داستانی واقعی از عدم اجرای کنترل داخلی قوی از سوی یک حسابدار!

2
1907

باسلام خدمت پرشین حساب محترم
کنترل،پایه و اساس حرفه حسابداری می باشد.از یک شرکت بازرگانی گرفته تا تولیدی همه و همه نیازمند کنترل داخلی می باشند:صورتحسابهای بانکی،صورت تنخواه گردان،صورت هزینه های یک ترخیص کار،اسناد پرداختی و اسناد دریافتی،کالاهای موجود در انبار،سفارشات،…وظیفه یک حسابدار تنها ثبت امور روزانه و گزارش دهی به مدیران نمی باشد بلکه تجزیه و تحلیل حسابها و کنترل ارقام یکی از مهم ترین وظایف حسابداران می باشد.
امروز می خواهم یکی از تجربیات واقعی که در زمینه عدم کنترل به موقع در یکی از شرکت ها وجود داشت را برایتان شرح دهم.به طوریکه عدم کنترل به موقع از سوی حسابدار مجموعه و اعتماد به مدیر فروش مجموعه،منجر به ایجاد مغایرتی بااهمیت و ناپدید شدن مبلغ قابل توجهی نقدینگی در آن شرکت شد و متاسفانه مدیریت مجموعه نیز به مدیر فروش خود اعتماد بیش از اندازه داشت.

بیان ماجرای یک حسابدار

شرکت فوق الذکر تولیدی بود و جهت توزیع کالای خود،با چندین فروشگاه همکاری داشت ولی یکی از این فروشگاه ها متاسفانه صورتحساب های فیمابین را با تاخیر زیادی به مجموعه مالی ارسال می نمود.در هر صورتحسابی در واقع همه مبالغ فروش و واریزی های آن حساب لحاظ می گردد ولی این فروشگاه توزیع کننده کالاها،تنها مبلغ واریزی ها و چک هایی که به شرکت ارائه می نمود را در این گزارش قید می نمود و این مورد باعث می شد که حسابدار آن شرکت نتواند کنترل درستی را لحاظ نماید و و از مبلغ درست بستانکاری خود متوجه شود و همین مساله باعث ایجاد مغایرت گردید.اما چگونه؟

این مطلب را هم بخوانید:  خواندن تجربه ، فقط با یک استکان چای قند پهلو

حسابدار مجموعه به بررسی گزارش چک های دریافتی از فروشگاه پرداخت و متوجه شد که برخی چک ها واقعا دریافت نشده یا به نوعی به واحد مالی اعلام نشده است برخی از واریزی ها نیز به همین صورت!یعنی وجه به حساب مدنظری که در ابتدای قرارداد به فروشگاه اعلام شده بود واریز نشده بود.
حسابدار مجموعه با انجام مکاتباتی با واحد مالی فروشگاه متوجه شد که در این ماجرا مغایرتی قابل توجه وجود دارد.اشتباه در کجا بود؟
یا فردی در واحد مالی آن فروشگاه متخطی بود یا پرسنل شرکت که چک ها را دریافت می نمودند.
مدیریت مجموعه نیز بیش از اندازه به مدیر فروش خود اعتماد داشت که همین امر سبب به وجود آمدن مشکلات عدیده گردید.عدم دریافت تضمین از مدیر فروش نیز یکی از اشتباهات مدیریت مجموعه بود.

عواقب اعتماد بیش از حد!

از طرفی مدیر فروش با ارائه شماره حساب شخصی خود و از سویی دیگر افرادی نیز با آگاهی از نحوه گزارش و زمان بر بودن ارائه آن به شرکت،سوء استفاده نموده و چک هایی که از فروشگاه دریافت می کردند را به واحد مالی ارائه نمی نمودند و موجب گردید که مبلغ قابل توجهی وجه نقد در خود مجموعه ناپدید شود.حسابدار مجموعه متوجه مغایرت در حساب شده بود ولی مدیر فروش با زیرکی تمام اعلام می نمود که خود شخصا به آن فروشگاه رفته و موضوع را پیگیری می نماید!و همین موضوع سبب شد که پیگیری این مغایرت مدت ها به طول انجامد و فروشگاه نیز همکاری لازم را با شرکت ننماید.
اگر افرادی که در واحد مالی بودند از ابتدا به صورت کتبی شماره حساب مشخصی را به فروشگاه اعلام و از دریافت چک یا وجه نقد خودداری می نمودند و همچنین به صورت منظم به بررسی گزارشات ارسالی از فروشگاه می پرداختند این مشکلات پیش نمی آمد.

متاسفانه واحد مالی فروشگاه نیز از کنترل داخلی قوی برخوردار نبود چون این نحوه گزارش دهی به شرکت در حرفه حسابداری به هیچ عنوان صحیح نبوده و نمیتوان کنترلی بر آن نمود.
در شکل گرفتن این ماجرا زنجیره ای از عدم وجود کنترل داخلی قوی،عدم وجود حسابرسی داخلی و اعتماد بیش از حد به مدیران نقش داشتند.اگر فردی به عنوان حسابرس داخلی به موقع حساب ها را بررسی می نمود و خود شخصا این موضوع را پیگیری می نمود نه مدیر فروش،زودتر به ناپدید شدن پول ها پی میبرد.

 

این تابستون، شب عید حسابدارهاست! اگر می‌خواهید سهمتون رو از این بازار بگیرید، حتما این ویدئو رو ببینید:

این مطلب را هم بخوانید:  دانلود رایگان فرم زمانبندی کار حسابداری (cpm)

2 دیدگاه ها

    ارسال نظر و سوال

    دیدگاه خود را وارد کنید
    Please enter your name here