انواع و الگوی صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان

صورتحساب الکترونیکی یکی از اصلی‌ترین ارکان تجارت الکترونیک و کسب و کارهای یکپارچه در عصر حاضر است. صدور این نوع از صورتحساب که یکی از ستون‌های اصلی ایجاد سامانه مودیان است، برای مشمولین ضروری است. در این مطلب آموزش رایگان مالیات همراه ما باشید تا شما عزیزان را با انواع صورتحسابهای الکترونیکی، الگوهای آنها و نحوه صدور صورتحسابهای اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش آشنا نماییم.

صورتحساب الکترونیکی چیست؟

بر اساس تعریف قانون پایانه‌‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، صورتحساب الکترونیکی صورتحسابی است که دارای سه ویژگی زیر باشد:

• دارای شماره یکتای مالیاتی باشد
• اطلاعات مندرج در آن در حافظه مالیاتی فروشنده ذخیره می‌شود
• مشخصات و اقلام اطلاعاتی آن متناسب با نوع کسب و کار توسط سازمان تعیین و اعلام می‌شود

تفاوت صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان با صورتحسابهای قبلی

صورتحساب الکترونیکی چند تفاوت اصلی با فاکتورهای فروش دستی و یا سیستمی قبلی دارد:

• الزام به استفاده از پایانه فروشگاهی؛ مودیان مشمول صدور صورتحساب الکترونیکی، موظفند از پایانه فروشگاهی استفاده نمایند

• الزام به ذخیره صورتحسابها در حافظه مالیاتی؛ مودیان موظفند صورتحسابهای الکترونیکی خود را در حافظه مالیاتی ذخیره نمایند؛ تا پیش از این تبادل فاکتور رسمی بین خریدار و فروشنده کفایت می‌نمود

• شماره گذاری یکپارچه خودکار صورتحسابها توسط سامانه مودیان؛ بر اساس قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان به هر صورتحساب الکترونیکی یک شماره منحصر به فرد مالیاتی بر اساس اطلاعات مودی صادر کننده صورتحساب تعلق می‌گیرد؛ در صورتی که در صورتحسابهای قبلی، شماره گذاری به صورت دستی و یا توسط سیستم حسابداری مودی انجام میشد که اعتباری برای سازمان مالیاتی نداشت

• عدم نیاز به ثبت صورتحسابها در سامانه معاملات فصلی؛ از آنجا که صورتحسابهای الکترونیکی برای سازمان مالیاتی تعریف شده هستند، با صدور این قبیل صورتحسابها، مودی تکلیف اضافی برای ارسال گزارشات خود در سامانه معاملات فصلی ندارد

انواع صورتحساب قابل قبول در سامانه مودیان

از آنجا که صدور صورتحساب مناسب یکی از اصلی‌ترین ارکان اجرای صحیح سامانه مودیان است، سازمان مالیاتی طی اطلاعیه‌ای انواع صورتحساب‌های معتبر از سوی سازمان مالیاتی را به شرح زیر معرفی نمود:

• صورتحساب الکترونیکی
• صورتحساب غیرالکترونیکی

صورتحسابهای معتبر الکترونیکی

صورتحسابهای الکترونیکی از نظر اطلاعات درج شده در آن و همچنین اعتبار مالیاتی به گروه‌های زیر طبقه بندی می‌شوند:

1- صورتحساب الکترونیکی نوع اول

صورتحساب الکترونیکی نوع اول صورتحسابی است که در آن کلیه اطلاعات مربوط به معامله انجام شده و طرفین آن از جمله نوع فروش، نوع خریدار، تاریخ و زمان صدور صورتحساب، اطلاعات هویتی خریدار و فروشنده، مشخصات کالا یا خدمت به صورت دقیق و کامل ثبت می‌شود.

با توجه به اینکه در این نوع از صورتحسابهای الکترونیکی، اطلاعات هویتی خریدار درج می‌شود، صورتحساب پس از صدور و ثبت در سامانه مودیان، اعتبارسنجی و پذیرش توسط سامانه، بر اساس شماره اقتصادی در کارپوشه خریدار درج گردیده و در صورت تایید خریدار به عنوان اعتبار مالیاتی برای ایشان محسوب خواهد شد.

