آموزش ثبت معاملات در سامانه ثامن با راهنمای تصویری

با سلام به دوستان عزیز پرشین حساب. سامانه ثامن ثبت معاملات نفتی و پتروشیمی یکی از موارد مهم برای آن دسته از شرکتهایی است که با خرید و فروش محصولات پتروشیمی و نفتی سروکار دارند. اطلاعات صادرات محصولات پتروشیمی و کالاهای مایع باید در سامانه ثامن ثبت شود، چون گمرگ از طریق این سامانه به اطلاعات معاملات دسترسی دارد.

اگر گمرک به اطلاعات شرکتهای تولیدی و یا صادراتی از طریق سامانه ثامن دسترسی نداشته باشد، امکان صادرات برای این واحدها فراهم نیست، سامانه ثامن از تخلفات در حوزه معاملات محصولات پتروشیمی جلوگیری می‌کند.

این سامانه یکی از نیازهای مهم کشور است چون باعث می‌شود بهترین سیاست ها برای تولید، نحوه توزیع و جبران کمبود فرآورده ها اخذ شود. در این مقاله قصد داریم شما را با نحوه کار در این سامانه و اینکه چرا این سامانه راه اندازی شده است به همراه آموزش تصویری استفاده از سامانه ثامن آشنا کنیم.

چرا سامانه ثامن راه اندازی شد؟

با توجه به افزایش قاچاق محصولات نفتی و پتروشیمی از کشور که باعث شده ضررهای بسیار زیادی به اقتصاد کشور وارد شود.

ستاد مبارزه با قاچاق کالا و ارز با همکاری سازمان گمرک ایران و سازمان امور مالیاتی و همچنین سازمان بورس اوراق بهادار با بررسی ها و همچنین اطلاعات به دست آمده از تمامی سازمان ها و ارگانها سامانه یکپارچه ‎ای را طراحی و راه اندازی نمودند که هم بتوان از قاچاق محصولات پتروشیمی و نفتی جلوگیری نمایند.

همچنین تمامی اطلاعات را به صورت جامع در یک جا جمع آوری نمایند به همین دلیل سامانه ثامن را راه اندازی و طراحی کردند.

هدف اصلی سامانه ثامن و اثرات مثبت راه اندازی آن

۱- مهمترین هدف راه اندازی سامانه ثامن جلوگیری از قاچاق محصولات نفتی و پتروشیمی است.

به کمک این سامانه می‌توان یک سیستم نظارتی قوی برای محصولات نفتی و پتروشیمی ایجاد کرد و همچنین محصولات از تولید تا محصول نهایی قابل پیگیری در هر مرحله باشد.

مزیت دیگر این سامانه که برای سازمان امور مالیاتی هم خیلی مهم و پر کاربرد است بحث فرار مالیاتی و قوانین مالیات بر ارزش افزوده است، به طور مثال سازمان امور مالیاتی با گزارش هایی که از سامانه دریافت می‌کند می‌تواند مطمئن شود که محصولات تولید شده‌ که در زنجیره تولید با استفاده از مواد نفتی و پتروشیمی به محصول جدید تبدیل شده اند به ارزش افزوده بالاتر تبدیل شده است و فرار مالیاتی انجام نمی‌شود. در تکمیل اطلاعات شما، قبلا نحوه محاسبه مالیات بر ارزش افزوده قبلا به تفصیل توضیح کرده ایم.

۲- استفاده سازمان امور مالیاتی از سامانه ثامن

یکی از مزایای این سامانه کمک به سازمان امور مالیاتی است؛ زیرا هنگامی که محصولات با ارزش افزوده بالاتر به فروش می‌روند باعث کمک به بحث مالیات بر ارزش افزوده و شفافیت در این حوزه می‌شود.

همچنین سازمان امور مالیاتی مطمئن می‌شود که مالیات فرآورده های نفتی و محصولات پتروشیمی که به فروش رفته و در زنجیره تولید به مواد با ارزش افزوده بالاتر تبدیل شده است، دریافت شده و فرار مالیاتی وجود ندارد.

۳- کاهش قاچاق و فاکتور فروشی

مهمترین اثری که این سامانه دارد کاهش قاچاق و فاکتور فروشی است، زیرا تمامی مراحل در حال کنترل و بررسی است و برای اینکه به مراحل بعدی در سامانه دسترسی پیدا کنیم نیازمند تایید و ثبت توسط سازمان و ارگانهای مربوطه در هر مرحله می باشیم.

۴- قابلیت رهگیری و نظارت

تمامی مراحل از تولید مواد اولیه در پتروشیمی و حمل و صادرات آن به شرکت خریداری شده مواد اولیه و همچنین تولید محصول جدید با استفاده از همین مواد در سامانه ثامن رهگیری و نظارت می‌گردد.

۵- صرفه جویی در وقت و هزینه

هر ساله سازمان امورمالیاتی برای جلوگیری از فرار مالیاتی هم وقت و هم هزینه بسیار زیادی را صرف این موضوع می‌نماید که با وجود این سامانه چنین مسائلی کمتر پیش خواهد آمد.

آدرس سامانه ثامن چیست؟

نشانی www.oil169.ir درگاه ورود به سامانه ثامن است که از همان کدکاربری و رمز عبور سامانه عملیات الکترونیکی مالیاتی یعنی www.tax.gov.ir می توان به سامانه ثامن وارد شد.

