داستانی واقعی از عدم اجرای کنترل داخلی قوی از سوی یک حسابدار!

2
978 بازدید

باسلام خدمت پرشین حساب محترم
کنترل،پایه و اساس حرفه حسابداری می باشد.از یک شرکت بازرگانی گرفته تا تولیدی همه و همه نیازمند کنترل داخلی می باشند:صورتحسابهای بانکی،صورت تنخواه گردان،صورت هزینه های یک ترخیص کار،اسناد پرداختی و اسناد دریافتی،کالاهای موجود در انبار،سفارشات،…وظیفه یک حسابدار تنها ثبت امور روزانه و گزارش دهی به مدیران نمی باشد بلکه تجزیه و تحلیل حسابها و کنترل ارقام یکی از مهم ترین وظایف حسابداران می باشد.
امروز می خواهم یکی از تجربیات واقعی که در زمینه عدم کنترل به موقع در یکی از شرکت ها وجود داشت را برایتان شرح دهم.به طوریکه عدم کنترل به موقع از سوی حسابدار مجموعه و اعتماد به مدیر فروش مجموعه،منجر به ایجاد مغایرتی بااهمیت و ناپدید شدن مبلغ قابل توجهی نقدینگی در آن شرکت شد و متاسفانه مدیریت مجموعه نیز به مدیر فروش خود اعتماد بیش از اندازه داشت.

بیان ماجرای یک حسابدار

شرکت فوق الذکر تولیدی بود و جهت توزیع کالای خود،با چندین فروشگاه همکاری داشت ولی یکی از این فروشگاه ها متاسفانه صورتحساب های فیمابین را با تاخیر زیادی به مجموعه مالی ارسال می نمود.در هر صورتحسابی در واقع همه مبالغ فروش و واریزی های آن حساب لحاظ می گردد ولی این فروشگاه توزیع کننده کالاها،تنها مبلغ واریزی ها و چک هایی که به شرکت ارائه می نمود را در این گزارش قید می نمود و این مورد باعث می شد که حسابدار آن شرکت نتواند کنترل درستی را لحاظ نماید و و از مبلغ درست بستانکاری خود متوجه شود و همین مساله باعث ایجاد مغایرت گردید.اما چگونه؟

حسابدار مجموعه به بررسی گزارش چک های دریافتی از فروشگاه پرداخت و متوجه شد که برخی چک ها واقعا دریافت نشده یا به نوعی به واحد مالی اعلام نشده است برخی از واریزی ها نیز به همین صورت!یعنی وجه به حساب مدنظری که در ابتدای قرارداد به فروشگاه اعلام شده بود واریز نشده بود.
حسابدار مجموعه با انجام مکاتباتی با واحد مالی فروشگاه متوجه شد که در این ماجرا مغایرتی قابل توجه وجود دارد.اشتباه در کجا بود؟
یا فردی در واحد مالی آن فروشگاه متخطی بود یا پرسنل شرکت که چک ها را دریافت می نمودند.
مدیریت مجموعه نیز بیش از اندازه به مدیر فروش خود اعتماد داشت که همین امر سبب به وجود آمدن مشکلات عدیده گردید.عدم دریافت تضمین از مدیر فروش نیز یکی از اشتباهات مدیریت مجموعه بود.

عواقب اعتماد بیش از حد!

از طرفی مدیر فروش با ارائه شماره حساب شخصی خود و از سویی دیگر افرادی نیز با آگاهی از نحوه گزارش و زمان بر بودن ارائه آن به شرکت،سوء استفاده نموده و چک هایی که از فروشگاه دریافت می کردند را به واحد مالی ارائه نمی نمودند و موجب گردید که مبلغ قابل توجهی وجه نقد در خود مجموعه ناپدید شود.حسابدار مجموعه متوجه مغایرت در حساب شده بود ولی مدیر فروش با زیرکی تمام اعلام می نمود که خود شخصا به آن فروشگاه رفته و موضوع را پیگیری می نماید!و همین موضوع سبب شد که پیگیری این مغایرت مدت ها به طول انجامد و فروشگاه نیز همکاری لازم را با شرکت ننماید.
اگر افرادی که در واحد مالی بودند از ابتدا به صورت کتبی شماره حساب مشخصی را به فروشگاه اعلام و از دریافت چک یا وجه نقد خودداری می نمودند و همچنین به صورت منظم به بررسی گزارشات ارسالی از فروشگاه می پرداختند این مشکلات پیش نمی آمد.

متاسفانه واحد مالی فروشگاه نیز از کنترل داخلی قوی برخوردار نبود چون این نحوه گزارش دهی به شرکت در حرفه حسابداری به هیچ عنوان صحیح نبوده و نمیتوان کنترلی بر آن نمود.
در شکل گرفتن این ماجرا زنجیره ای از عدم وجود کنترل داخلی قوی،عدم وجود حسابرسی داخلی و اعتماد بیش از حد به مدیران نقش داشتند.اگر فردی به عنوان حسابرس داخلی به موقع حساب ها را بررسی می نمود و خود شخصا این موضوع را پیگیری می نمود نه مدیر فروش،زودتر به ناپدید شدن پول ها پی میبرد.

