اسناد تجاری و غیرتجاری چیست و چه تفاوتی دارند؟

بنیان عملیات حسابداری در هر کسب و کار، جمع آوری، طبقه بندی و ثبت اسناد و مدارک برای کلیه رویدادهای مالی آن است. اسناد، اطلاعات مهم و ضروری هر رویداد را ارائه می‌دهند تا جایی که می‌توانند در محاکم قانونی مورد استناد قرار گیرند. اهمیت اسناد و مدارک مستند در حسابداری ما را بر آن داشت تا در این مقاله از سری مقالات آموزش رایگان حسابداری شما را با انواع اسناد تجاری و غیرتجاری، نحوه ثبت حسابداری و تفاوت آنها مطلع نماییم. با ما همراه باشید.

سند چیست و انواع آن کدامند؟

مطابق ماده 1284 قانون مدنی ایران: “سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد.” به بیان دیگر، سند نوشته‌ای است که ارتباط بین دو چیز (اعم از شخص یا شی) را مشخص نموده و در محاکم قانونی قابل استناد باشد؛ یعنی بتوان با آن درستی قرارداد یا تعهدی را در برابر یک شخص یا شی اثبات نمود.

طبقه بندی انواع سند

دو نوع طبقه بندی برای اسناد وجود دارد:

• طبقه بندی اعتباری
• طبقه بندی معاملاتی

طبقه بندی اعتباری اسناد

اسناد از منظر اعتباری به دو گروه تقسیم می‌شوند:

• اسناد رسمی: اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است (ماده 1287 قانون مدنی)
• اسناد عادی: اسنادی که در شرایطی غیر از شرایط اسناد رسمی تنظیم شوند

تفاوت اسناد عادی و اسناد رسمی

تفاوت اسناد رسمی و اسناد عادی در اعتبار قانونی آنها است. اسناد عادی نمی‌توانند در محاکم قضایی به تنهایی برای اثبات چیزی مورد استناد قرار گیرند و عدم رسمیت آنها می‌تواند مورد اعتراض قرار گیرد؛ اما اسناد رسمی از اعتبار کافی جهت اثبات در محاکم قانونی برخوردارند و می‌توانند به عنوان ادله اثبات دعوا مورد استناد قرار گیرند.

! نکته

اسناد عادی در صورتی که در دفاتر اسناد رسمی و توسط مامور صلاحیت‌دار ثبت شوند، می‌توانند به اسناد رسمی تبدیل شوند.

اسناد تجاری و غیرتجاری چیست؟

اسناد از دیدگاه معاملاتی به دو دسته زیر تقسیم می‌شوند:

• اسناد تجاری
• اسناد غیرتجاری

تجاری یا غیرتجاری بودن اسناد در حسابداری مالی از اهمیت زیادی برخوردار است. از این رو در ادامه به معرفی اسناد تجاری و غیرتجاری و تفاوتهای آنها می‌پردازیم.

اسناد تجاری و ویژگی های آنها

اسناد تجاری اسنادی هستند که در معاملات تجاری و بازرگانی (در حوزه فعالیت اقتصادی یک کسب و کار) به جای پرداخت وجه، مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ به عبارت دیگر، این اسناد جایگزین پول نقد هستند. این اسناد از حمایت قانونی جهت نقدشوندگی برخوردار هستند. از انواع اسناد تجاری می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• انواع فاکتور
• چک
• سفته
• حواله یا برات
• اوراق قرضه
• اوراق خزانه
• اوراق سهام
• بارنامه
• اعتبارات اسنادی

انواع اسناد تجاری

اسناد تجاری در نظر عموم دارای دو مفهوم عام و خاص هستند؛

• اسناد تجاری عام، کلیه اسنادی که به هر نحو نشان دهنده نوعی مبادله تجاری است
• اسناد تجاری خاص تنها اسنادی هستند که می‌توانند جایگزین پول نقد باشند نظیر چک، سفته و برات

ویژگی های اسناد تجاری

ویژگی‌های اسناد تجاری خاص مطابق قانون عبارتند از:

• سادگی قابلیت انتقال به دیگران
• نماینده نوعی طلب یا تعهد با ضمانت اجرایی قوی
• برخورداری از مزایا و حمایت‌های قانونی نظیر ایجاد مسئولیت تضامنی برای صادر کننده، ظهرنویس یا ضامن
• قابلیت وصول کوتاه مدت
• غیررسمی بودن اسناد تجاری (در صورتی که این اسناد شرایط صدور اسناد رسمی را احراز نکرده باشند)
• دارای شکل و فرم مشخص بودن

نکته: در صورت عدم رعایت مقررات قانونی مندرج در ماده 308 قانون تجارت در زمان صدور، اسناد تجاری از حمایت قانونی محروم می‌شوند.