ارتباط سازمان بورس و سامانه ثامن

با توجه به اینکه بخش عمده ای از محصولات نفتی و پتروشمی در بورس کالا معامله می‌شود می‌توان گفت که سازمان بورس نقش خیلی مهم و کلیدی در این سامانه ایفا می‌کند که به عبارتی می‌توان گفت سازمان بورس تغذیه کننده اصلی اطلاعات در این سامانه است.

نحوه نظارت معاملات نفتی در سامانه ثامن

برای خرید از بورس کالا نیازمند کد معاملاتی است و برای دریافت این کد باید تمامی مدارک و مستندات به سازمان بورس ارائه گردد که پس از بررسی سازمان بورس در صورت صلاحیت این کد به خریدار اختصاص داده می‌شود. حال وقتی محموله‌ای از سازمان بورس خریداری می‌گردد این کالا به نام کد معاملاتی که در بورس مشخص شده است ثبت می‌گردد.

فرایند نظارت به گونه‌ای است مستندات ارائه شده باید با اطلاعات و مدارک در سامانه ثامن همخوانی داشته باشند و اگر در هر یک از مراحل مغایرتی با خریدار وجود داشته باشد سامانه ثامن از ادامه مراحل جلوگیری می‌نماید. در خصوص معاملات بین المللی فرآیند نظارت از طریق نظارت مستقیم گمرک صورت می‌گیرد.

همچنین برای محصولات که برای مقاصد صادراتی انجام می‌شود فقط به خریدارانی که کد معاملاتی دارند عرضه می‌شود که برای مقاصد صادراتی، صادرات انجام می‎دهند. از این رو با توجه به اینکه محموله‌های نفتی و فرآورده‌های پالایشگاهی از مبادی گمرکی کشور انجام می‌شود، فرآیند نظارتی از طریق نظارت مستقیم گمرک صورت می‌گیرد. ثبت صادرات و واردات در معاملات فصلی به شما در این زمینه کمک خواهد کرد.

مراحل آموزش تصویری استفاده از سامانه ثامن

در این مطلب جزئیات و اجزای مختلف سامانه ثامن را به همراه تصویر توضیح داده ایم.

نحوه ورود به سامانه ثامن

ابتدا به نشانی اینترنتی www.oil169.ir که درگاه ورود به سامانه ثامن است می‌رویم.

برای ورود به سیستم سامانه ثامن نیاز به یک کد کاربری و یک رمز عبور می‌باشیم که این کد کاربری و رمز عبور همان کدی است که سازمان امور مالیاتی در اختیار شما قرار داده است تا تکالیف مالیاتی خود را انجام دهید.

در این بخش کاربران به سه قسمت تقسیم می‌شوند:

۱- کاربرانی که ورود و خروج آنها از طریق سازمان امور مالیاتی استعلام نمی‌شود و تنها برای گزارش گیری و یا تنظیمات وارد سامانه می‌شوند.

۲- کاربرانی که ورود و خروج آنها در سامانه از طریق سازمان امور مالیاتی استعلام می‌شود و کاربرانی که صحت نام کاربری و رمز عبور آنها صحیح باشد مجوز ورود صادر می‌شود.

۳- کاربران دسته دوم می‌توانند برای خود کاربران زیر مجموعه و همچنین سطح دسترسی هر کدام از این کاربران را تعریف نمایند که هر کدام از این کاربران فقط می‌تواند فاکتورهای خودشان را مشاهده نمایند.

صفحه اصلی سامانه ثامن

پس از وارد شدن به سامانه ثامن به صورت پیش فرض به صفحه اصلی انتقال پیدا می‌کنید. گزینه های موجود در صفحه اصلی شامل:

انبار:

لیست کالاها و موجودی های آن در انبار.

تولیدات:

قسمتی که برای افزودن موجودی جدید به کالاهای داخل انبار.

فاکتور فروش:

ایجاد فاکتور فروش و ارسال به خریدار.

فاکتور خرید:

مشاهده فاکتورهای ارسال شده توسط فروشنده و تأیید یا عدم تأیید آن.

اعلام واردات:

ثبت اعلام واردات و افزودن کالای وارد شده به انبار.

پیش فاکتور صادرات:

ثبت پیش فاکتور صادرات و ثبت صادرات کالای موجود در انبار.

نحوه ثبت کالا در انبار در سامانه ثامن

در این قسمت کاربری که برای اولین بار وارد سامانه شده است باید کالاهای موجود در انبار خود را در این فرم ثبت نماید و برای ثبت کالای جدید در تنظیمات سامانه مدت زمان مشخصی تعریف شده است که کاربر می‌تواند این زمان را تغییر دهد. عملیات موجود در این سامانه به شرح زیر است:

مقدار معلق کالا

قبل از اینکه کالایی ثبت سامانه شود ابتدا در این فیلد اضافه می‌شود و در زمان اضافه کردن موجودی جدید به انبار و هم واردات این فیلد تغییر می‌کند و بعد از تایید شدن مقدار این فیلد صفر می‌شود و به موجودی انبار و موجودی موقت اضافه می‌شود.

موجودی موقت

مبنای اصلی موجودی انبار موجودی موقت است، زیرا وقتی فاکتور فروش و یا پیش فاکتور صادرات صادر می‌شود ابتدا از این فیلد کسر می‌گردد و پس از تایید فاکتور توسط خریدار از موجودی موقت کسر شده و بر موجودی انبار اعمال می‌شود. اگر موجودی موقت صفر شود در صورتی که موجودی انبار صفر نباشد کاربر قادر به فروش نیست.

موجودی انبار

این موجودی پس از تاییدهای نهایی که در سامانه انجام می‌شود تحت تاثیر قرار می‌گیرد.

تأیید

پس از زدن این دکمه دیگر نمی توان آن را حذف کرد.

