منو
انبارگردانی یکی از اصول اجرایی پایان سال مالی است. براساس استانداردهای حسابداری حداقل هر سال برای یکبار انبارگردانی باید در انبارهای شرکتهای بازرگانی، تولیدی و صنعتی صورت گیرد
۱. فرم مجوز خروج
۲. برگ درخواست جنس از انبار
۳. حواله انبار
۴. حواله انبار محصول
۵. برگ برگشت کالا به انبار
۶. رسید انبار
۷. برگ رسید مستقیم (مستقیم مصرف)
۸. رسید موقت یا اعلامیه وصول کالا
انبارگردانی فرایندی است که در دوره های مختلف از جمله انتهای سال مالی انجام میشود. انبارگردانی در واقع این روش یکی از رایج ترین و دقیق ترین روش های کنترل موجودی انبارها به شمار میرود. ما در این مقاله در مورد فرایند انبارگردانی و فرم های مورد استفاده در انجام این امور میپردازیم. با ما همراه باشید.
به محلی که یک یا چند نوع کالای صنعتی، بازرگانی، مواد اولیه یا فرآورده های مختلف که برپایه ی یک سیستم صحیح طبقه بندی شده اند را انبار میگویند. انبار از لحاظ شکل به سه دسته پوشیده ،سرپوشیده یا هانگارد و باز یا محوطه دسته بندی میشود.
انبارگردانی یکی از اصول اجرایی پایان سال مالی است. براساس استانداردهای حسابداری حداقل هر سال برای یکبار انبارگردانی باید در انبارهای شرکتهای بازرگانی، تولیدی و صنعتی صورت گیرد.
البته با توجه به ابعاد و اهمیت کالاها این زمان میتواند کوتاه تر هم در نظر گرفته شود. در کل انبارگردانی به منظور ایجاد اطمینان از وجود کمی و کیفی و کنترل کالاها انجام می شود.
از جمله کارهایی که در زمان انبارگردانی اجرا خواهد شد:
هدف مهم از انبارگردانی کنترل موجودی که یکی از اقلام مهم دارایی ها است و همچنین کنترل ارزش موجودی است که تاثیر قابل ملاحظه ای در میزان سود و زیان شرکتها دارد. به همین دلیل در هر دوره مالی لازم است که یک شرکت حسابداری و حسابداران دست کم یکبار کل موجودیهای شرکت را شمارش نمایند تا از عدم مغایرت موجودیها با کاردکس حسابداری و کاردکس موجودی انبار اطمینان حاصل شود.
فقط هنگامیکه که موجودی کالا محدود و کم باشد شرکت حسابداری و حسابداران لزومی به انجام انبارگردانی نمی بینند. در غیر این صورت برای کنترل موجودی انبار به یک سیستم و روش صحیح و دقیق نیاز است.
در کنار کنترل موجودی و ارزش آن، انبارگردانی به اهداف زیر نیز انجام میشود:
ایجاد اطمینان از اعداد بکار رفته در صورتهای مالی
جداسازی اجناس ضایع شده (غیرقابل مصرف) و ایجاد نظم در انبار
افزایش صحت عملکرد حسابداری انبار و انباردارها
در ادامه توضیحاتی مربوط به هریک را میگوییم:
این نوع از انبارگردانی با هدف تعیین موجودی پایان دوره برای تعیین سود و زیان مجموعه کاربرد دارد. از این رو انبارگردانی پایان سال در انتهای سال مالی و برای بررسی تطابق موجودی پایان دوره با کاردکس‌های حسابداری برای انتقال به سال بعد انجام میشود.
انبارگردانی میان دوره پس از پایان نیمه اول سال مالی انجام میشود؛ به این ترتیب مغایرت در موجودی انبار و کاردکس‌ها (در صورت وجود) به سهولت قابل پیگیری و رفع شدن خواهد بود.
در برخی فعالیت‌های اقتصادی که گردش ورود و خروج محصولات در آنها زیاد است و یا محصولات از ارزش بالایی برخوردار هیتند، فرآیند انبارگردانی در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر انجام میشود.
این نوع از انبارگردانی که انبارگردانی ناگهانی نیز نامیده میشود، بدون زمان بندی مشخص و به دلایلی نظیر بررسی صحت موجودی اعلامی انبار و یا تعویض انباردار انجام میشود.
