منو
1- خطاهایی که مانع تایید و ارسال لیست بیمه میشوند
2- خطاهایی که با وجود آنها لیست تایید می شود اما مشکلات بعدی به دنبال دارند
1- در صورتی که لیست تایید نشده باشد، اصلاح لیست به صورت آنلاین ممکن است
2- در صورت تایید نهایی لیست بیمه، برای انجام اصلاحات باید به صورت حضوری به سازمان بیمه مراجعه شود
آخرین مهلت اصلاح لیست بیمه، پایان مهلت ارسال لیست بیمه است.
یکی از مهم‌ترین تکالیف کارفرما در هر مجموعه اقتصادی، رد کردن لیست بیمه تامین اجتماعی در زمان مقرر است. پیشتر در مورد اهمیت و نحوه ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی از طریق اینترنت و نرم افزار مفصل صحبت کرده‌ایم. همچنین جریمه عدم ارسال لیست بیمه، را کامل توضیح دادیم. تنظیم و تسلیم صحیح لیست بیمه در زمان مقرر از دو نظر حائز اهمیت است؛ از سویی سابقه کار کارگر و استفاده او از خدمات درمانی را تحت تاثیر قرار میدهد و از سوی دیگر، بر اعتبار و صداقت کارفرما نزد سازمان تامین اجتماعی موثر است؛ از این رو در این نوشته قصد داریم شما را با خطاهای ممکن در لیست بیمه و نحوه اصلاح لیست بیمه تامین اجتماعی آشنا نماییم. با ما همراه باشید.
یکی از موارد بسیار مهم در حسابداری حقوق و دستمزد، تهیه لیست بیمه کارکنان یک مجموعه اقتصادی است. اما گاهی حسابدار در تهیه و تنظیم لیست با خطاهایی مواجه میشود. خطاهای احتمالی در لیست بیمه به دو دسته تقسیم میشوند:
گروه اول: خطاهایی که موجب عدم تایید و در نتیجه عدم ارسال لیست بیمه میشوند
گروه دوم: خطاهایی که منعی برای تایید و ارسال لیست بیمه به وجود نمی‌آورند؛ اما موجب بروز مشکل پس از پایان مهلت ارسال لیست میشوند
اصلاح خطاهای گروه اول ساده‌تر است؛ زیرا این خطاها اجازه تایید نهایی لیست بیمه را به کاربر نمیدهد؛ به این ترتیب کاربر میتواند به صورت غیرحضوری و در مهلت مقرر مشکل را رفع نماید.
خوشبختانه جزئیات اشتباهات لیست بیمه در سایت مشخص است. به این ترتیب اصلاح لیست بیمه تامین اجتماعی در این حالت به سادگی امکان پذیر است.
اما گاهی اصلاح گروه دوم خطاها، به دلیل تاخیر در کشف خطا، ممکن است مشکل‌ساز شود. در ادامه نحوه اصلاح هر دو گروه خطا را برای شما عزیزان شرح می‌دهیم.
اصلاح لیست بیمه تامین اجتماعی به دو روش انجام میشود:
♦ آنلاین و از طریق سامانه یکپارچه تامین اجتماعی
♦ حضوری با مراجعه به سازمان تامین اجتماعی
شیوه رفع خطاهای لیست بیمه وابسته به زمان انجام اصلاحات است. در صورتی که برای رفع خطا قبل از تایید نهایی لیست بیمه و همچنین قبل از پایان مهلت تسلیم لیست بیمه اقدام نمایید، امکان اصلاح غیرحضوری لیست بیمه وجود دارد؛ برای این کار باید پس از تنظیم لیست بیمه صحیح، فایل آن را به جای فایل قبلی بارگذاری، تایید و ارسال نمایید.
اما اگر لیست بیمه تایید نهایی شده باشد و یا مهلت ارسال لیست به پایان رسیده باشد، برای رفع خطا باید به صورت حضوری به سازمان تامین اجتماعی مراجعه نمایید.
🔻 نکات
♦ پذیرش و یا عدم پذیرش لیست بیمه اصلاحی وابسته به نظر واحد درآمد سازمان بیمه تامین اجتماعی است؛ زیرا از آنجا که لیست به تایید نهایی کارفرما رسیده است، در صورت عدم کفایت دلایل، واحد درآمد میتواند از پذیرش لیست اصلاحی خودداری نماید.
♦ حتی در صورت پذیرش دلایل و اصلاح لیست بیمه، ممکن است مشمول پرداخت جریمه شوید.
برای اصلاح لیست بیمه تامین اجتماعی به صورت حضوری باید با مدارک زیر، به واحد درآمد سازمان تامین اجتماعی مراجعه و درخواست خود را مطرح نمایید:
♦ رونوشت مهر و امضا شده از لیست اصلاحی
♦ ارائه لیست خطاها همراه با علت وقوع آنها بر روی سربرگ شرکت
♦ یک حلقه سی دی از لیست بیمه اصلاح شده
مهلت ارسال لیست بیمه و پرداخت بیمه کارکنان برای هر ماه، تا پایان ماه بعد تعیین شده است. به این ترتیب یک شرکت باید لیست بیمه و حق بیمه کارکنان خود را برای فروردین ماه، حداکثر تا پایان اردیبهشت ماه تسلیم کند. این موضوع شامل نحوه ارسال لیست بیمه، تدوین لیست بیمه برای ارسال از طریق سامانه، کنترل و بررسی وضعیت لیست بیمه و رفع خطاهای احتمالی موجود در آن و پرداخت حق بیمه نیز خواهد بود. به عبارت دیگر، مهلت اصلاح لیست بیمه تامین اجتماعی تایید نشده، تا پایان مهلت تسلیم لیست و پرداخت حق بیمه کارکنان خواهد بود.
برای اصلاح لیست بیمه بعد از تایید نهایی در صورتی که هنوز مهلت ارسال لیست به پایان نرسیده باشد، شما میتوانید با مراجعه به سازمان بیمه تامین اجتماعی، درخواست کتبی خود را برای اصلاح لیست بیمه تامین اجتماعی به سازمان ارائه نمایید. در این صورت پس از موافقت مسئول مربوطه، میتوانید نسبت به ارسال لیست بیمه متمم اقدام نمایید.
🔻 نکته
لیست بیمه اصلاح شده، لیست بیمه متمم نامیده میشود.
برای کشف علت عدم تایید نهایی لیست بیمه میتوانید بر روی گزینه “نمایش خطاها” در صفحه مربوطه کلیک نمایید. به این ترتیب شرح خطا برای شما نمایش داده میشود.
تایید نهایی لیست بیمه به صورت اتوماتیک انجام میشود و نیروی انسانی شرکت بیمه در انجام آن دخالتی ندارد. به این ترتیب اگر خطا مربوط به موارد زیر باشد، سیستم لیست بیمه را تایید نمیکند:
♦ مشخصات و اطلاعات هویتی فرد
♦ محاسبات و سوابق بیمه اشتباه اعضا بر اساس تاریخ آغاز به کار در لیست بیمه و یا تاریخ ترک کار در لیست بیمه
در صورتی که براساس اطلاعات دریافتی کارگران، تناقضی در محاسبات وجود نداشته باشد، سیستم لیست بیمه را تایید و برای سازمان ارسال میکند.
حذف لیست بیمه تنها قبل از اتمام مهلت ارسال لیست امکان پذیر است. در صورتی که لیست تایید نهایی نشده باشد، امکان حذف آن به صورت آنلاین وجود دارد. اما در صورتی که لیست تایید نهایی شده باشد، برای حذف آن باید یه سازمان بیمه مراجعه و درخواست حذف لیست را به مسئول مربوطه ارائه نمایید. سپس لیست اصلاحی را جایگزین لیست حذف شده نمایید.