انصراف

پیش از تأیید نهایی می‌توان کالای ثبت شده را حذف کرد.

افزودن موجودی جدید به انبار

کالا:

با زدن دکمه + فرم انتخاب کالا نمایش داده می‌شود. در این فرم برای جستجوی کالای مورد نظر باید حتما محل تامین کالا را بدانید و انتخاب نمایید.

مقدار تراکنش:

مقداری که میتوان برای یک کالا ثبت کرد و به موجودی انبار افزود.

تصویر فاکتور:

می‌توان عکس فاکتور را در این فیلد ذخیره نمود فقط باید عکس با فرمت JPG و حجم 500M باشد.

نحوه ثبت تولید در سامانه ثامن

در این بخش با توجه به تولیدی که برای خود کاربر است می‌توان موجودی انبار را افزایش داد. عملیات موجود در این صفحه به شرح ذیل است:

کد و نام کالا :

در این فیلد نام و کد محصول تولیدی کاربر را وارد می‌کنیم.

وزن تولیدی:

در این فیلد وزن کالای تولید شده توسط کاربرد ایجاد شده است ثبت می‌گردد.

فرمولاسیون:

در این فیلد فرمولها و مواد و کالاهای تشکیل دهنده جهت تولید محصول را وارد می‌نماییم.

تایید نهایی:

با توجه به اطمینان از صحت وارد شدن اطلاعات خواسته شده در تولید می‌توان در این فیلد تولید خود را نهایی نموده و پس از تایید نهایی این مقدار به موجودی موقت و موجودی اصلی اضافه خواهد شد.

باید توجه داشت که پس از تایید نهایی امکان ویرایش و حذف تولید امکان پذیر نیست و برای ویرایش و حذف باید به پشتیبانی سامانه ثامن نامه مکتوب زده شود.

ویرایش:

در صورت تایید نامه مکتوب می توان از این فیلد تولید وارد شده را ویرایش کرد.

حذف:

پس از تایید نامه مکتوب شده امکان حذف تولید در این فیلد امکان پذیر است. پس از حذف مقادیر فاکتوری که در این تولید اضافه شده است به جای خود باز می گردد.

نحوه افزودن تولید در سامانه ثامن

کد کالا: در این فیلد کاربر می‌تواند لیست کالاهایی که طبق پروانه بهره‌برداری برای آن ایران کد دریافت کرده است و قرار است تولید نماید به کمک دکمه + مشاهده و انتخاب نماید.

ظرفیت تولید سالیانه:

وقتی کالایی برای اولین بار می‌خواهد تولید شود باید اطلاعات این فیلد را وارد نمایید. در صورتی که این مقدار ثبت نشود برابر با اولین تولید ثبت شده در نظر گرفته خواهد شد.

وزن تولیدی:

منظور از این فیلد وزن و مقداری کالایی است که قرار است تولید شود که پس از تایید نهایی از مقدار معلق کسر می‎گردد و به مقدار موقت و نهایی اضافه می‌شود.

مثلا برای تولید محصول لوله خلاء خونگیری که یکی از محصولات تولیدی است و ماده اصلی (‌ پلی اتیلن ) برای تولید آن از پتروشیمی دریافت می‌گردد را از لیست کالاهای که قرار است تولید شود انتخاب می‌کنیم و وزن تولید آن را 5000 کیلوگرم وارد میکنیم پس از تایید این مقدار به موجودی موقت و نهایی ما در انبار افزوده می‌شود و آماده فروش است.

از تاریخ و تا تاریخ:

بازه زمانی که در آن کالا تولید شده است.

ماده اولیه دارای ایران کد:

در این فیلد باید مواد خریداری شده که دارای ایران کد می‌باشند و برای آن فاکتور خرید صادر شده است را وارد کنیم در ضمن باید فاکتور خرید با اظهارنامه وارداتی را نیز در این بخش ارائه نماییم.

ماده اولیه فاقد ایران کد:

این فیلد برای مواد اولیه ای است که برای ارائه اسناد منشاء ندارند مانند روغن کارکرده.

نسبت / درصد:

نسبت استفاده از مواد اولیه که در تولید محصول استفاده می‌شود که بین عدد 1 تا 100 است.

جدول کالاهای تشکیل دهنده:

در این فیلد باید مشخص شود مواد اولیه کالای تولید شده از چه منشاءای تهیه گردیده است.

تایید:

با زدن دکمه تایید تولید جدید ثبت می‌گردد.

نحوه افزودن فاکتور / واردات به کالای تشکیل دهنده

در قسمت نحوه تامین کالا گزینه انتخاب از فاکتور را انتخاب می‌کنیم و فرم زیر نمایش داده می‌شود و با با انتخاب دکمه + فرم زیر نمایش داده می شود. در این فرم می‌توان مشخص نمود که کالای خریداری شده به چه مقدار در تولید محصول نقش دارند و به عبارتی چند درصد از کالای خریداری شده در تولید محصول به کار رفته است.

کالای تشکیل دهنده:

در این فیلد کاربر باید مشخص کند کالایی که قرار است در فرآیند تولید از آن استفاده نماید از کدام فاکتورها است.

مقدار مصرف شده:

این فیلد مقدار استفاده شده از کالا مورد نظر که قرار است در تولید استفاده شود درج می‌گردد. به صورت پیش فرض این مقدار حداکثر میزان استفاده از آن کالا است که میتوان به صورت دستی آن را تغییر داد.

