منو
از صندوق در دفاتر حسابداری برای ثبت وجوه نقد که برای دریافتها و پرداختهای جزئی واحد اقتصادی است استفاده میشود.
حساب صندوق جز دسته دارایی های جاری و با ماهیت بدهکار است.
انواع صندوق شامل: صندوق فعال و صندوق ریالی و صندوق ارزی است.
صندوق در حسابداری به معنی وجوه نقدی است که به منظور پرداخت و دریافت های روزانه در هر موسسه مورد استفاده قرار می‌گیرد. حسابدار باید نحوه ثبت حسابداری صندوق را دانسته و به درستی اجرا کند. در این سری از مقالات آموزش رایگان حسابداری به کاربرد حساب صندوق در شرکت ها، ماهیت حساب صندوق و نحوه اصلاح و تعدیل حساب صندوق در پایان سال مالی می‌پردازیم.
حساب صندوق در سیستم حسابداری به تمامی موجودی های نقدی مانند: چک، حواله یا برات و… می‌گویند، که بلافاصله پس از ارائه به بانک بتوان مبلغ آن را وصول نمود. معمولا شرکتها برای نگه داری مبالغ جزئی جهت وصول و پرداختهای روزمره خود از این حساب استفاده میکنند. به بیان ساده تر حساب صندوق به معنی وجوه نقد در ست است.
از حساب صندوق بیشتر در هایپر مارکت ها، فروشگاه های زنجیره ای، سوپرمارکتها و… که روند کاری آنها پرداخت و دریافت پول است استفاده میشود. امور مالی اینگونه از مجموعه ها با حساب های صندوق ارتباط نزدیکی دارند.
حساب صندوق طبق ماهیت حسابها در حسابداری جز دسته دارایی های جاری و با ماهیت بدهکار است. یعنی افزایش در حساب صندوق در بدهکار این حساب و کاهش آن در بستانکار ثبت خواهد شد.
❗ نکته
مانده حساب صندوق همیشه بدهکار یا نهایتا صفر است. توجه کنید مانده این حساب هیچ گاه بستانکار (منفی) نخواهد شد.
در سمت راست معادله حسابداری، حساب دارایی ها و در سمت چپ این معادله حقوق صاحبان سهام و بدهیها قرار دارند. چون حساب صندوق از حسابهای دائم و جز داراییهاست پس افزایش یا کاهش در حساب صندوق به طور قطع باعث تغییر در معادله حسابداری خواهد شد.
صندوق ها انواع متفاوتی دارند که شامل موارد زیر است:
✔️ صندوق فعال
صندوق فعال به صندوقی گویند که عملیات مالی به آن وابسته بوده و مبالغ دریافتی به آن اضافه و پرداختی از آن کسر شود. بعضی از مجموعه های بزرگ در کسب و کار خودشان نیازمند چندین صندوق فعال هستند، که در نرم افزار های حسابداری معمولا این ویژگی وجود دارد.
✔️ صندوق ریالی و صندوق ارزی
صندوق ریالی و صندوق ارزی، محلی برای نگه داری وجوه نقد و اسناد بهادار اشخاص حقیقی و حقوقی در محل فیزیکی است. اما معمولا از این عناوین برای ثبت وجه نقد در سیستم حسابداری استفاده میکنند. این چنین است که در نرم افزارهای حسابداری میتوان وجه نقد را به صورت ریالی و همزمان مشخص کردن مقدار ارزی آن ثبت نمود.
لازم به ذکر است ماهیت کلیه صندوق های ریالی و ارزی بدهکار است و مبلغ این حساب در دفاتر و سیستم باید با مبلغ واقعی صندوق، برابر باشد.
توضیح دادیم که واحدهای اقتصادی برای دریافت و پرداخت های روزمره از حساب صندوق استفاده میکنند. در صورتی که گردش عملیات صندوق زیاد باشد شرکتها میتوانند برای کنترل دقیق تر از دفاتر صندوق نیز استفاده کنند. اما معمولا این کنترل را از طریق ثبت دقیق و به موقع اطلاعات در نرم افزار حسابداری انجام میدهند.