1- شرکت حسابداری و یا حسابداران با نظارت کردن دقیق بر موجودی انبار، از افزایش یافتن بیش از حد کالاها در انبار جلوگیری میکنند و درنهایت از خرابی کالاها و زیانهایی که به دلیل تغییر قیمت کالاها ایجاد میشود جلوگیری به عمل می اورند.
2- دریافت و استقرار صحیح کالاها، حفاظت از آنها و در دسترس بودن موجودی ها در انبار به آسانی انجام میشود و نیازهای سازمان به موقع برطرف میشود.
3- جلوگیری از سفارشهای تکراری
4- اطلاعات مورد نیاز مدیران در رابطه با مقدار موجودی کالا و میزان مصرف آن به موقع تهیه و شمارش به آسانی صورت میگیرد.
تگ کالا به برگه ای گفته می شود که در آن نام کالا، کد کالا، محل قرار گیری وجود دارد. بر اساس استاندارد سه ستون برای ثبت اطلاعات شمارش بر روی هر تگ قرار داده میشود. اغلب نرم افزارهای انبار نیز قابلیت ایجاد تگ را در سیستم انبار در حین انبارگردانی دارند. مانند نمونه:
فرآیند انبارگردانی باید با حضور انباردار و حسابرس و مسئول انبارگردانی انجام شود. در پایان طبق گزارش انبارگردانی، کسری و اضافات به مدیریت گزارش می شود تا تصمیم گیری در خصوص صدور سند تعدیل انبار و سند حسابداری اضافات و کسری ها اتخاذ گردد. اگر بعد از اجرای انبارگردانی کسری یا اضافات انبار وجود داشته باشد کل خالص اضافات و کسری ها به بهای تمام شده بسته خواهد شد. ثبت حسابداری کسر یا اضافات انبار بعد از اجرای عملیات انبارگردانی به صورت زیر خواهد بود:
در صورتی که اضافات انبارگردانی داشته باشیم و بر اساس مبنای ثبت، مدارک انبارگردانی و تاریخ، ثبت پس از عملیات انبارگردانی پایان سال بشرح ذیل صورت میگیرد:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| موجودی مواد و کالا | **** | |
| سایر درآمد ها و هزینه های عملیاتی | **** | |
| کسری و اضافات انبارگردانی | **** |
در صورتی که کسری انبارگردانی داشته باشیم و بر اساس مبنای ثبت ، مدارک انبارگردانی و تاریخ ، ثبت پس از عملیات انبارگردانی پایان سال بشرح ذیل صورت می گیرد:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| سایر درآمدها و هزینه های عملیاتی | **** | |
| کسری و اضافات انبارگردانی | **** | |
| موجودی مواد و کالا | **** |
سوالی در خصوص موجودی ها و فاکتورهای خرید مواد
اگر یک فاکتور ارزش افزوده دار سال 99 رو به هر دلیل در سال 99 ثبت نکرده باشیم و الان در سال 1400 بخواهیم آن را ثبت کنیم چطوری باید ثبت بزنیم؟ تکلیف ارزش افزوده چه می شود؟
پاسخ : در صورتی که روش موجودی یابی هم دایمی است و فاکتور مربوط به موجودی کالا است ، شما یک سند اصلاحی در فصل بهار بزنید و اظهارنامه ارزش افزوده رو نیز اصلاح کنید و در صورت ارسال گزارش معاملات فصلی، آنرا نیز اصلاح کنید.
در ادامه به توضیح جزئیات بیشتر میپردازیم:
دستورالعملی برای شمارش توسط هماهنگ کننده ارائه خواهد شد که باید به طور کامل مورد بررسی قرار گیرد. وجود هرگونه مشکل باید قبل از شروع شمارش اطلاع داده و بر طرف گردد. مراحل قبل از آغاز شمارش به صورت زیر است:
1- انبارگردانی موجوديهای جنسی از ساعت …….. صبح مورخ ……/………/…….13 آغاز و در ساعت…………… مورخ ……/………/…….13 خاتمه مي يابد.