جهت حذف یا اصلاح فیش بیمه تامین اجتماعی صادر شده قبل از پایان مهلت ارسال لیست بیمه، باید به صورت حضوری به سازمان بیمه مراجعه و درخواست کتبی خود را ثبت نمایید. به این ترتیب کارشناس مربوطه نسبت به حذف یا اصلاح فیش اقدام خواهد نمود.
گاهی لیست بیمه را بدون مشکل در سامانه تایید و ارسال می‌نمایید؛ اما پس از تایید نهایی مستنداتی به دست می‌آید که نشان میدهد اشتباهات محاسباتی در تنظیم لیست بیمه وجود دارد. سپس شما برای بارگذاری مجدد لیست بیمه اقدام میکنید؛ اما علیرغم وجود مهلت ارسال، با “خطا در بارگذاری لیست بیمه” مواجه میشوید.
برای حل این مشکل باید به شعبه بیمه تامین اجتماعی مراجعه نموده، از کارشناسان درخواست نمایید که قبض نادرست را باطل نمایند. به این ترتیب شما میتوانید لیست بیمه اصلاح شده خود را بدون مشکل بارگذاری نمایید.
🔻 نکته
در صورتی که کارفرما پس از ارسال لیست بیمه و تایید آن، نسبت به واریز مبلغ اشتباه حق بیمه تامین اجتماعی اقدام نماید، مسئولیت این اشتباه بر عهده شخص او خواهد بود.
وقوع اشتباه در ثبت اطلاعات فردی در لیست بیمه به دو صورت ممکن است رخ دهد:
♦ ثبت نادرست اطلاعات هویتی در لیست بیمه ماه جاری
در صورت ثبت نادرست اطلاعات در لیست جاری، لیست بیمه در وضعیت عدم تایید قرار میگیرد؛ تنها با اصلاح لیست بیمه تامین اجتماعی امکان تایید و ارسال لیست وجود خواهد داشت.
♦ ثبت نادرست اطلاعات هویتی از ابتدا در سامانه بیمه
در این صورت شخص باید به شعبه بیمه مراجعه نماید؛ سپس با ارائه مدارک هویتی خود، اصلاح مشخصات خود را از کارشناس مربوطه درخواست نماید.
🔻 نکته
شما میتوانید مشخصات خود را در لیستهای بیمه آتی اصلاح نمایید؛ لیستهای بیمه قبلی قطعی و غیرقابل تغییر هستند.
گاهی حسابدار هنگام بررسی لیست بیمه تایید شده، متوجه از قلم افتادن یک نفر از لیست بیمه میشود. به این ترتیب دو حالت ممکن است رخ دهد:
♦ مهلت ارسال لیست بیمه به پایان نرسیده است
در این حالت حسابدار باید با سی دی از لیست بیمه اصلاح شده و اسناد و مدارک مربوط به حضور آن فرد در کارگاه و درخواست کتبی برای اصلاح لیست بیمه تامین اجتماعی، به واحد درآمد سازمان، شعبه مربوط به کارگاه خود مراجعه و نسبت به اصلاح لیست بیمه اقدام کند.
♦ مهلت ارسال لیست بیمه به پایان رسیده است
در این حالت 3 راه پیش روی حسابدار و کارگر جامانده از لیست بیمه قرار دارد:
1- حسابدار با مدارک حضور فرد در کارگاه و با این شرط که برای آن فرد ترک کار در سیستم ثبت نشده باشد، به سازمان مراجعه نماید؛ سپس با پرداخت حقوق بیمه معوقه کارگر و جرائم متعلقه سوابق بیمه‌ای فرد را ترمیم نماید.