از مهم‌ترین ویژگی‌های صورتحساب نوع اول می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• استفاده از شماره یکتای مالیاتی 22 رقمی
• قابلیت عرضه کالا یا خدمات به صورت نقد و نسیه
• پذیرش اعتبار مالیاتی خرید انجام شده برای خریدار در صورت ثبت نام در سامانه مودیان و ایجاد کارپوشه
• امکان ثبت کلیه اطلاعات مورد نیاز برای مشاغل خاص نظیر طلافروشی‌ها، شرکت‌های هواپیمایی و مواردی از این قبیل

2- صورتحساب الکترونیکی نوع دوم

این صورتحساب شامل اطلاعات کامل فروشنده و اطلاعات کامل کالا یا خدمات است. در این نوع از صورتحساب، ثبت اطلاعات خریدار اختیاری بوده و از بابت این صورتحساب اعتبار مالیاتی برای خریدار قابل احتساب نیست.

از آنجا که در این نوع صورتحساب درج اطلاعات خریدار اختیاری است، تنها می‌تواند در معاملات نقدی و در زمان ارائه محصول به مصرف کننده نهایی مورد استفاده قرار گیرد؛ همچنین برای خریدار اعتبار مالیاتی ایجاد نمی‌کند.

3- صورتحساب الکترونیکی نوع سوم

صورتحساب نوع سوم همان رسیدهای پرداخت وجه صادره از دستگاه‌های کارتخوان بانکی یا درگاه‌های پرداخت الکترونیکی است که متناسب با مقررات اعلام شده از سوی سازمان مالیاتی، به عنوان پایانه فروشگاهی معتبر، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در این نوع از صورتحساب‌های الکترونیکی که برای معاملات نقدی و یا مصرف کننده نهایی مورد استفاده قرار می‌گیرد، تنها مبلغ پرداختی و مشخصات پذیرنده (شماره سوئیچ، شماره پذیرنده و شماره پایانه)، شماره پیگیری، تاریخ و زمان پرداخت و حداقل مشخصات فروشنده قابل دسترسی است. از این رو خریدار نمی‌تواند از این صورتحساب به عنوان اعتبار مالیاتی استفاده نماید.

! نکته: لازم است بدانید این نوع صورتحساب الکترونیکی نیز دارای شماره منحصر به فرد مالیاتی است.

صورتحسابهای معتبر غیر الکترونیکی

با بهره‌برداری از سامانه مودیان و عضویت کلیه مشمولین در این سامانه، صدور صورت‌حسابهای غیرالکترونیکی، تنها در موارد خاص مورد پذیرش سازمان قرار می‌گیرد و در سایر موارد، فاقد اعتبار خواهند بود. بر اساس اعلام سازمان مالیاتی تنها صورتحسابهای غیرالکترونیکی مورد قبول سازمان به شرح زیر هستند:

1- صورتحساب کاغذی

برای اشخاصی که بر اساس مقررات و مهلت‌های قانونی مربوطه مشمول صدور صورتحساب های الکترونیکی نیستند؛ مانند اشخاص موضوع ماده 81 ق.م.م. با تایید سازمان مالیاتی. این اشخاص می‌توانند نسبت به خرید و فروش با صورتحسابهای کاغذی معمول اقدام نمایند.

دقت کنید در چنین مواردی، صورتحسابهای کاغذی صادره، شامل کلیه اطلاعات مربوط به صورتحساب الکترونیکی به استثنای اطلاعاتی که توسط سامانه به صورتحساب اضافه می‌شود (مانند شماره منحصر به فرد مالیاتی)، خواهد بود.

2- صورتحساب شمس

صورتحساب شناسه‌دار معتبر سازمان (شمس) یک فرم 3 نسخه‌ای دارای شناسه یکتای سازمان مالیاتی است که در زمان بروز حادثه یا نقص فنی، برای فروش کالا یا خدمات مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مطابق دستورالعمل شماره 200/1400/508 مورخ 1400/2/25 با موضوع نحوه ثبت و ارسال صورتحساب، در مواردی که به دلیل بروز حادثه یا نقص، امکان صدور و ثبت صورتحساب الکترونیکی فراهم نباشد، مشمولین صدور موظفند از این نوع صورتحساب استفاده نمایند. بدین ترتیب مودی موظف است مراتب را حداکثر تا پایان روز اداری بعد به سازمان مالیاتی و یا شرکت معتمد اعلام نماید؛ همچنین پس از رفع حادثه یا نقص فنی، ظرف مدت 7 روز اطلاعات فروش را در کارپوشه خود ثبت و یا مستندات را به شرکت معتمد تحویل نماید.

