13 روش اصولی در کنترل فروش یا درآمدها

به نام خدا و سلام

مطمئنا کنترل میزان درآمد از مهمترین قرائن مالیاتی است که معمولا ممیزین مالیاتی در محاسبه مالیات عملکرد از آن کمک می گیرند. و به همین منظور بررسی و کنترل این پارمتر توسط حسابداران می تواند بخوبی از وارد کردن خسارت به مجموعه های کوچک و بزرگ جلوگیری نماید. در این بخش ما 3 محور مهم در کنترل درآمد را با چند روش حرفه ای خدمت شما توضیح می دهیم .

کنترل های انجام شده در مورد درآمدهای شرکت این نتیجه را به شما می دهد :

• کلیه سفارشات فروش/تقاضای انجام کار، باید مصوب مدیریت شده باشد و بدون تصویب آنها مجوزی جهت ارسال کالا با ارائه خدمات صادر نمی شود .
• کالا یا خدمات تنها بر اساس مجوزهای صادره ارسال می شود.
• صورتحسابهای فروش کالا یا ارائه خدمات بر مبنای مدارک معتبر و بصورت صحیح تنظیم شده و در موعد مقرر به مشتری ارائه می شود.
• مدارک کافی و مناسبی در مورد کالای برگشتی توسط مشتریان و سایر منابع مورد مطالبه آنان نگهداری و اعلامیه بستانکار برای آنان صادر می شود .
• کلیه درآمدهای حاصل از فروش و یا ارائه خدمات . نعهدات ناشی از اعلامیه بستانکار صادره بصورت استاندارد در حسابها ثبت می شود .
• کلیه وجوه نقد، چکها و اسناد دریافتنی تحت کنترلهای مناسبی قرار داشته و در فواصل مشخصی به حسابهای بانکی واریز و جهت وصول به بانک ارائه می شود.

روش کنترل سفارش فروش 

1. تمامی سفارشات فروش یا تقاضای انجام خدمات بر مبنای درخواست مشتریان صادر می شود حتما برگه درخواست باید دارای شماره ترتیب چاپی بوده و اطلاعاتی از قبیل مشخصات مقادیر قیمت و تخفیف و حمل در آن ثبت شود.
2. قبل از صدور مجوز جهت ارسال کالا یا ارائه خدمات کنترلهای کافی در خصوص اعتبار مشتری بعمل می آید.
3. مجوز مربوط به ارسال کالا نیز بر اساس سفارش مربوطه صادر و دارای شماره سریال چاپی بوده و اطلاعاتی از قبیل مشخصات و مقدار را پوشش می دهد .
4. سفارش فروش یا درخواست خدمات تعلیق شده به همراه مدارک و دلایل مربوط به تعلیق انها به نحو مناسب نگهداری گردیده و بطور منظم توسط فردی مستقل از مسئول بررسی و صدور مجوز جهت ارسال کالا بررسی و تایید می شود.

روش کنترلی ارسال کالا یا ارائه خدمات 

1. در هنگام ارسال کالا مدارک کافی و مناسبی که دارای شماره ردیف چاپی بوده و حاوی اطلاعاتی از قبیل نوع، مقدار، ماهیت و کیفیت کالای ارسالی منطبق با مجوز مربوط به ارسال کالا باشد . برگ خروج کالا توسط حسابدار و مستقل از مسئول انبار تهیه می شود.
2. مجوزهای صادره تعلیق شده به همراه مدارک و دلایل مربوط به تعلیق آنها به نحو مناسب نگهداری شده و بطور منظم توسط مقام مسئولی مستقل از مسئولین ارسال کالا یا ارائه خدمات بررسی و تایید می شود.
3. مدارک مربوط به تحویل کالا به نحو مناسب از مشتریان اخذ می شود.
4. مدارک مربوط به ارسال و تحویل کالا توسط فردی مستقل از تحویل دهنده عینا جهت ثبت در سوابق انبار مورد استفاده قرار می گیرد.

صدور صورتحساب 

1. مهمترین حساسیت در کنترل داخلی درآمدها صدور صورتحساب است . این صورتحسابها باید دقیقا فرمت مالیات بر  ارزش افزوده را رعایت کند (فرم نمونه شماره )و کنترل مهم بعدی عدم از قلم افتادن شماره سریال فاکتورها می باشد.
2. مدرک مربوط به ارسال کالا یا ارائه خدمات که صورتحسابهای مربوط به آنها صادر نشده است به نحو مناسب نگهداری و دلائل عدم صدور صورتحساب بطور منظم مثلا هر هفته توسط مقام مسئولی مستقل از مسئولین تنظیم و ارائه صورتحسابها بررسی و تایید می شود.
3. کنترلهای کافی و مناسبی جهت حصول اطمینان از عدم امکان صدور صورتحساب بدون وجود مدارک کافی دال بر ارسال کالا یا ارائه خدمات صورت می پذیرد .
4. صورتحسابهای اکسلی که خارج از محیط نرم افزار تهیه و تنظیم می شود به هیچ عنوان نمی توانند ترتیب استاندارد شماره سریال ها را پوشش دهند.

قبل از ارائه صورتحساب به مشتری کنترل های زیر توسط اشخاصی مستقل از تنظیم کنندگان صورتحساب به عمل می آید :

-کنترل قیمتهای مندرج در صورتحساب با قرارداد منعقده و یا لیست قیمت مصوب

-کنترل محاسبات صورتحساب

-کنترل سایر شرایط از قبیل تخفیفات و نحوه پرداخت

5.صورتحسابها صادر شده توسط مدیرمالی یا مدیر عامل امضا گردیده و در موعد مقرر به مشتریان ارائه می شود.

به زودی در بخش های بعدی قسمتهای دیگری از این مدل روشهای کنترلی ارائه می شود .

شاید باشید / میثم حاجی محمدی