2- حسابدار لیست بیمه اصلاحی ماه یا ماههای مزبور را به سازمان ارسال نماید؛ سپس هنگام مراجعه بازرس بیمه از کارگاه، شرایط را برای او توضیح دهد؛ با تایید کارکرد توسط بازرس بیمه، میزان حق بیمه معوق فرد و جرائم متعلقه برای کارفرما را محاسبه و مطالبه می‌نماید؛ همچنین سوابق بیمه‌ای کارگر ترمیم میشود.
3- کارگر با در دست داشتن اسناد و مدارک اشتغال در زمان مذکور برای ادعای سابقه بیمه به سازمان مراجعه نماید. مدارک مورد نیاز برای این مسئله عبارتند از:
واریز اشتباه حق بیمه تامین اجتماعی برای کارگرانی که ترک کار نموده‌اند، یکی از مواردی است که کارفرمایان با آن مواجه هستند. به این صورت که ترک کار برای کارگران کارگاه در سیستم ثبت نشده است اما شما حق بیمه آنها را در لیست محاسبه و پرداخت نموده‌اید؛ در صورتی که کارگران مذکور در این مدت در جای دیگری مشغول به فعالیت نشده باشند امکان استرداد واریزی اشتباه تامین اجتماعی وجود ندارد؛ اما اگر کارگران در این زمان در محل دیگری مشغول خدمت باشند و بازرس بیمه با مراجعه به کارگاه از این موضوع اطلاع پیدا کند، امکان ثبت درخواست استرداد یا انتقال وجه وجود دارد.
اگر مهلت ارسال لیست به پایان نرسیده باشد، با مراجعه حضوری و ثبت درخواست کتبی اصلاح لیست بیمه و همچنین ارائه مدارک ترک کار کارگر، امکان تغییر لیست و حذف نام از لیست بیمه وجود دارد.
اما در صورتی که مهلت ارسال لیست بیمه به پایان رسیده باشد، معمولا حذف کارگر از لیست ممکن نیست؛ زیرا باید با دلایل محکمی ثابت شود که شخص در مدت مذکور در محل کارگاه مشغول به فعالیت نبوده است.
خیر. لیست بیمه‌های قبلی قطعی و غیرقابل تغییر هستند. در این میان اگر مغایرتی بین اطلاعات ارسالی و اطلاعات واقعی کارگاه وجود داشته باشد و در زمان بازرسی از کارگاه کشف شود؛ در صورتی که کارفرما دلایل قانع کننده‌ای برای عدم افشای آن نداشته باشد، مشمول جرائم سنگینی خواهد شد.
اگر مهلت ارسال لیست بیمه به پایان نرسیده باشد، با ثبت درخواست کتبی و به صورت حضوری امکان اصلاح لیست بیمه تامین اجتماعی جهت ویرایش دستمزد وجود دارد.
اما در صورتی که مهلت ارسال لیست بیمه به پایان رسیده باشد، امکان اصلاح دستمزد وجود ندارد.
یکی از مشکلات نرم افزار بیمه تامین اجتماعی، عدم هماهنگی تاریخ برای سال جدید است؛ که موجب ارسال پیغام خطا در داده‌های ارسالی تامین اجتماعی میشود. برای رفع مشکل تاریخ برای سالهای پس از 1400، باید جدیدترین نسخه نرم افزار بیمه را نصب نمایید. اما در صورتی که در حال حاضر List Disk بر روی سیستم شما نصب شده است، نیاز به نصب مجدد برنامه نیست؛ شما میتوانید تنها فایل prjList را کپی و در مسیر پیش فرض برنامه جایگزین فایل قبلی نمایید.
یکی از ترفندهایی که کاربران برای ساده سازی ارسال اطلاعات لیست بیمه از آن استفاده میکنند، کپی لیست بیمه تایید شده ماه قبل کارگاه برای ماه جاری و سپس اعمال تغییرات متناسب با ماه جدید است. ویژگی این کار، ثبت صحیح اطلاعات ثابت کارگاه مانند اطلاعات هویتی اعضا است.
