منبع این پست : سازمان ثبت اسناد کشور