افزودن واردات به کالای تشکیل دهنده

مورد دیگر که در فیلد نحوه تامین کالا است “انتخاب از واردات” است که با انتخاب آن فرم زیر نمایش داده می‌شود.

در این قسمت مانند اضافه کردن فاکتور می‌توان با زدن دکمه + از لیست واردات ثبت شده می‌توان مقدار وارد شده را برای تولید کالای جدید انتخاب کرد.

نحوه ثبت فاکتور فروشنده در سامانه ثامن

در این قسمت می‌توان فاکتور فروش را بر اساس کالاهایی که در انبار وجود دارد صادر نمود و به خریدار ارسال کرد و تا زمانی که خریدار فاکتور را تایید نکرده است امکان ویرایش و حذف آن وجود دارد، اما به محض تایید نهایی از طرف خریدار دیگر امکان حذف و ویرایش وجود ندارد.

اطلاعات و عملیاتی که در این بخش انجام می‌گیرد به شرح ذیل است:

وضعیت تأیید خریدار:

با ثبت فاکتور جدید، وضعیت این فاکتور در انتظار تایید قرار می‌گیرد و پس از تایید خریدار وضعیت فاکتور به تایید شده تغییر پیدا می‌کند و اگر فاکتور را خریدار رد کند وضعیت فاکتور در حالت عدم تایید قرار می‌گیرد.

علت عدم تأیید:

وقتی فاکتوری توسط خریدار تایید نشود علت عدم تایید فاکتور در این قسمت برای فروشنده نمایش داده می‌شود.

ویرایش:

قبل از تایید فاکتور توسط خریدار می‌توان از این فیلد، فاکتور را برای چندین بار ویرایش نمود و مجدد برای خریدار ارسال کرد.

مهمترین موضوعی که در این بخش باید به آن توجه نمود این است، که وقتی فاکتوری را ویرایش می‎کنیم این فاکتور در کارتابل خریدار حذف می‌شود و حتماً باید دوباره تایید شود تا خریدار آن را مشاهده نماید.

حذف:

تا قبل از تأیید فاکتور توسط خریدار میتوان فاکتور صادر شده را حذف کرد.

چاپ:

با انتخاب این گزینه یک فایل pdf در سیستم بارگذاری میشود و به کاربر نمایش داده میشود. بر روی این فاکتور عبارت غیر قابل استناد درج شده است.این عبارت پس از تایید فاکتور توسط خریدار حذف میگردد.

نحوه افزودن فاکتور جدید در سامانه ثامن

❗ نکته

صورتحسابها باید در موعد مقرر در آیین نامه اجرایی موضوع تبصره ۳ ماده ۱۶۹ ق م م (یک ماه و نیم پس از پایان هر فصل) توسط فروشنده در سامانه ثامن ثبت و صادر شود و توسط خریدار نیز تایید گردد.

مشخصات فاکتور

تاریخ فاکتور و شماره فاکتور: این فیلد در سامانه به صورت خودکار ایجاد می‌گردد اما با توجه به نیاز کاربر می‌توان مقدار آن را تغییر داد. نکته مهم در این بخش این است که نمی‌توان یک شماره فاکتور را در یک روز دوبار استفاده نمود.

نحوه انجام معامله

بورس کالا:

اگر فاکتور ما بورسی باشد پس از ورود اطلاعات تاریخ و شماره قرارداد بورس با زدن گزینه استعلام، اطلاعات از سرویس بورس استعلام می‌شود.کاربر می‌تواند با یک قرارداد بورسی چندین فاکتور را صادر نماید.

مثلا کاربر می‌تواند مقدار نمایش داده شده در فیلد وزن را ویرایش کند و مقدار کمتری را وارد نماید و برای دفعات بعدی باقیمانده وزن به صورت خودکار نمایش داده می‌شود. اما اگر کاربر بیشتر از مقدار موجود در سامانه وارد کند پیام زیر را نمایش می‌دهد.

پس از انتخاب وزن و زدن دکمه افزودن به لیست، سامانه ثامن نام کالای مورد نظر را از کاربر مطابق زیر دریافت می‌کند.

با استفاده از گزینه افزودن به لیست به صورت خودکار سامانه اطلاعات مربوط به خریدار و کالا را در فرم اضافه می‌کند. این کار برای آسانتر شدن کار کاربران است و کاربر بدون دریافت استعلام از بورس با استفاده از تاریخ و شماره قرارداد بورس را وارد کند و پس از آن اقدام به اضافه کردن فاکتور نماید.

بورس انرژی:

در این فیلد باید کد قرارداد بورس انرژی و تاریخ قرارداد را وارد نمود و پس از آن اقدام به ثبت فاکتورکنیم.

غیر بورس : در صورتی که فاکتور از نوع بورس کالا یا بورس انرژی نباشد این گزینه باید انتخاب شود.

خریدار 

جستجو براساس:

این فیلد به سازمان امور مالیاتی متصل است که وقتی اطلاعات خواسته شده را وارد و استعلام می‌کنیم اطلاعات خریدار در فیلدهای مشخص شده در صفحه نمایش داده می‌شود.

جستجوی خریدار:

بعد از اولین استعلام و ثبت، فاکتور نام خریدار در این فیلد ذخیره شده و با زدن دکمه + می‌توان نام خریدار را جستجو کرد.

مشخصات کالا

شرح کالا:

با زدن دکمه + می‌توان کالای مورد نظر را از کالاهای موجود در انبار انتخاب کرد.

تعداد / مقدار و قیمت واحد:

در این فیلد باید مقداری را که قرار است فاکتور شود به همراه قیمت واحد درج نمایید.