الگوهای صورتحساب الکترونیکی

سازمان مالیاتی بر اساس معاملات و فعالیتهای مختلف و متناسب با نوع کسب و کار مودیان، الگوهایی برای صورتحسابهای الکترونیکی معرفی کرده است. هر الگوی صورتحساب، دارای برخی اقلام اختصاصی و برخی اقلام مشترک با سایر الگوها است. در ادامه با الگوهای کلی معرفی شده از سوی سازمان مالیاتی برای صورت حسابهای الکترونیکی آشنا می‌شویم.

نکته: صورتحسابهای الکترونیکی صرفا شامل اقلام مذکور در دستورالعمل بوده و اقلام دیگری را شامل نمی‌شود.

 جزئیات هر یک از این الگوها از جمله اقلام اطلاعاتی هر الگو، مشخصات و ضوابط اعتبارسنجی هر قلم اطلاعاتی، در سند دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی به نشانی Intamedia.ir، بخش پایانه­‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، بخش آیین‌نامه‌ها دستورالعمل‌ها و نرم‌افزارهای مرتبط، در دسترس است. در ادامه می‌توانید این سند را دریافت نمایید.

نحوه تعیین صورتحساب الکترونیکی مناسب هر کسب و کار

انتخاب صحیح نوع صورتحساب الکترونیکی بر اساس نوع فعالیت اقتصادی مودی، از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است؛ زیرا صدور و یا دریافت صورتحساب نامتناسب، منجر به ایجاد خساراتی برای مودیان از جمله عدم احتساب اعتبار مالیاتی ارزش افزوده می‌شود. در ادامه به معرفی صورتحساب مناسب برای هر نوع کسب و کار میپردازیم. معامله (خرید و فروش) در هر کسب و کار بر اساس هدف خریدار از تهیه کالا/خدمت به دو دسته اصلی تقسیم می‌شود:

• معامله با سایر کسب و کارها (B to B)
• معامله با مصرف کننده نهایی (B to C)

معامله با سایر کسب و کارها (B to B)

در این نوع از معاملات، که بین دو فعال اقتصادی (Business to Business) انجام می‌شود، هدف خریدار از تهیه کالا/خدمت فروش آن به شخص دیگری است. از این رو برای اینکه خریدار و فروشنده هر دو بتوانند از اعتبار مالیاتی ارزش افزوده استفاده نمایند، فروشنده موظف به صدور صورتحساب نوع اول و خریدار موظف به دریافت صورتحساب نوع اول است.

معامله با مصرف کننده نهایی (B to C)

در این حالت، خریدار کالا یا خدمت را با هدف مصرف شخصی تهیه می‌کند؛ در حقیقت در این روش فروش بین یک فعال اقتصادی و یک مصرف کننده انجام می‌شود (Business to Costumer). به این ترتیب فروشنده می‌تواند از صورتحساب نوع دوم و یا سوم برای او استفاده نماید. نکته مهم اینجاست که در صدور صورتحساب نوع دوم امکان تفکیک کالاها و خدمات معاف از اقلام مشمول ارزش افزوده وجود دارد؛ اما در صورتحساب نوع سوم این امکان وجود نداشته و همه اقلام مشمول در نظر گرفته می‌شوند.

موضوع صورتحساب الکترونیکی

صورتحسابهای الکترونیکی بر اساس موضوع و ماهیت آنها به دسته‌های زیر تقسیم می‌شوند:

• صورتحساب مرجع: صورتحساب اصلی فروش با هر وضعیت (اعم از تایید، رد و یا عدم نیاز به واکنش) و یا هر صورتحساب اصلاحی/ برگشت از فروش در حالت تایید شده و یا عدم نیاز به واکنش، صورتحساب مرجع است.
• صورتحساب ارجاعی: صورتحساب با موضوع اصلاحی، برگشت از فروش و ابطالی، را صورتحساب ارجاعی می‌نامند.

صورتحساب اصلی

اولین صورتحساب الکترونیکی که با انجام هر معامله صادر و درسامانه مودیان ثبت میشود، صورتحساب اصلی فروش نامیده میشود.