اسناد غیرتجاری و ویژگی های آنها

اسناد غیر تجاری به اسنادی اطلاق می‌شوند که علیرغم قابلیت جایگزینی وجوه نقد، در حوزه‌هایی غیر از فعالیت تجاری اصلی یک کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرند. از جمله اسناد غیرتجاری می‌توان به صدور چک جهت خرید ملزومات اداری یا تسویه حساب با رستوران جهت تامین غذای کارکنان اشاره نمود.

ویژگی های اسناد غیرتجاری

با وجود تفاوت در عنوان اسناد تجاری و غیرتجاری، از آنجا که این اسناد به منظور انجام مبادلات مالی تجاری یا غیرتجاری مورد استفاده قرار می‌گیرند، دارای ماهیت یکسانی هستند؛ از این رو ویژگی‌های اسناد غیرتجاری نیز کاملا مشابه اسناد تجاری است.

شباهت و تفاوت اسناد تجاری و غیرتجاری

تا اینجا با اسناد تجاری و غیرتجاری و ویژگی‌های هر یک از آنها آشنا شدیم. در ادامه قصد داریم شما را از شباهت و تفاوت این اسناد مطلع نماییم.

شباهت اسناد تجاری و غیر تجاری

از شباهت اسناد تجاری و غیرتجاری می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• هر دو گروه اسناد تجاری و غیرتجاری نشان دهنده نوعی مراوده تجاری هستند
• این اسناد علیرغم عادی بودن (غیررسمی بودن) از حمایت‌های قانونی برخوردار هستند
• فرم و شکل ظاهری هر دو گروه اسناد تجاری و غیرتجاری شبیه به یکدیگر است
• این اسناد از دیدگاه مرور زمان و نحوه وصول مانند یکدیگر هستند

تفاوت اسناد تجاری و غیرتجاری

شاید بتوان تنها تفاوت اسناد تجاری و غیر تجاری را در نحوه وابستگی این اسناد به امور بازرگانی یک کسب و کار جستجو کرد. در حقیقت اسنادی که برای تحقق بخشی از فعالیت اقتصادی یک کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرند، اسناد تجاری هستند؛ اما اسناد غیرتجاری اسنادی هستند که مستقیما با فعالیت‌های اقتصادی یک کسب و کار مرتبط نیستند. بلکه در راستای سایر مراودات مالی و پولی کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرند. از نمونه این مراودات می‌توان به اسناد مربوط به سود سرمایه گذاری‌های خارج از حوزه کسب و کار و یا پرداخت چک برای سرویس ایاب و ذهاب کارکنان اشاره نمود.

اسناد تجاری و غیرتجاری در حسابداری

اسناد تجاری و غیر تجاری در حسابداری به دو دسته زیر تقسیم می‌شوند:

• اسناد دریافتنی
• اسناد پرداختنی

اسناد دریافتنی تجاری

اسناد تجاری که در برابر مطالبات یک مجموعه اقتصادی از بدهکاران دریافت می‌شود، اسناد تجاری دریافتنی نامیده می‌شود.

اسناد دریافتنی غیرتجاری

اسناد دریافتنی غیرتجاری اسنادی هستند که در مقابل مطالبات غیرتجاری یک واحد اقتصادی از بدهکاران دریافت می‌شود.

اسناد پرداختنی تجاری

اسناد تجاری که برای تسویه بدهی‌های تجاری یک مجموعه اقتصادی به طلبکاران پرداخت می‌شود، اسناد تجاری پرداختنی هستند.

اسناد پرداختنی غیرتجاری

اسناد پرداختنی غیرتجاری اسنادی هستند که یک مجموعه اقتصادی به طلبکاران خود در برابر مطالبات غیرتجاری آنها می‌پردازد.