واحد اندازه گیری مبنا:

واحد کالایی که قرار است فاکتور شود شامل دو گزینه لیتر و کیلوگرم است. به دلیل اینکه در قسمت انبار موجودی محصولات با کیلوگرم ثبت می‌شود وقتی کالایی به لیتر است باید مقدار وارد شده در فاکتور را در ضریب تبدیل لیتر به کیلوگرم ضرب شده و از موجودی انبار کسر می‌گردد.

واحد پول مبنا:

در این فیلد به صورت پیش فرض مقدار ریال وارد شده است. در صورتی که واحد پول دیگری مدنظر باشد فیلدی با عنوان معادل ریالی برای هر واحد ظاهر می‌گردد که در این فیلد باید معادل ریالی واحد انتخاب شده درج گردد.

مبلغ کل:

این فیلد به صورت خودکار از حاصلضرب تعداد و قیمت واحد محاسبه می‌گردد.

تخفیف:

فیلد تخفیف با درج مبلغ کل ظاهر می‌گردد به این صورت که وقتی مبلغ کل را در فیلد مربوط به صورت خودکار درج گردد فیلد مبلغ کل پس از تخفیف نمایش داده می‌شود.

به عنوان مثال در فروش 800 کیلویی از کالایی اگر در هر کیلو  1،000 ریال تخفیف داده شود مبلغ تخفیف باید 800،000 ریال ثبت شود.

مبلغ مالیات بر ارزش افزوده:

مبنای محاسبه مالیات بر ارزش افزوده مبلغ کل پس از تخفیف است که این فیلد به صورت پیش فرض مقداری است که از سوی سازمان امورمالیاتی اعلام می‌گردد.

عوارض ارزش افزوده:

این فیلد نیز مانند بخش مالیات بر ارزش افزوده بعد از مبلغ کل پس از تخفیف محاسبه می‌گردد.

قیمت نهایی:

این فیلد به صورت خودکار محاسبه میشود.

افزودن به لیست:

برای اضافه شدن فاکتور به لیست باید کلیه اطلاعات اجباری تکمیل گردد.

سایر هزینه‌ها

عنوان هزینه:

در زمان صدور فاکتور ممکن است هزینه هایی برای کالای فاکتور شده انجام شود که باید مبلغ آن در فرم زیر وارد نمایید، مانند هزینه انبارداری، حمل ونقل و انبارداری.

نحوه محاسبه :

برای محاسبه می‌توان از مقادیر متناسب با وزن کالا ، ورود اطلاعات توسط کاربر و متناسب با ارزش معامله را انتخاب کرد. با انتخاب مورد اول مبلغ سایر هزینه های بر اساس هر کیلو کالای فاکتور شده محاسبه می‌گردد و با انتخاب گزینه دوم  بدون در نظر گرفتن مقدار کالای فاکتور شده محاسبه می‌گردد و با انتخاب گزینه سوم جهت محاسبه بر اساس درصد مبلغ کل کالای صادر شده محاسبه نمود.

نرخ واحد به ازای هر کیلو/ مبلغ کل/ درصد ارزش معامله:

این فیلد متناسب با انتخاب کاربر جهت نحوه محاسبه سایر هزینه ها که در فیلد قبل توضیح داده شد درج می‌گردد. مثلا هزینه انبارداری با مقادیر متناسب با وزن و هزینه عوارض و توسعه متناسب با ارزش معامله محاسبه می‎گردد.

درصد مالیات / مقدار مالیات:

در صورتی که کاربر یکی از این دو فیلد را وارد نماید فیلد بعدی را سیستم محاسبه می‌نماید.

قیمت نهایی:

از جمع مبلغ کل، مقدار مالیات و مقدار عوارض این فیلد به دست می‌آید.

افزودن به لیست:

با فشردن دکمه افزودن به لیست اطلاعات وارد شده به لیست افزوده می‌گردد.

نکته: اگر در لیست کالاها موردی وجود نداشته باشد امکان ثبت سایر هزینه ها وجود ندارد و در زمان ثبت سایر هزینه ها به آخرین کالای اضافه شده در لیست اختصاص داده می‌شود.

تأیید (ثبت):

در زمان ثبت فاکتور سامانه چک می‌کند که کالایی که فاکتور می‌شود در انبار وجود دارد یا خیر و اگر در انبار موجودی کافی نباشد امکان تایید یا ثبت وجود ندارد و در صورتی که موجودی در انبار وجود داشته باشد، پس از ثبت یا تایید مقدار وارد شده از موجودی انبار کسر میگردد.

نحوه افزودن دسته فاکتور جدید در سامانه ثامن

برای اضافه کردن فاکتورها به صورت یکجا و دسته جمعی سامانه ثامن فایل اکسلی را در اختیار کاربران قرار داده که میتوان در آن فایل اکسل مطابق با فرمت هایی که مورد قبول سامانه می باشد،اطلاعات را وارد نموده و در سامانه آپلود کرد. برای این کار ابتدا باید نمونه قالب فایل اکسل را که لینک آن در صفحه سامانه قرار دارد دانلود نمود.

نکات مهمی که باید در تولید فایل اکسل رعایت نمود:

• • • ورود اطاعات در سامانه از سطر دوم، ستون اول ( A2 ) آغاز میگردد.
    • برای تولید فایل اکسل جدید باید سطرهایی که برای راهنمایی درج گردیده است حذف گردد.
    • در ثبت اطلاعات فاکتورها تاریخ و شماره فاکتور اهمیت خیلی زیادی دارد. مثلا اگر بخواهیم چندین کالا و خدمات را در یک فاکتور ثبت کنیم باید برای هر یک از کالا و خدماتی که در یک سطر ثبت میکنیم تاریخ و شماره فاکتور یکسانی را ایجاد کنیم.
    • برای ثبت سایر هزینه ها اول باید کالا را ثبت کنیم سپس سایر هزینه های مرتبط ثبت گردد.
    • در صورتی که هر یک از اطلاعات خواسته شده به درستی وارد نشود ثبت فاکتور به درستی انجام نخواهد شد.