صورتحساب الکترونیکی اصلاحی

در صورتی که پس از صدور و ثبت صورتحساب فروش، فروشنده نیازمند به اصلاح اطلاعات شخصی خود در صورتحساب باشد، می‌تواند صورتحساب جدیدی (اصلاحی) که از نظر نوع و الگوی صورتحساب مطابق صورتحساب اصلی (مرجع) بوده و حاوی شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع است صادر و در سامانه ثبت نماید. توجه کنید شرط پذیرش صورتحساب اصلاحی این است که:

• اصلاح صورتحساب به دلیل ویرایش اطلاعات مربوط به خریدار نباشد
• ویرایش صورتحساب به دلیل اصلاح اطلاعات مربوط به کالا/خدمت نباشد

صورتحساب الکترونیکی ابطالی

هر گاه پس از صدور صورتحساب الکترونیکی (اعم از اصلی، اصلاحی، برگشت از فروش) حداقل یکی از شرایط زیر برقرار باشد، صادرکننده صورتحساب الکترونیکی موظف است صورتحساب ابطالی که از نظر نوع و الگوی صورتحساب مطابق صورتحساب مرجع بوده و حاوی شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع است را صادر و در سامانه مودیان ثبت نماید:

• تغییر اقلام اطلاعاتی مربوط به خریدار
• بازگشت تمام اقلام موجود در صورتحساب مرجع
• احراز عدم تحقق معامله بر اساس اسناد و مدارک مثبته
• اشتباه در ثبت تاریخ معامله

نکته: در صورتحساب الکترونیکی ابطالی نوع و الگوی صورتحساب، اقلام اطلاعاتی مربوط به خریدار و کلیه اقلام اطلاعاتی مربوط به کالا/خدمت موجود در بدنه صورتحساب، از صورتحساب مرجع واکشی می‌شود.

صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش

در مواردی که پس از صدور صورتحساب الکترونیکی (اصلی/اصلاحی) بخشی از کالا/خدمت کاهش یافته باشد، فروشنده می‌تواند نسبت به صدور صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش اقدام نماید. صادرکننده صورتحساب الکترونیکی موظف است صورتحساب برگشت از فروش که از نظر نوع و الگوی صورتحساب مطابق صورتحساب اصلی مرجع و حاوی شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع بوده و شامل اقلام کالا/خدمت فروخته شده منهای اقلام برگشتی است را در صورتحساب درج و در سامانه مودیان ثبت نماید.

شرایط پذیرش صورتحساب برگشت از فروش

• اقلام اطلاعاتی مربوط به خریدار، تغییر نکرده باشد
• تعداد/ مقدار یا ردیف کالا/خدمت باید نسبت به صورتحساب مرجع کاهش یافته باشد
• در صورتی که تمام اقلام کالا/خدمت برگشت داده شده باشد، صورتحساب برگشت از فروش مورد تایید نیست؛ فروشنده باید صورتحساب ابطالی صادر نماید
• مبالغ مربوط به کالا/خدمت در صورتحساب برگشت از فروش نباید نسبت به صورتحساب اصلی تغییر یابد

3 نکته مهم در صدور انواع صورتحساب

1- امکان اصلاح اقلام اطلاعاتی مربوط به خریدار، شناسه کالا/خدمت، نوع و الگوی صورتحساب در هیچ یک از صورتحسابها (اصلاحی، ابطالی و یا برگشت از فروش) وجود ندارد.
2- به صورت هم‌زمان، امکان استفاده از یک صورتحساب مرجع در صورتحساب اصلاحی و یا برگشت از فروش ابطال نشده وجود ندارد.
3- هر صورتحساب فقط می‌تواند به عنوان مرجع یک صورتحساب ابطالی قرار گیرد.

کلام آخر

صدور و ثبت صورتحساب الکترونیکی شاید در نگاه اول یک تکلیف مالیاتی و دشوار به نظر برسد؛ اما باید بدانید استفاده از صورتحساب الکترونیکی در واقع تهیه مستندات خرید و فروش به صورت قانونی است که می‌تواند با پیشگیری از چالش‌هایی مانند کلاهبرداری و یا پرداخت مالیات مضاعف، مانع از تضییع حقوق فعالان اقتصادی شود. در این راستا اطلاع از نحوه صدور و ثبت صورتحساب الکترونیکی از اهمیت زیادی برخوردار است. گروه آموزشی پرشین حساب کلیه فرآیند کارگاه نحوه ارسال صورتحساب در سامانه مودیان را در قالب یک آموزش ویدیویی در اختیار شما قرار داده است.

این فرصت را از دست ندهید.