از آنجایی که حساب صندوق جز دارایی ها است افزایش آن بدهکار و کاهش آن بستانکار است:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| صندوق (افزایش دارایی ها) | **** | |
| افزایش بدهی و سرمایه یا کاهش در دارایی دیگر | **** |
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| کاهش بدهی و سرمایه یا افزایش در دارایی دیگر | **** | |
| صندوق (کاهش دارایی ها) | **** |
برای فهم بهتر ثبت حسابداری صندوق را با مثالی توضیح میدهیم:
مثال 1) اگر چک مشتری به مبلغ 10،000،000 ریال وصول و به حساب صندوق واریز شود:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| صندوق | 10،000،000 | |
| اسناد دریافتنی تجاری | 10،000،000 |
مثال 2) اگر برای انجام هزینه های جزئی مبلغ 2،000،000 ریال از حساب صندوق برداشت شود:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| سایر هزینه ها | 200،000 | |
| صندوق | 200،000 |
مثال 3) اگر فروش نقدی فروشگاهی در یک روز 3000،000 ریال و کل وجوه نقد دریافتی از مشتریان در همان روز 2،995،000 ریال باشد ثبت زیر انجام میشود:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| صندوق | 2،995،000 | |
| کسر و اضافات صندوق | 5،000 | |
| فروش کالا | 3،000،000 |
حساب صندوق و تنخواه گردان بسیار شبیه به هم هستند. از این رو افراد ممکن است این دو حساب را یک حساب بدانند. اما این دو حساب تفاوت هایی با هم دارند که موجب تمایز آنها از هم میشود. این تفاوت ها شامل موارد زیر است:
🔹 برای پرداخت از طریق صندوق نیاز است از مدیر مجموعه اجازه گرفته شود. ولی در پرداخت از طریق حساب تنخواه گردان بر اساس آیین نامه شرکت عمل میشود.
🔹 موجودی حساب صندوق از محدودیت خاصی برخوردار نیست. اما حساب تنخواه از محدودیت هایی برخوردار بوده و بر اساس آیین نامه های شرکت مورد نظر و با توجه به هزینه ها، این محدودیت ها وضع می‌گردد.
🔹 اگر موجودی تنخواه صفر شود در یک بازه زمانی امکان شارژ این حساب وجود دارد اما در حساب صندوق چنین ویژگی وجود ندارد.
🔹 ثبت رویداد مالی مربوط به حساب صندوق به صورت روزانه و ثبت حساب تنخواه بسته به روش تنخواه و معمولا در زمان پرداخت وجوه هزینه انجام میشود.
🔹 وجوه تنخواه گردان در دست مسئول خرید است، اما در حساب صندوق اینطور نیست.
معمولا در پایان هر سال مالی قبل از بستن حسابها، اصلاح و تعدیل حساب ها انجام میشود. اصلاح و تعدیل حساب ها جهت به روز رسانی اسناد حسابداری انجام میشود. البته اصلاح حسابها مختص پایان دوره نبوده و ممکن است در طول دوره با بررسی حسابها نیاز به اصلاح باشد. به فرض اگر در طول دوره مانده واقعی صندوق با مانده حساب صندوق در دفاتر مغایرت داشته باشند این اختلاف در حساب کسر و اضافات صندوق ثبت میشود و در پایان سال این حساب نیز بسته به مانده آن به حساب هزینه یا درآمد بسته میشود. پس از تهیه تراز آزمایشی در صورت نیاز اصلاحات لازم انجام شده و حسابها بسته میشوند.
حساب صندوق یک حساب دائم با ماهیت بدهکار است و هنگام بستن این حساب با سایر حسابهای ماهیت بدهکار، بستانکار شده و حساب تراز اختتامی بدهکار میشود.
سخن پایانی
صندوق در حسابداری از اهمیت زیادی برخوردار است و معمولا تمام واحدهای اقتصادی از صندوق در امور خود استفاده دارند. این حساب با سایر حسابهای موجود در دسته وجوه نقد مانند تنخواه شباهت زیادی دارد اما اطلاع از تفاوت صندوق و تنخواه همچنین اعمال ثبت صحیح مهم است. استفاده به جا از حسابها و کاربرد صحیح آنها مستلزم آموزش حسابداری است، چرا که عدم توجه به تفاوتها و عدم ثبت صحیح هر حساب و رویداد مالی، امور مالی موسسه یا مجموعه را دچار مشکل میکند.