2- مسئول انبار گرداني قبلا انبار را مورد بازديد قرارداده ودرصورت وجود اشكال درهرزمينه (چيدمان والصاق تگ كالا ؛ امكانات موردنياز و…) قبل از شروع عمليات شمارش ؛ موارد مشاهده شده را با مسئولين مربوطه حل نمايد.
3- مشخص نمودن کلیه مواد و کالاهای ضایعاتی از دیگر موجودی ها
4- تفکیک نمودن کلیه اقلام راکد و معیوب از دیگر موجودی ها
5- جدا نمودن مواد و کالاهای امانی دیگران نزد شرکت از دیگر موجودی ها
6- گروههاي شمارش در قالب ………… تيم …………. نفره و مسئول ثبت كه توسط مسئول انبارگردانی تعيين می گردند در زمانهای مقرراقدام به انبارگرداني مي نمايند ضمنا افراد فوق الذكر قبلا آموزش كافی ديده باشند.
7- پيش از اجراي موجودي برداري شماره و تاريخ آخرين رسيد و حواله منتهی به تاريخ شروع موجودي برداري توسط مسئول انبارگردانی اخذ و يادداشت گردد.
8- اقلام به شكلی چيده شده باشند كه شمارش به آساني انجام پذيرد و تگها بر تك تك كالاها نصب شده باشند و اگر كالايي مازاد بوده وچون جزء موجودی نبوده تگ ندارد بايد بدان تگ سفيد اختصاص يافته تا در شمارش منظور گردد.
9- در مواقع استثنائی كه نياز میرم به ورود و خروج كالا از انبار در زمان انبارگردانی باشد حتما بايد با نظارت هماهنگ كننده انجام و حواله و رسيدهای مذكور بايد توسط هماهنگ كننده انبارگردانی امضا و مشخص گردد كه خروج يا ورود كالا قبل و يا بعد از انبارگردانی بوده است.
10- با توجه به اعلام روزها و ساعات شمارش انبار؛ به قسمت هاي مختلف كارگاه چند روز قبل از انبارگردانی؛ لازم است عوامل اجرايی جهت برآورد و دريافت احتياجات خود و يا صدور سند و ………… قبل از روزهای تعيين شده به انبار مراجعه نمايند.
در ساعات تعیین شده از قبل، گروههای ویژه برای عملیات شمارش در محل های مربوط به خود مستقر شده و بعد از شمارش هر یک از اقلام برگه های مربوط به شمارش هر یک از اقلام را کامل امضاء نمایند.
موارد تکمیلی مرحله در حين شمارش به صورت زیر است:
1- مسئولين انبارها نبايستي در امر شمارش دخالت مستقيم داشته باشند.
2- به منظور سهولت در امر شمارش از تگ های تهیه شده که دارای سه قسمت بشرح زیر است استفاده میگردد.
3- هر قسمت دارای (شرح _کد_واحد کالا) نام انبار _نام و نام خانوادگی شمارشگر و ناظر است.
4- موجودی برداری توسط گروههای دونفری انجام میشود. يك فرد شمارش را انجام داده و فرد ديگر ضمن تائيد شمارش؛ آن را ثبت نمايد. تا آنجا كه امكان دارديكی از افراد گروه دونفری بايد به گونه ای انتخاب گردد. كه با موجوديها آشنا بوده و به آسانی بتواند نوع ومشخصات موجوديها را با مشخصات ثبت شده تطبيق داده و درصورتيكه مشخصات برروي اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تشخيص دهد.
5- چنانچه موجوديهايي براساس وزن ثبت ميشوند اطمينان حاصل شود تا وسائل لازم براي توزين در دسترس باشد.
6- پس از شمارش موجوديهاو جمع آوري تگ هاي اولين شمارش؛ داده ها توسط مسئول ثبت اسنادبه كامپيوتر وارد و قلام مغايرت دار توسط تيم بعدي شمارش دوم ؛ و در صورت مغايرت بعدي در شمارش سوم توسط تيم جديد شمارش وشمارش سوم نهايي تلقي ميگردد.
7- براي جلوگيری از شمارش مجدد و يا شمارش نشدن پاره اي ازموجوديها؛ شمارش بايستی به شكل اصولی انجام پذيرد و مثلاُ موجوديها را رديف به رديف (از ابتدا تا انتها) شمارش نموده و اجناس شمارش شده را با علامت گذاری مشخص نمائيد.