پس از اینکه اطلاعات خواسته شده تکمیل گردید و در اکسل در سامانه قرار داده شد سامانه سطر به سطر فایل را بررسی می کند و در صورتی که خطایی وجود نداشته باشد فاکتورها در لیست اضافه می شوند.

نحوه ثبت فاکتور خریدار در سامانه ثامن

تمام فاکتورهایی که توسط فروشندگان صادر و ارسال می‎شوند را خریدار می‎تواند در این قسمت مشاهده نماید و در این قسمت است که خریدار میتواند فاکتوری را تایید و یا رد نماید.

اطلاعات و عملیات مربوط به این قسمت به شرح ذیل است:

تأیید:

اگر فاکتور توسط خریدار تایید گردد و کالای خریداری شده در انبار خریدار موجود باشد این کالا به موجودی انبار به اندازه مقدار خریداری شده اضافه می‎گردد و اگر کالا در انبار وجود نداشته باشد این کالا به انبار اضافه می‎گردد.

عدم تأیید:

در صورت عدم تایید توسط خریدار پنجره‎ای باز می‎شود که علت عدم تایید را از شما سوال می‎کند و باید علت آن را ثبت نمائید.

چاپ:کاربر می‎تواند یک نسخه PDF از فاکتوری که صادر شده است را دراین قسمت مشاهده کند. قبل از تایید فاکتور عبارت غیر قابل اسنتاد روی فاکتور مشاهده می‎گردد که پس از تایید توسط خریدار این عبارت حذف می‎گردد.

نحوه ثبت پیش فاکتور صادرات در سامانه ثامن

در این قسمت اطلاعات مربوط به صادرات کالا ثبت میگردد. اطلاعات و عملیات‌های موجود در این صفحه به شرح زیر است:

کد کالای صادراتی – تعرفه گمرکی –  شرح تجاری کالا

ارزش کل محموله صادراتی:

حاصلضرب مبلغ واحد در وزن کل محموله در این ستون نمایش داده می شود.

وزن محموله:

این ستون وزنی را نمایش می دهد که پیش فاکتور برای آن ثبت شده است. این مقدار از موجودی موقت انبار کسر می‎گردد که پس از تایید نهایی از موجودی انبار کسر خواهد شد.

کدرهگیری:

پس از تایید پیش فاکتور صادرات کد رهگیری در این فیلد تولید می گردد.

فرمولاسیون:

اگر کالایی که میخواهیم صادر کنیم از نوع تولیدی باشد فرمول کالای صادراتی در این گزینه نمایش داده می‎شود.

اصلاح :

در این قسمت می‎توانیم قبل از ثبت نهایی پیش فاکتور اصلاحات لازم را انجام دهیم.

حذف :

ممکن است که بخواهیم پیش فاکتوری را حذف کنیم که این کار قبل از تایید نهایی پیش فاکتور قابل انجام است که در این بخش می‎توان پیش فاکتور را حذف نمود. بعد از حذف پیش فاکتور مقدار وزن محوله به موجودی موقت انبار باز می گردد.

تایید نهایی:

پیش فاکتور پس از تایید نهایی به صورت دائم ثبت می‎گردد و دیگر امکان حذف و ویرایش آن وجود ندارد و فقط می‎توان آن را ابطال نمود.

ابطال:

لغو کردن پیش فاکتوری که تایید نهایی شده است و در سرویس گمرک ثبت شده است با این گزینه انجام می‎گردد.

نمایش:

مشاهده محتوای پیش فاکتور صادراتی در این قسمت برای کاربر فراهم شده است.

تطبیق: 

اگر وزنی که در پیش فاکتور صادرات درج شده است بیشتر از وزن اظهارنامه گمرکی باشد با انتخاب این گزینه پیش فاکتور صادرات با اظهارنامه گمرکی تطبیق داده می شود و به حساب کاربر بازگردانده می‎شوند.

نحوه افزودن پیش فاکتور صادرات در سامانه ثامن

کالا صادراتی:

کالای مورد نظر را می‎توان در این قسمت با زدن دکمه + انتخاب نمود.

شرح تجاری کالا:

شرحی که برای کالا در پیش فاکتور صادرات ثبت شده است.

کد HS:

تعرفه گمرکی HS که از آن لیست باید انتخاب شود.

توجه:اگر تعرفه گمرکی تغییر کرده باشد و در لیست به روز رسانی نشده باشد باید موضوع را طی تماس تلفنی و با به صورت ایمبل به واحد پشتیبانی اطلاع داده شود.

ارزش محموله صادارتی:

قیمت کالای صادر شده که نباید کمتر از ارزش گمرکی کالا باشد.

ارزش کل محموله صادارتی:

قیمت واقعی کالای صادر شده.

نوع ارز:

ارزی که در معامله اظهارنامه گمرکی تعیین شده است باید در این قسمت درج گردد.

 ارزش ریالی محموله:

این بخش به صورت خودکار از حاصلضرب ارزش کل محموله صادراتی در معادل ریالی ارز به دست می‎آید.