2 دیدگاه‌ها

  1. در محل کارم ۵ مسئول فروش داریم که همه اونها مبالغ نقدی و تراکنش و چک از مشتری و ویزیتورها یا رانندگان دریافت می کنند و پس از ثبت در سیستم به همراه رسید دستی به ۲ نفر صندوقدار تحویل می دهند.روزهای قبل اگراختلافی در نقدینگی پیدا میشد وقت زیادی تلف میشد تا پیدا بشه. ناچار شدیم در نرم افزار به ازای هر نفر یک صندوق تعریف کنیم. الان اگر هم اختلافی پیدا بشه سریع دنبال گردشهای صندوق خاص میگردیم .آخر هر روز کل نقدینگی و تراکنش و چکهای دریافتی رو میشمریم و پس از تطابق لیست پرینت می کنیم و از کلیه افراد امضا گرفته و صندوق تحویل میشود. مدتیه من نگران این مورد هستم که اگر فردی مبلغ نقدی یا فقره چک رو به تاریخ روزهای قبل وارد کنه و حساب مشتری صفر بشه و مبلغ یا چک رو تحویل نده چه جوری میشه این مورد رو پیدا کرد؟ امکان این نیست که کل نقدینگی و دریافتیهای روزهای قبل یک بار دیگه کنترل بشه.

    • باسلام خدمت شما
      همانطور که می دانید در بحث فروش مویرگی و کلا فروش موارد متعددی ممکن است پیش آید چون افراد بسیاری با سمت ویزیتور و مسئولان فروش با واحد مالی در ارتباط هستند و می طلبد که در بحث فروش و دریافت وجه نقد و چک تا می توانید کنترلهای داخلی قوی را پایه ریزی بفرمائید.یکی از اصول کنترل داخلی تفکیک وظایف می باشد در مورد موضوع شما ذکر چند نکته ضروری است:
      ۱٫شما به عنوان حسابدار مجموعه بایستی حساب کنترلی جهت مسئولان فروش تهیه نمایید به این صورت که مشتریان و ویزیتورهای زیر نظر مسئول فروش ها در این حساب کنترلی باشد.یعنی همه ویزیتورهایی که زیر نظر آن مسئول فروش بوده را در حساب مسئول فروش وارد نمایید.در مقابل یک حساب با نام کنترلی مشتریان نیز معرفی نمایید که این حساب همیشه باید مانده صفر داشته باشد.سپس بعد از دریافت نقد یا چک از سوی مشتریان حساب صندوق بدهکار گردد و حساب مسئول فروشی که تهیه کرده اید بستانکار گردد.حساب کنترلی مشتریان را بدهکار نمایید و حساب مشتری را بستانکار نمایید.حساب کنترلی را خود حسابدار صفر نماید نه آن مسئول فروش یا فرد دیگری!در آخر نیز حساب مسئول فروش نیز بعد از دریافت همه بدهی مشتریان صفر خواهد شد.با این توضیحات امکان تقلب کمتر خواهد شد.
      ۲٫سعی نمایید دریافت وجه نقد از مشتریان را در مجموعه کاهش دهید چون هر جا که وجه نقد وجود داشته باشد امکان سوء استفاده عمدا یا سهوا به وجود می آید.برای این منظور حسابی جهت واریز وجه توسط مشتریان به ویزیتورها و مسئولان فروش اعلام نمایید.دقت نمایید که این حساب حتما حتما در فاکتورها در قسمت شرح ثبت شود.متاسفانه برخی از ویزیتورها شماره کارت خود را اعلام می نمایند و واریزی مشتری را اعلام نمی نمایند و تا زمانی که فرد حسابداری که در این امر دخیل نبوده حسابهای مشتریان را حسابرسی ننمایید این موضوع مشخص نمی شود و یا ممکن است خود ویزیتورها بعد از گذشت مدت زمان زیادی وجه نقد را از کارت دریافت نموده و به شما ارائه دهند.در صورتی که وقتی شماره حساب مجموعه را اعلام نمایید مشکل عدم اعلام از سوی ویزیتورها یا مسئولان فروش کاهش می یابد.
      ۳٫یکی دیگر از مواردی که می توانید برای کنترل حساب مشتریان و صندوق انجام دهید این است که اسناد را قطعی نمایید با قطعی کردن اسناد امکان تغییر مانده صندوق کاهش می یابد.با قطعی نمودن اسناد از تقلب ها و سوء استفاده ها هم در واحد مالی و هم در بیرون واحد پیشگیری خواهید نمود.
      ۴٫سعی نمایید تا میتوانید در صندوق وجه کمی نگهداری نمایید و تمام واریزی ها را به حساب بانک انتقال دهید و پیامک بانکی خود را فعال نمایید که از واریزی ها و برداشت ها مطلع شوید.
      در کل در بحث فروش مویرگی بسیار باید زیرکانه حسابرسی نمایید و هر از چندگاهی حساب صندوق و برخی از حساب مشتریان را بدون اعلام به حسابداران فروش و ویزیتورها بررسی نمایید چون واقعا امکان سوء استفاده وجود دارد.
      موفق و پیروز باشید.

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید