با خواندن این داستان واقعی به چالش های حساب تنخواه پی ببرید!

تنخواه در همه شرکت ها یکی از حسابهایی است که به نظر سهل و معمولی می آید ولی اگر در آن کنترلی صورت نگیرد محل مناسبی برای تقلب می تواند به حساب آید ضمن اینکه مبالغی که به تنخواه دار سپرده می شود اغلب کم اهمیت بوده و حسابرسان مالی به کنترل هزینه های آن نمی پردازند.نقش حسابرس داخلی در این موضوع پررنگ تر می شود چرا که حسابرس داخلی با بررسی همه موارد و کشف جاهایی که ممکن است در آن تقلب صورت گیرد می تواند به سیستم مالی کمک نماید در هر مجموعه ای وجود یک حسابرس داخلی بسیار می تواند مفید باشد اکثر شرکت های بزرگ حضور حسابرس داخلی را درک کرده و به آن بها می دهند.در این بین،تفکیک درست وظایف نیز یکی از بهترین راه های کنترل و کاهش خطا و تقلب در مجموعه مالی می باشد.حال به نظر شما چگونه یک حساب تنخواه می تواند موجب نگرانی مدیران شود؟

در این متن می خواهم حساب تنخواه و تنخواه گردان را بیشتر پررنگ نمایم و توجه بسیاری از حسابداران را به این نکته معطوف کنم که هر جا که نقدینگی وجود دارد امکان خطا و تقلب در آن ممکن است روی دهد.حتی ممکن است هزینه هایی از محل تنخواه انجام شود که نبایستی از آن محل صورت گیرد یا هزینه هایی انجام شود که صحیح نبوده و نیازی به پرداخت آن نبوده ولی پرداخت شده!

یک مثال واقعی از تقلب در حساب تنخواه

در یک شرکت بازرگانی حساب تنخواهی وجود داشت که این حساب نزد حسابدار مجموعه نگهداری می شد و هزینه هایی که از این محل پرداخت می شد شامل:شارژ مبلغ اینترنت فروشنده های خرده فروش که تبلت داشته،پرداخت کرایه حمل بار ارسالی به فروشگاه های مختلف،پرداخت کرایه ایاب و ذهاب پرسنل،خرید وسایل پذیرایی جهت واحد مالی،خرید لوازم التحریر،..
مدیریت مجموعه به تازگی انباری برای ورود کالاهای خود اجاره نموده بود و از حسابدار مجموعه خواسته شد که هر از چند گاهی به این انبار سر زده و کارهای انباردار کنترل شود ولی حسابدار از این کار اجتناب نمود ولی چون مدیریت اصرار بر این امر داشت به اجبار حسابدار مجموعه این امر را پذیرفت.بعد از مدتی از این ماجرا این حسابدار به راحتی به انبار سر میزد بدون هیچ شکایتی!مشکل بزرگ این مجموعه این بود که تفکیک وظایفی در آن صورت نگرفته بود و یک کار از صفر تا صد به عهده یک نفر بود و آن را انحصاری کرده بود و همین امر شروع ماجرا بود.برخی از کارفرمایان برای کاهش هزینه های پرسنلی خود،با تعداد کمی از پرسنل درصدد انجام بالاترین حجم کاری از سوی پرسنل خود می باشند غافل از اینکه این خطاست و واحد مالی و حسابداری قلب یک شرکت می باشد و بایستی توجه خاصی به این واحد شود.حتی چون فقط یک فرد تمام امور حسابداری و کار با نرم افزار حسابداری را به تنهایی در انحصار خود داشت این امر نیز اشتباه بود،در واحد مالی بایستی کارها به صورت گردشی باشد چون ممکن است فرد بیمار شود یا به هر دلیلی از ادامه همکاری با مجموعه انصراف دهد و این یعنی آغاز مشکلات مدیر مجموعه.در صورتی که اگر دو یا سه نفر با کار با این نرم افزار آشنایی داشته باشند و همه فوت و فن های آن را بدانند این مشکلات کاهش خواهد یافت.متاسفانه حسابدار مجموعه چون میدانست کارش از طرف فردی کنترل نمی شود ممکن بود حتی سهوا سندی را اشتباه ثبت نماید و این در حسابداری یعنی فاجعه!بعد از مدت کوتاهی و ورود حسابرس داخلی به این شرکت همه چیز تغییر کرد و خیلی مواردی مشخص شد که به اشتباه ثبت شده بود یا تقلبی در آن صورت گرفته بود.حسابرس مجموعه در اولین اقدام حساب تنخواه را بررسی نمود و متوجه شد یک سری عملیات در آن ثبت شده که نه سندی برای آن وجود داشت و نه مجوزی!حسابدار مجموعه بابت رفت و برگشت به انبار از محل تنخواه وجه برداشت نموده بود و در شرح سند نوشته شده بود هزینه انبار!در صورتی که به دلایل مختلف حتی هر روز به انبار سر میزد که واقعا لزومی نداشت.مدیریت مجموعه نیز از این موضوع مطلع نبود.در زمان حسابرسی مالی که بیشترین حجم کاری را هر واحد مالی خواهد داشت حسابدار فوق به بهانه های مختلف واحد مالی را ترک کرده و به انبار سر میزد.بعد از اینکه مدیریت مجموعه از این قضیه مطلع شد رفتن به انبار منتفی شد و انباردار مدارک را از طریق فاکس یا از طریق راننده ها به واحد مالی می رساند و حساب تنخواه بسیار جدی تر کنترل شد.با توجه به اینکه در انبار دوربین واقع شده بود مدیریت این امکان را داشت که در آن ساعتی که حسابدار مجموعه مدعی بود که در انبار حضور دارد آنجا را بررسی نماید،بعد از مطلع شدن چندین بار انبار در آن ساعت بررسی شد ولی حسابدار در آنجا حضور نداشت.اگر از ابتدا کارها در واحد مالی تفکیک می شد و حضور حسابرس داخلی پررنگ تر حس می شد این مشکلات پیش نمی آمد یا به حداقل خود می رسید.

یکی دیگر از مواردی که کاربران پرسیده بودند در مورد تسویه تنخواه بود،در پایان سال مبلغ تنخواه بایستی صفر شود و با شروع سال مالی جدید تنخواه مجددا شارژ شود و نبایستی مبلغ تنخواه قبلی به سال جدید منتقل شود.هر سال با تایید مدیران مجموعه مبلغی به عنوان شارژ تنخواه لحاظ می شود و تنخواه گردان موظف است بعد از انجام هزینه ها،مدارک را به واحد مالی برساند تا کنترل و بررسی شوند.حسابدار مجموعه موظف است بابت هر هزینه ای که انجام شده مستندات را رویت نماید و هیچ هزینه ای را بدون مستندات موجه قبول نفرماید همه مستندات بایستی مورد تایید مدیریت نیز باشد و این طور نباشد که هر هزینه ای در سند تنخواه لحاظ شود!چون این مساله نیز شرایطی را فراهم می نماید برای تقلب.
بسیاری از شرکت ها ممکن است چندین حساب تنخواه داشته باشند که بایستی در این شرکت ها با دقت بیشتری حساب تنخواه کنترل شود.ماهیت حساب تنخواه به این صورت است که در صورت عدم کنترل ممکن است سهوا یا عمدا سوء استفاده در آن شود.
موفق باشید.