جمع وزن فاکتورهای انتخاب شده (کیلوگرم):

مقدار این فیلد در صورتی که کاربر جز استثنائات نیست باید معادل وزن محموله به کیلوگرم شود.

نام/شناسه ملی (بین المللی) خریدار:

در این قسمت شناسه اتباع خارجی دریافت شده و یا هر مشخصه دیگری که در دسترس فروشنده است باید در این فیلد وارد شود.

محصول تولیدی است؟:

اگر کالای صادر شده تولیدی باشد باید این گزینه تیک زده شود که در این صورت روند ثبت پیش فاکتور متفاوت خواهد شد.

تأیید (ثبت):

در هنگام ثبت سامانه کنترل می‎کند که آیا مقدار وارد شده در فیلد وزن در موجودی انبار وجود دارد یا نه. اگر موجودی در انبار وجود نداشته باشد امکان ثبت پیش فاکتور وجود ندارد.

نحوه ثبت محصول غیر تولیدی در سامانه ثامن

در قسمت پیش فاکتور اگر گزینه “محصول تولیدی” تیک نخورده باشد، در قسمت دوم فرم باز شده و با انتخاب دکمه + و انتخاب فاکتور خرید تصویر بالا نمایش داده میشود. این قسمت مشخص می‎کند کالایی که پیش فاکتور صادارت در آن ثبت می‎شود از کجا تامین شده است و برای این کار کاربر باید از فاکتورهای خریدی که تایید شده انتخاب کند.

عملیات و اطلاعات این بخش به شرح ذیل است:

کالای تشکیل دهنده:

با انتخاب دکمه + لیستی از فاکتورها و کالاهای تایید شده نمایش داده می‌شود. از این لیست میتوان کالای  مورد نظر را انتخاب نمود. شاید برای یک پیش فاکتور صادراتی از چندین فاکتور تایید شده استفاده شده باشد.

شماره فاکتور / کد کالا:

در یک فاکتور می‎توان چندین کالا قرار داده شود و هر کالا امکان دارد از یک فاکتور صادر شده باشد که به این منظور برای هر کالا یک سطر قرار داده شده است.

مقدار مصرف شده:

در این قسمت به ما نشان می‎دهد از فاکتورکالاها چه مقدار مصرف شده است و فقط از پیش فاکتورهایی که تایید نهایی شده اند را مورد محاسبه قرار می‎دهد.

مقدار باقیمانده:

این فیلد از کسر پیش فاکتورهای تایید نهایی شده از مقدار کل محاسبه میشود.

مقدار موقت باقیمانده:

با ثبت هر پیش فاکتور یا حذف هر پیش فاکتور از این مقدار کسر یا به آن افزوده میشود.

شماره فاکتور / تاریخ فاکتور / مقدار باقیمانده:

با انتخاب کالای تشکیل دهنده اطلاعات مربوط به آن در این سه فیلد نمایش داده میشود.

مقدار مصرف شده:

مقداری از فاکتور انتخاب شده که قرار است استفاده شود باید در این فیلد وارد شود. این مقدار نباید بیشتر از مقدار باقیمانده باشد.

پس از وارد کردن تمامی اطلاعات لازم با زدن دکمه تایید پیش فاکتور صادرات ثبت خواهد شد.

نحوه ثبت محصول تولیدی در سامانه ثامن

در بخش پیش فاکتور صادارت اگر انتخاب “محصول تولیدی” تیک خورده باشد تصویر فرم بالا نمایش داده می‎شود. در این قسمت کاربر می‎تواند از محصولاتی که در قسمت تولید ایجاد کرده است با توجه به میزان مورد نظر خود جهت ثبت در پیش فاکتور صادرات را از این بخش انتخاب کند.

اطلاعات و عملیات‌های موجود در این صفحه به شرح زیر است:

تولید:

در این فیلد از تولیداتی که تایید نهایی شده‎اند می‎توان کالای مورد نظر خود را انتخاب کنیم که با زدن دکمه + لیست تولیدات نهایی شده نمایش داده می‎شود.

وزن تولیدی:

وزن کالای تولید شده در این قسمت نمایش داده میشود.

مقدار استفاده شده:

مقدار وزن مصرف شده از این تولید در پیش فاکتورها و یا فاکتورهای فروش دیگر در این قسمت نمایش داده میشود.

مقدار باقیمانده:

مقدار کل باقیمانده از تولید بدون محاسبه فاکتورهای معلق می باشد. در صورتیکه کاربری از این تولید در پیش فاکتور و یا فاکتور فروش دیگری استفاده نموده باشد و آن را تایید کند از وزن مقدار باقیمانده کسر میگردد.

مقدار موقت باقیمانده:

مقدار وزنی که از تولید باقی مانده است و می‎توان آن را در پیش فاکتور استفاده نمود.

مقدار انتخاب شده:

مقداری است که در پیش فاکتور ثبت می‎گردد که باید یا مساوی و یا کمتر از مقدار باقی مانده باشد در غیر اینصورت سامانه پیغام خطا می‎دهد.

نحوه اعلام واردات در سامانه ثامن

اطلاعات مربوط به واردات کالا در این قسمت ثبت می گردد. با انتخاب کالا و وارد کردن شماره سریال اظهارنامه یک یا چند کالا نشان داده می شو د که بعد از انتخاب یک کالا وزنی که در واردات ثبت شده است به مقدار معلق در انبار افزوده می‎شود و تا زمان تایید نهایی نمی‎توان از آن استفاده نمود. بعد از تایید نهایی از مقدار معلق کسر گردیده و به موجودی موقت اضافه می‎گردد.

