دستورالعمل اجرای تنخواه گردان

سلام کاربران عزیز

تنخواه گردان عبارت است از وجه معینی که از محل وجوه شرکت بر اساس اعتبارات ابلاغی از طرف مدیرامور مالی یا نماینده وی با تاییدمدیرعامل یا مقامات مجاز از طرف وی برای انجام برخی هزینه ها در اختیار واحدها یا کارپردازان (ماموران خرید) شرکت یا مأمورانی که مجاز به دریافت تنخواه گردان می باشد قرار می گیرد تا بتدریج که هزینه های مربوطه انجام پذیرد اسناد هزینه رابصورت هفتگی تحویل و مجدداً وجه دریافت دارند

شركت نمونه
دستورالعمل مالي استفاده از تنخواه گردان

ماده 1 : كليات  

1ـ1ـ هدف از تهيه و تدوين اين دستورالعمل , تسريع در انجام هزينه هاي جاري و جلوگيري از توقف كارها و ايجاد هماهنگي و كنترل بيشتر درهزينه هاي جاري شركت مي باشد.

پرداختهاي شركت عمدتا توسط بانك انجام مي گيرد ليكن پرداخت هزينه هاي ضروري و فوري به جهت تسريع در كار برمبناي اين دستور العمل و از محل تنخواه گردانهاي نقدي كه به همين منظور ايجاد مي شود انجام خواهد گرفت.

2ـ1ـ تنخواه گردان عبارت است از مبلغ ثابت يا متغير وجه نقد نزد صندوق , بانك يا موسسات مالي كه به تناسب حجم پرداختهاي جاري , پس از اخذ تضمين كافي به اشخاص صلاحيتدار شركت واگذار مي گردد . اين وجوه معمولا پس از مدت زمان معين يا صرف ميزان مشخصي از آن , براساس صورت خلاصه تنظيمي تنخواه گردان تسويه مي گردد.

3ـ1ـ مديرامورمالي مجاز است به منظور تسهيل درامر پرداخت مخارج واحدها , تنخواه گردان انتخاب و به تصويب مدير عامل برساند همچنين قسمت هاي مختلف شركت كه احتياج به وجوه تنخواه گردان نقدي دارند , تقاضاي خود را با ذكر مبلغ و همراه با توجيهات و دلائل كافي و همچنين نوع و مشخصات هزينه هائي را كه از محل تنخواه گردان پرداخت خواهد شد به امور مالي ارسال خواهند نمود

4ـ1ـ ايجاد تنخواه گردان نزد هريك از شعب بانكها و موسسات مالي اعم از دفتر مركزي و كارخانه منوط به پيشنهاد مديرعامل و تصويب هيات مديره خواهد بود و برداشت از اين حساب با امضاي متفق تنخواه گردان و مديرعامل يا مدير امورمالي ميباشد معمولا در كارخانجات تنخواه مشترك به امضاي مديركارخانه و مسول مالي مستقر در كارخانه صورت مي گيرد.

5ـ1ـ درمورد حساب تنخواه گردان نزد بانكها و موسسات مالي , به هيچ عنوان چكهائي كه بنام شركت ازمحل درآمدها واصل شده است , تحت هيچ عنوان به اين حساب منظور نمي گردد , ضمن اينكه تنخواه گردان اجازه استفاده از حساب مذكور در امور شخصي را نخواهد داشت.

6ـ1ـ هرگاه وجوه تنخواه گردان نزد بانكها و موسسات مالي نگهداري شود ، مسئولين تنخواه گردان بايستي تصوير چكهاي صادره را به همراه سند مربوطه ضميمه گزارش تنخواه نمايند , همچنين چك بايستي دروجه ذينفع صادر و حواله كرد آن خط زده شود و صادر كننده , از صدور چك بي محل و چك دروجه حامل جدا خودداري نمايد با اين حال , تنخواه دار مكلف است درهرماه گردش حساب مذكور را به امورمالي ارائه نمايد . ضمن اينكه هرنوع اسناد پرداخت , اعم از چك يا دفترچه هاي بانكي نيز بايستي پس از انقضاي مدت استفاده , ته سوش آنان به امور مالي واگذار گردد.

در مورد تنخواه گردانی این مثال عینی را نیز بخوانید: آموزش تنخواه گردانی با مثال

ماده 2ـ مبلغ تنخواه گردان   

1ـ2ـ درابتداي هرسال مبلغ هريك از تنخواه ها با توجه به حجم احتياجات هرواحد , براي مدت معين و با درنظر گرفتن گزارش عمليات سال قبل و پيش بيني نرخ تورم درسال جاري , تعيين ميگردد.
متوسط اين مبلغ را درصورت ثابت بودن شرايط از رابطه زير مي توان محاسبه نمود.
مخارج روزانه × ( مدت زمان واريز تنخواه گردان + دوره زماني تنخواه گردان ) = مبلغ تنخواه گردان
دوره زماني تنخواه گردان : عبارت است از فاصله بين دو صورت وضعيت تنخواه گردان
زمان واريز تنخواه گردان : عبارت است از مدتي كه باز پرداخت مخارج تنخواه به طول مي انجامد.

2ـ2ـ تعيين مبلغ تنخواه درمورد اشخاصي كه سابقه پرداختهاي قبلي را ندارند , برآورد پرداختهاي ماهانه سال جاري و با رعايت مفاد اين آئين نامه خواهد بود.

3ـ2ـ درشرايط فورس ماژور , بحران هاي مالي و يا حساس بودن عمليات اجرائي , مبلغ تنخواه گردان مربوطه بنابه پيشنهاد مديرامور مالي و تصويب مديرعامل براي مدت زمان مشخص تغيير مي يابد.

4ـ2ـ در صورتي كه جمع وجوه نزد تنخواه گردان براي انجام امور محوله كافي نباشد , براساس درخواست كتبي فرد و با اتكاء به روش و مستندات كافي و تشخيص مديرامورمالي نسبت به افزايش مبلغ ( سقف ) تنخواه اقدام خواهد شد.

5ـ2ـ افزايش مبلغ تنخواه درمورد پرداختهايي كه جنبه استمرار ندارند تابع مقررات بند 3ـ2 خواهد بود .

6ـ2ـ سقف تنخواه فرعي يك ميليون ريال ميباشد كه به پيشنهاد مديرامور مالي و تصويب مديريت عامل قابل پرداخت ميباشد.

ماده 3ـ انواع تنخواه گردان

 1ـ3ـ تنخواه گردان از لحاظ شكل به ثابت و متغير و از لحاظ ماهيت به نقدي و تعهدي و به لحاظ اهميت به اصلي  و فرعي تقسيم مي شود.
1ـ1ـ3ـ تنخواه گردان ثابت آن نوع تنخواه گرداني است كه وجه دراختيار وي ثابت و با ارائه هرصورت خلاصه تنظيمي , عينا همان مبلغ درصورت تائيد مديرامورمالي , تامين خواهد شد.
2ـ1ـ3ـ تنخواه گردان متغير آن نوع تنخواه گردان است كه بدون درنظر گرفتن ارائه صورت خلاصه تنظيمي بنابه تقاضاي تنخواه گردان و تشخيص مديرامور مالي و تصويب مديرعامل تنخواه وي تامين مي گردد .
3ـ1ـ3ـ تنخواه گردان نقدي آن نوع تنخواه گرداني است كه براي يك نسخه سند مثبته با هرمبلغ , پرداخت آن كاملاصورت گرفته باشد.
4ـ1ـ3ـ تنخواه گردان تعهدي آن نوع تنخواه گرداني است كه براي يك نسخه سند مثبته با هر مبلغ , قسمتي از آن پرداخت و يا هيچ پرداختي انجام نشده باشد.
2ـ3ـ شركت بمنظور تامين تنخواه هرواحد و پرداخت هزينه هاي جاري كه از محل چكهاي صادره شركت ميسر نمي باشد , اقدام به ايجاد تنخواه گردان مشترك (اصلي ) با امضاي مشترك مديرعامل و مديريت مالي و بمنظور تامين منابع تنخواه هاي فرعي ايجاد ميشود .
3ـ3ـ چنانچه مسئولين تنخواه گردان داراي تنخواه تعهدي باشند مكلف هستند ماهانه گزارش تعهدات خويش را به مدير امورمالي گزارش دهند.
4ـ3ـ مسئولين تنخواه گردان حق دريافت استقراض را بنام شركت نخواهد داشت , مگر با تصويب مديرعامل كه دراين صورت حدود و نحوه تسويه استقراض را  وي تعيين مي نمايد .
5ـ3ـ چنانچه درصورت خلاصه تنظيمي ماهيت تنخواه , نقدي اعلام شود , اسناد ارسالي حداكثر تا ميزان مانده بدهكاري تنخواه گردان نزد حسابهاي شركت قابل رسيدگي مي باشد و مازاد برآن مورد تائيد نخواهد بود.
6ـ3ـ درصورت انجام خريدهاي تعهدي (نسيه ) توسط مامورين تنخواه گردان , لازم است تنخواه اعتباري به شماره سريال مستقل به امور مالي تحويل گردد , كه دراين خصوص روش ذيل قابل اعمال خواهد بود .
اگر تنخواه نقدي باشد :       001/ ت / ن (شماره سريال انديكاتور / تهران / نقدي )
اگر تنخواه تعهدي باشد :     001 / ت / ت  ( شماره سريال انديكاتور / تهران / تعهدي )
7ـ3ـ چنانچه نوع تنخواه گردان به شكل ثابت تصويب گردد , و درشرايط فورس ماژور به وجهي بيش از مبلغ تنخواه مصوب نياز شود , با نظر مديرامورمالي و تصويب مديرعامل مبلغ مذكور دروجه تنخواه گردان پرداخت خواهد شد , دراين صورت مسئول تنخواه گردان مكلف است براي وجوه مذكور صورت تنخواه مستقل تهيه و اسناد آن را به امور مالي ارسال و درصورت وجود مازاد وجه , آن را به حساب بانكي شركت واريز و في واريزي را بصورت خلاصه تنظيمي الصاق نمايد.
8ـ3ـ امورمالي بايستي كنترل نمايد اضافه برمبلغ تنخواه گردان وجوه ديگري به متصديان تنخواه پرداخت نشود .

ماده 4ـ مدت تنخواه گردان 

1ـ4ـ مدت تنخواه گردان زماني است كه طول مي كشد مسئول تنخواه گردان نسبت به انجام مخارج و جمع آوري اسناد و مدارك و ارسال آن به امورمالي اقدام نمايد.
2ـ4ـ مدت زمان مذكور دربند اخير درشرايط عادي نبايد كمتر از 5 روز و بيش از 15 روز بطول بيانجامد .
3ـ4ـ درصورت طولاني تر شدن مدت زمان تنخواه بيش از زمانهاي مورد اشاره , اسناد ارسالي به دليل رعايت نمودن سيستم كنترل داخلي , به هيچ عنوان مورد پذيرش نخواهد بود.

ماده 5 ـ حدود اختيارات و ضوابط هزينه 

1ـ5ـ بطور كلي حدود اختيارات تنخواه گردان تابع آئين نامه ها ، دستور العمل ها و بخشنامه هايي است كه حسب مورد به تصويب مديرعامل يا هيات مديره شركت رسيده باشد .
2ـ5ـ براي ارسال صورت خلاصه اسناد تنخواه , رعايت اصول كنترلهاي داخلي حسابها الزامي بوده كه براي اين منظور ذكر نكات ذيل ضروري خواهد بود:
ـ كليه اسناد و مدارك پرداخت مي بايست با نام شركت انجام شود
ـ كليه اسناد و مدارك پرداخت درصورت نياز بايستي درفرم درخواست كالا كه به تائيد مقام هاي مجاز واحد رسيده باشد انجام پذيرد .
ـ كليه اسناد و مدارك پرداخت مي بايست داراي عناوين نام فروشنده , مهر, امضاء , آدرس و تلفن فروشنده باشد .
ـ كليه اسناد و مدارك پرداخت مي بايست داراي سريال عطف كه حاوي شماره تنخواه و شماره رديف سند مثبته مي باشد , ممهور شود .
ـ از آنجائيكه براي برخي مخارج عرفا فاكتور صادر نمي شود , تنخواه گردان مكلف است از فرمهاي تهيه شده مربوطه استفاده نمايد.
ـ درصورتيكه اسناد و مدارك ارسالي تماما پرداخت شده است , روي يكايك آنها مهر پرداخت شد ممهور شود .
ـ روي كليه اسناد و مدارك ارسالي حسب مورد , مهر  كمترين قيمت خريداري شده است ممهور شود .
ـ هرگاه سازمانهاي دولتي براي كنترل فعاليتهاي اقتصادي , ابزارهاي خاصي را وضع نمايد , عينا در عمليات خريد و فروش لازم الاجرا خواهد بود و مسئولين تنخواه گردان ضمانت اجرائي آن را عهده دار مي باشند.

ـ مسئولين تنخواه گردان از كل وجوه دراختيار خود حق واگذاري هرگونه وام ، علي الحساب , مساعده , پيش پرداخت و يا وجه امانت , خارج از ضوابط مالي شركت به افراد و موسسات را نخواهد داشت و صرفا امانت داراين وجوه مي باشند . ضمن اينكه هرنوع نقل و انتقال وجه درخصوص موضوع هاي فوق و ساير موضوعات پيش بيني نشده , كان لم يكن خواهدبود .
ـ بدليل تجزيه و تحليل اسناد و مدارك مثبته , مسئولين تنخواه مكلف هستند در روي هريك از اسناد ارسالي مراكز هزينه و پروژه آن را قيد نمايند.
ـ درصورت خريد يا تعمير دارائي هاي ثابت يا حقوق مالي , مسئولين تنخواه مكلف هستند حسب مورد محل استفاده يا استقرار ، مشخصات فرد تحويل گيرنده را درفرم تهيه شده , منضم به اسناد پرداخت فوق به امورمالي ارائه نمايند.
ـ درصورت نياز به تهيه صورتمجلس براي هرنوع عمليات اجرايي اصل صورتجلسه به ضميمه تنخواه و تصوير آن نزد تنخواه دار باقي خواهد ماند.
ـ درخصوص پرداخت هايي كه براساس قرارداد , حقوق دولتي و قانوني در آنها لحاظ گرديده است تنخواه گردان مكلف است با هماهنگي امورمالي نسبت به پرداخت وجه اقدام نمايد .
ـ درموارديكه فروشنده يا سرويس دهنده خدمات بعضا از صدور فاكتور خودداري نمايد تا ميزان 000 ,100 ريال با گواهي متصدي تنخواه گردان مبني براينكه كالا و يا سرويس به نازلترين مبلغ ابتياع شده است با ذكر نام فروشگاه يا سرويس دهنده بلامانع است . در مورد مبلغ بيش از 000 ,100 ريال تائيد قبلي و كتبي مسئول تنخواه گردان نيز ضرورت خواهد داشت . هرگاه مبلغ مذكور بيش از 000 ,200 ريال باشد موضوع بايد كتبا به معاونت مربوطه اعلام و پس از تائيد ايشان درذيل گزارش كتبي نسبت به انجام خريد كالا و يا سرويس اقدام لازم به عمل آيد.
4ـ5ـ هر تنخواه گردان تنها مسئوليت يك تنخواه گردان را داشته و واگذاري مسئوليت بيش از يك تنخواه گردان به يك فرد جايز نيست.
5ـ5ـ درصورت دريافت اسناد و مدارك تضمين از اشخاص ثالث يا طرف معامله مراتب مي بايست ظرف همان روز به امور مالي گزارش و كليه اسناد و مدارك مربوطه به صندوق شركت واگذار گردد .