در سال 1400 برخی از کاربران به دلیل به روز نبودن نرم افزار مورد استفاده، امکان کپی اطلاعات از ماه قبل را نداشتند. برای رفع این مشکل آخرین ورژن نرم افزار List Disk (ورژن شماره 5) را نصب نمایید.
این خطا و خطاهای مشابه مانند 002، 005، 009 و مانند آن که لیست بیمه را در وضعیت عدم تایید قرار میدهند، به دلیل عدم هماهنگی اطلاعات هویتی افراد بروز میکند.
کد خطای 003 به دلیل عدم تطابق شماره ملی فرد با شماره بیمه او رخ میدهد؛ که به دو دلیل ممکن است رخ دهد:
♦ خطای کاربر هنگام ثبت شماره بیمه یا شماره ملی
♦ تعریف نشدن اطلاعات اشتغال فرد در شرکت مورد نظر برای سازمان بیمه
گاهی هنگام تکمیل و ارسال لیست بیمه کدهای خطایی برای کاربر نمایش داده میشوند؛ که عدم رفع مشکلات آنها مانع از ارسال لیست میشود. مانند: “با توجه به وضعیت کاربری، امکان ورود به سیستم وجود ندارد”. عموما این خطا و خطاهای مشابه آن به دلیل ناهماهنگی اطلاعات ورودی به سیستم با اطلاعات ثبت شده در سامانه بیمه تامین اجتماعی رخ میدهد. در ادامه به چند مورد از این کدها و نحوه رفع خطای مربوطه اشاره میکنیم.
خطای 012 به دلیل عدم تطابق تعداد روز کارکرد کارگر با تاریخ شروع و ترک یا پایان کار او رخ میدهد. به عنوان مثال اگر تاریخ آغاز به کار در لیست بیمه میانه ماه باشد و شما تعداد روز کارکرد فرد را در آن ماه 30 روز ثبت نمایید با این خطا مواجه میشوید.
خطای 010 مربوط به تاریخ ثبت ترک کار، کارگران خارج شده از مجموعه است. موضوع از این قرار است که اگر کارگری در میانه ماه از مجموعه جدا شود، تاریخ ترک کار در لیست بیمه همان ماه قابل ثبت است؛ اما اگر کارگری تا پایان ماه با مجموعه همکاری نماید و تاریخ ترک کار در آخرین روز آن ماه ثبت شود، سیستم خطا (010) میدهد. برای حل این مشکل باید تاریخ ترک کار فرد را در لیست بیمه ماه بعد و در اولین روز ثبت نمایید.
این خطا با شرح “پیمان در محدوده تاریخ وارد شده معتبر نیست” به معنای پایان تاریخ قرارداد شرکت با طرف مقابل، قبل از تاریخ ثبت لیست بیمه است. برای رفع این مشکل پس از بررسی صحت ثبت شماره قرارداد و تاریخ آن در صورتی که قرارداد را تمدید نموده‌اید، یک نسخه از آن را به شعبه بیمه تحویل دهید؛ به این ترتیب پس از ثبت قرارداد در سیستم مشکل تایید لیست بیمه شما مرتفع خواهد شد.
برای یک مجموعه اقتصادی امکان ارسال دو لیست بیمه در یک ماه وجود ندارد. اما ارسال نام اشخاص در چند لیست بیمه به شرطی که مبالغ واریزی بیشتر از سقف قابل پرداخت حق بیمه نباشد، ایرادی ندارد.
پیشنهاد ما
یکی از مهم‌ترین تکالیف صاحبان کسب و کارها موارد ارسالی برای سازمان بیمه تامین اجتماعی است. از این رو اساتید ما در تیم پرشین‌حساب دوره حسابرسی و دفاعیات بیمه را برای آشنایی شما با جزئیات و ریزه‌کاری‌های تکالیف بیمه‌ای تهیه نموده‌اند. این فرصت را از دست ندهید.
