چگونگی ثبت و نگهداری مدارک و اسناد حسابداری در شعب و مرکز

حسابداری شعب

” شرکتی با یک برند و عنوانی با مجوز وزارت ……. فعالیت دارد که بخش یا شعب مختلفی برای تحقق اهداف این برند با مجوزهای لازم فعالیت دارند. لذا به دلیل حجم بالای تراکنش ها بنده قصد دارم بصورت ماهانه خرید و فروش و دریافتی و پرداختی و کلا حساب ها رو بصورت کلی و نه جزئی ثبت کنم تا با گزارشات, هر بخش را بتوانم کنترل کنم. چرا که در ماه حدود 6،7 هزار تراکنش انجام میشود. آیا اشکالی دارد؟ ”

نمونه سوالی که در خصوص عملیات مالی و مالیاتی شعب، یکی از دوستان با آن مواجه شده است. این نمونه سوالات را باید به نحوی پاسخ داد که هم به جنبه حسابداری آن توجه شده باشد هم مباحث مالیاتی آن رعایت گردد. امروز برای شما این موضوع مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

زمانی که شرکت به دلیل وسعت فعالیت، از نظر جغرافیایی، در مناطق دیگری به فعالیت بپردازد، در واقع شعبه ای را ایجاد کند، نیازمند رعایت اصولی است که مدیریت مجموعه بایستی آن ها را رعایت نماید. شعبه شخصيت حقوقي مستقلی ندارد.

عملیات حسابداری شعب

شعب و مرکز ملزم به رعایت اصولی هستند که در استانداردهای حسابداری تعاریفی از آن قرار داده شده است. دو روش برخورد با عملیات حسابداری شعب وجود دارد. اگر شعب به طور مستقل اقدام به نگهداری دفاتر قانونی کند یعنی از سیستم حسابداری غیر متمرکز استفاده نموده است و در پايان هر دوره مالی لازم است تا تراز آزمايشي شعبه جهت ترکیب با صورتهاي مالي دفتر مرکز به دفتر مرکزی ارسال گردد.

اگر شعبه فاقد هر گونه دفاتر قانونی باشد لازم است تا اطلاعات برای ثبت در دفتر مرکز به دفتر مرکزی ارسال شود که در این صورت از سیستم حسابداری متمرکز استفاده شده است. پس لازم است تا در ابتدای انجام عملیات شعبه، مدیریت به انتخاب یکی از این دو روش بپردازد و مسیر خود را مشخص نماید؛ تا از رد دفاتر قانونی پیشگیری نماید.

کالاهای ارسالی از شعبه به مرکز به چه بهایی ثبت خواهد شد؟

1. ارسال کالا به بهاي تمام شده
2. ارسال کالا به بهاي تمام شده بعلاوه چند درصد
3. ارسال کالا به قيمت فروش

در هر کدام از این روش ها حسابهایی در گردش خواهند بود که در نهایت سود یا زیان مرکز از گردش این حساب ها تعیین خواهد شد.

اما در کنار مباحث حسابداری شعب که تشریح نمودن چگونگی ثبت های حسابداری این سه روش نیازمند یک جلسه آموزشی ویژه می باشد، پرداختن به مباحث مالیاتی آن است. در مورد این فرآیند با ذکر نکاتی از علاقه مندان و حسابداران عزیز درخواست می شود که در روند اجرایی  فعالیت های به آن ها توجه نمایند.

مورد مهم در خصوص دفاتر قانونی است. طبق ماده 15 آیین نامه تحریر دفاتر موسساتی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش های حسابداری خود خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر پلمب شده باشند، لااقل سالی یکبار ( تا قبل از بستن حسابها در حسابداری) و در غیر این صورت ماه به ماه در دفاتر مرکز موسسه ثبت نمایند.

قبل از آن هم در زمانی که مدیر مجموعه برای تشکیل پرونده به حوزه مالیاتی خود مراجعه نماید لازم است تا اطلاعات شعب خود را در پرونده لحاظ نماید. اما نکته مهم تفاوت شعب با نمایندگی هاست که گاها مودیان را دچار مشکل میکند. نمایندگی های موسسات هیچ گونه تعهدی را برای مرکز از منظر دفاتر قانونی ایجاد نمیکند. در واقع نمایندگی یک واحد مجزاست و باید پرونده مالیاتی برای خود تشکیل دهد در صورتی که شعب اینگونه نیست.

در هر صورت توجه به این موارد در امور حسابداری شعب امری مهم و کاربردیست که لازم است حسابداران و مدیران از آنها آگاه باشند. با آرزوی موفقیت برای همه عزیزان.