نحوه افزودن اظهار نامه گمرکی در سامانه

کالای وارداتی:

با زدن دکمه + میتوان کالای مورد نظر را از لیست کالاهای وارداتی انتخاب کرد و شماره سریال اظهار نامه که از سامانه گمرک استعلام می گردد.

  صفحه اطلاعات پایه

در این صفحه فعالیتهای مدیریتی و ثبت اطلاعات پایه صورت میگیرد. گزینه های موجود در صفحه اطلاعات پایه عبارت اند از: .

ثابتها:

اطلاعات پایه که در قسمتهای مختلف برنامه مورد استفاده قرار میگیرد در این قسمت انجام می‎شود.

اشخاص: 

مدیریت سطح دسترسی‎ها و اطلاعات کاربری در این قسمت انجام میشود.

استثنا:

در این قسمت کاربرانی ثبت می‌شوند که لازم نیست در پیش فاکتور صادرات فاکتورهای استفاده شده برای کالای صادراتی را ثبت کنند.

ثابت ها

اطلاعات پایه که در قسمت های دیگر استفاده می‎شود از این قسمت قابل تغییر و برنامه‎ریزی است. در این صفحه تنها یک آیتم تأیید شده میتواند وجود داشته باشد. آیتم‌های دیگر که به صورت موقت ثبت می‌گردند پس از تأیید نهایی جایگزین آیتم تأیید شده قبلی می‌گردد.

اطلاعات و عملیات‌های موجود در این صفحه به شرح زیر است:

درصد مالیات بر ارزش افزوده:

این مقدار در قسمت افزودن فاکتور فروشنده، برای محاسبه مالیات بر ارزش افزوده استفاده میشود

حد آستانه:

هر عددی که در این قسمت وارد شود به منزله عدد صفر سامانه تعیین می‎گردد.

بازه زمانی ویرایش کاربر:

در این قسمت می‎توان برای کاربر بازده زمانی مشخص نمود که از زمان اتصال به وب سرویس تا زمان به روز کردن اطلاعات چه مقدار زمان می‎تواند در سامانه حضور داشته باشد.

مدت زمان اعتبار وارد کردن دستی به انبار:

تعداد روزهایی کاربر فرصت دارد بدون استفاده از قسمت تولید، موجودی کالاهای داخل انبار را افزایش دهد. محاسبه این زمان از تاریخ اولین ورود به سامانه در نظر گرفته می‌شود.

ویرایش:

پیش از تأیید نهایی میتوان اطلاعات ثبت شده را تغییر داد.

حذف:

پیش از تأیید نهایی میتوان اطلاعات ثبت شده را حذف کرد.

تأیید نهایی:

پس از تأیید نهایی آیتمی که تأیید شده است جایگزین اطلاعات قبلی خواهد شد. در این حالت دیگر امکان ویرایش یا حذف اطلاعات تأیید شده وجود نخواهد داشت.

اشخاص

سطح دسترسی ها و  لیست کاربران و نیز زیر مجموعه ها که همه این موارد توسط کاربر اصلی انجام می‎گیرد همگی در این بخش انجام می‎شود. این قسمت برای شرکتها و واحدهای تولیدی که پرسنل و کاربران زیادی دارند می ‎توان مورد استفاده قرار بگیرید و برای هر کاربر مسئولیت مربوط به کاری که در آن تسلط دارد را محول نمود.

اطلاعات و عملیاتهای موجود در این صفحه به شرح زیر است:

اطلاعات کاربران:

نام و نام خانوادگی، نام کاربری، نوع شخصیت (حقیقی/حقوقی)، نام بنگاه اقتصادی، کد اقتصادی قدیمی، تلفن همراه و … اطلاعاتی هستند که در این بخش مورد استفاده قرار می‎گیرد.

تأیید نهایی:

کاربرانی که توسط خود سامانه ساخته میشود در این قسمت می‎باشند که پیش از تأیید نهایی این کاربران قادر به ورود به سامانه نخواهند بود.

حذف:

کاربرانی که توسط سامانه ایجاد گردیده‌اند قابلیت حذف را پیش از تأیید نهایی خواهند داشت. کاربران وب سرویس چنین قابلیتی را ندارند.

کلمه عبور:

این گزینه برای کاربرانی که توسط سامانه ایجاد میشوند قابلیت تغییر رمز عبور را دارد.

افزودن شخص جدید:

پس از انتخاب دکمه مربوطه صفحه ای باز میشود که در آن میتوان اطلاعات کاربری و سطح دسترسی مورد نیاز را تعیین کرد. لازم به ذکر است به دلیل اینکه عملیات ثبت فاکتور، پیش فاکتور صادرات و اعلام واردات نیاز تأیید کاربر توسط وب سرویس را دارد، کاربرانی که توسط سامانه ایجاد میشوند عملا قادر به انجام این دست امور نیستند.

ویرایش:

اگر کاربری که ویرایش می‌شود کاربری باشد که توسط سامانه ایجاد شده است اطلاعات کاربری و سطح دسترسی‌ها را می‌توان ویرایش کرد. ولی اگر کاربر از طریق وب سرویس مالیات اضافه شده باشد تنها امکان ویرایش سطح دسترسی فراهم خواهد شد.

استثنا:

در این قسمت می‎توان در بخش پیش فاکتور صادرت فاکتورهایی که می‎خواهیم استفاده نشود را درج می‎کنیم. برای این کار در قسمت افزودن استثنای جدید، کاربر مورد نظر و کالاهای مختص آن کاربر لیست می شود. از این لیست با انتخاب هر کالا آنها را می‌توان وارد لیست استثنا کرد.