ثبت حسابداری اسناد تجاری و غیرتجاری

ثبت حسابداری اسناد تجاری و غیرتجاری بر اساس دریافتنی یا پرداختنی بودن آنها انجام می‌شود. برای درک بهتر این مسئله به مثال زیر توجه نمایید:

مثال اول

تصور کنید یک مجموعه تولیدی در تاریخ 8 آبان دو صورتحساب به شرح زیر دریافت نموده است:

• فاکتور دریافتی اول: مبلغ 20,000 برای خرید 2 تن مواد اولیه
• فاکتور دریافتی دوم: مبلغ 5,000 برای خرید 10 دست لباس کارگران بخش غیرتولیدی

در صورتی که این مجموعه بخواهد بدهی‌های خود را با پرداخت چک تسویه نماید، ثبت حسابداری این دو فاکتور به شرح زیر است:

ثبت حسابداری فاکتور دریافتی اول

تاریخ	شرح	بدهکار	بستانکار
1401/8/8	موجودی مواد و کالا	20,000
1401/8/8	اسناد پرداختنی تجاری		20,000
	خرید 2 تن مواد اولیه مصرفی برای بخش تولید

ثبت حسابداری فاکتور دریافتی دوم

تاریخ	شرح	بدهکار	بستانکار
1401/8/8	ملزومات مصرفی تولید	5,000
1401/8/8	اسناد پرداختنی غیرتجاری		5,000
	خرید 10 دست لباس برای کارگران بخش غیرتولیدی

مثال دوم

اینک تصور کنید این مجموعه تولیدی، در تاریخ 2 مهر 1401 دو فاکتور فروش به شرح زیر صادر نموده است:

• فاکتور صادره اول: فروش 2,000 عدد محصول به مبلغ 100,000
• فاکتور صادره دوم: فروش 100 کیلو ضایعات به مبلغ 30,000

اما دریافتی بابت این دو فاکتور نداشته است؛ در صورتی که بدهکاران در تاریخ 25 مهر ماه در مقابل بدهی خود به مجموعه چک یا سفته پرداخت نمایند، ثبت حسابداری این رویدادها به شرح زیر خواهد بود:

ثبت حسابداری فاکتور صادره اول

تاریخ	شرح	بدهکار	بستانکار
1401/7/2	حسابهای دریافتنی تجاری	100,000
1401/7/2	درآمد فروش محصولات		100,000
	فروش محصولات تولیدی کارخانه

ثبت حسابداری چک دریافتی بابت فاکتور اول

تاریخ	شرح	بدهکار	بستانکار
1401/7/25	اسناد دریافتنی تجاری	100,000
1401/7/25	حسابهای دریافتنی تجاری		100,000
	فروش محصولات تولیدی کارخانه

ثبت حسابداری فاکتور صادره دوم

تاریخ	شرح	بدهکار	بستانکار
1401/7/2	حسابهای دریافتنی غیرتجاری	30,000
1401/7/2	درآمد فروش ضایعات		30,000
	فروش 100 کیلو ضایعات

ثبت حسابداری چک دریافتی بابت فاکتور دوم

تاریخ	شرح	بدهکار	بستانکار
1401/7/25	اسناد دریافتنی غیرتجاری	30,000
1401/7/25	حسابهای دریافتنی غیرتجاری		30,000
	فروش 100 کیلو ضایعات

توصیه می‌کنیم بخوانید: کدینگ حسابداری

کلام آخر

ثبت صحیح اسناد تجاری و غیرتجاری یکی از اصلی‌ترین ارکان تعیین سود (زیان) یک واحد اقتصادی است. از این رو شناسایی و تشخیص تفاوت این اسناد در حسابداری بسیار حائز اهمیت است. آشنایی با این اسناد و همچنین آموزش سایر مفاهیم پایه‌ای حسابداری به صورت عملی و کاربردی در گرو کسب آموزش حسابداری حرفه‌ای است؛ که علاوه‌بر آموزش این مفاهیم نحوه استفاده از آنها را در قالب مثال‌های عملی به شما بیاموزد.

همین الان اقدام نمایید.