ماده6 : نحوه بازيافت هزينه ها و اقدامات امورمالی 

1ـ6ـ دريافت هزينه هاي انجام شده ازمحل تنخواه گردان بابت خريد كالا يا هزينه هاي مجاز درصورتي امكان پذير است كه مخارج انجام شده با رعايت كامل اين دستورالعمل و درچارچوب آئينامه معاملات انجام گرفته باشد .
2ـ6ـ متصدي تنخواه گردان فاكتور هاي هزينه را به ترتيب تاريخ قرارداده و سپس آنها را به ترتيب شماره ازيك شماره گذاري نموده و درصورت خلاصه هزينه هاي تنخواه گردان به ترتيب شماره فاكتور و تاريخ آنها را ثبت نمايد و صورت و ضمائم آن را به تائيد برساند.
3ـ6 ـ امورمالي سريعا به اقلام هزينه رسيدگي و ضمن تفكيك عوامل هزينه درخلاصه تنخواه گردان و حصول اطمينان از انجام كامل مقررات شركت و دستورالعمل تنخواه گردان و همچنين حصول اطمينان از اجراي آئينامه معاملات نسبت به بازپرداخت آن اقدام مي نمايد.
4ـ6ـ درصورتيكه تعدادي از اسناد هزينه مورد تائيد نباشد و يا آنكه هزينه فاقد مدارك مستند باشد معادل مبلغ سند از صورت تنظيمي كسر و نسبت به پرداخت بقيه مبلغ اقدام مي نمايد  . ضمنا سند مذكور از جمع اسناد جدا و به متصدي تنخواه برگشت داده مي شود.
5ـ6ـ درموارديكه هزينه انجام شده خريد كالا باشد برگ رسيد كالا به انبار و برگ سفارش خريد مي بايد ضميمه فاكتور مربوطه گردد و چنانچه هزينه مربوطه با خذ سرويس يا خدمات باشد تائيد واحد گيرنده سرويس و خدمات در روي فاكتور اصلي هزينه الزامي است.

ماده 7 : تضامين

1ـ7ـ مسئولين تنخواه گردان درقبال وجه دراختيار و در راستاي افزايش سيستم كنترلهاي داخلي حسابداري مكلف هستند , معادل يك برابر و يا حسب مورد ميانگين وجوه دراختيار , تضمين كافي به شركت واگذار نمايند
2ـ7ـ اسناد تضميني دريافت شده از مسئولين تنخواه گردان نزد صندوق شركت باقي خواهد ماند و با تسويه حساب كامل وجوه دراختيار و انقضاي اين مسئوليت و همچنين درصورت نداشتن تعهدات به اشخاص ثالث درچارچوب امورمحوله , عينا به آنان مسترد خواهد شد.

ماده 8 : ساير موارد

1ـ8ـ كليه واحد هاي سازمان شامل مالي , اداري , بازرگاني , تبليغات , فني و غيره فقط ميتوانند يك تنخواه گردان داشته باشند و هرگونه حذف و يا تغيير آن منوط به پيشنهاد مديرامورمالي و تصويب مقام هاي صلاحيت دار شركت خواهد بود.
2ـ8ـ چنانچه تنخواه واگذاري به اشخاص , ارزي باشد تمام مفاد اين آئين نامه درآن لازم الاجراء خواهد بود .
3ـ8ـ در اوضاع بهينه اقتصادي شركت به هريك از مسئولين تنخواه گردان درهر ماه , حداكثر معادل يكصد هزار ريال بنا به پيشنهاد مديرامور مالي و تصويب مديرعامل به عنوان كسر تنخواه پرداخت مي گردد.

4ـ8ـ هرگاه مسئول تنخواه گردان تغيير نمايد و يا به مرخصي اعزام گردد ، شخص ديگري از طرف مسئول تنخواه گردان كتبا تعيين و وجوه باقيمانده و اسناد هزينه طي صورتمجلس به متصدي جديد تحويل داده مي شود و رونوشتي از آن با ذكر مبلغ باقيمانده تنخواه گردان و جمع صورت مخارج كه مجموعا برابر مبلغ تنخواه گردان مي باشد , جهت امور مالي ارسال ميگردد.
5ـ8ـ امورمالي موظف خواهد بود تنخواه گردانها سازمان را هر6 ماه يكبار مورد بررسي قرار داده و در مورد كيفيت و نوع هزينه هاي انجام شده ازمحل تنخواه گردان و همچنين نحوه فعاليت و عملكرد آنها گزارشي به معاونت پشتيباني يا اداري و مالي مذكور بدهد . گزارش مذكور مي بايد حاوي پيشنهادات لازم درمورد كاهش مبلغ تنخواه گردانهائيكه فعاليتشان قابل توجه نيست  باشد.
6ـ8ـ تخطي از اين آئين نامه از سوي مسئولين تنخواه گردان طبق مقررات تنبيهات مندرج درآئين نامه اداري استخدامي برخورد خواهد شد.
اين آئين نامه در يك فصل و 8 ماده تهيه و تنظيم شده كه پس از بازنگري در تاريخ……………به تصويب هيات مديره سازمان رسيد و از تاريخ…………………….قابل اجرا مي باشد .