8- امضاء تمام تگ هاي شمارش و هرگونه اصلاح در آنها بوسيله تيم شمارشگر هر مرحله ضروري است.
9- موجوديهاي معيوب_ فاسد_كم مصرف و غير استاندارد بايد با ذكر مورد دربرگه هاي شمارش ثبت و در صورت نهايی انبارگرداني انعكاس يابد.
10- بطور نمونه بايد محتويات تعدادي از موجوديهای سربسته توسط گروههاي شمارش كننده موردشمارش قرار گيرد.
11- در مورد اقلامي مانند مصالح باسنجش خاص ؛ يا نظر كارشناسان (دفترفنی) بطور نسبتا معقول برآورد گردد.
12- پس از شمارش در پایان هر روز کلیه انبارها با حضور ناظر حسابرسی _انباردار _و توسط هماهنگ کننده انبار گردانی پلمپ و در روز بعد توسط افراد فوق فک پلمپ میشود.
13- در زمان انبارگردانی عملیات تحویل و تحول در کلیه انبارها متوقف است.
بعد از اتمام عملیات شمارش و تکمیل برگه های شمارش لازم است سرپرست شمارش برگه ها و تگ های شمارش اقلام را جمع آوری نموده و تمامی آنها را در اختیار هماهنگ کننده انبارگردانی قرار دهد. مراحل بعد از شمارش موجودی ها در موارد زیر آمده است:
1- كليه تگ هاي شمارش (شامل تگ هاي استفاده شده باطل شده و استفاده نشده) به مسئول انبارگردانی جهت كسب اطمينان ازاستفاده درست از تمام برگه هاي شمارش تحويل شوند.
2- بررسي مغايرت واصلاح مدارك پس از تاييد مديريت امكان پذير خواهد بود.
3- صورت نهايي انبارگردانی توسط مسئول انبارگردانی تهيه تا پس ازتاييد مسئولين شمارش ومسئول انبار و سرپرست كارگاه جهت هرگونه تصمیم گیری در خصوص کسری و اضافات موجودی ها به مدیریت مالی ارجاع میشود.
1- فراهم نمودن کلیه تسهیلات (ایاب و ذهاب ، غذا ، پذیرایی ، بهداشت و …) جهت پرسنل شرکت کننده در انبارگردانی و ناظرین.
2- همکاری لازم براساس نیاز هماهنگ کننده انبارگردانی.
3- تهیه و تسویه آخرین تنخواه های موجود تا قبل از انبارگردانی ودر اختیار قراردادن مستندات مربوطه به نماینده محترم موسسه حسابرسی.
1- دریافت کلیه فاکتورها از تأمین کنندگان و تحویل به امور مالی
2- اولویت دادن به خریدهای ضروری
3- هماهنگی با پیمانکاران در خصوص دریافت کالا تا قبل از انبارگردانی و عدم دریافت در زمان فوق الذکر
4- تهیه و تسویه تنخواه گردان موجود تا قبل از انبارگردانی ودر اختیار قراردادن مستندات مربوطه به نماینده محترم موسسه حسابرسی
1- پیش بینی و برآورد اقلام مورد نیاز و عودت اقلام اضافی تا دو روز قبل از انبارگردانی.
2- با توجه به پیچیدگی های محاسبه کار در جریان ساخت میبایست حتی المقدور موجودی کالای در جریان ساخت پایان دوره جهت شمارش به صفر و یا حداقل ممکن برسد.
3- صورت ریز کلیه قطعات و لوازم و مواد مصرفی پای کار و کالاهای ساخته شده توسط سرپرستان قسمتهای مختلف تهیه و تا قبل از آغاز عملیات انبارگردانی به سرپرست گروه انبارگردانی تحویل گردد.
4- صورت ریز قطعات یدکی و مصرفی توسط سرپرستان واحدهای تعمیر و نگهداری تأسیسات ، ماشین آلات و … تهیه و تا قبل از آغاز عملیات انبارگردانی تحویل سرپرست انبارگردانی گردد .
در ادامه نمونه ای از دستورالعمل و فرم انبارگردانی و همچنین امکان دانلود فرمهای انبارگردانی را خواهیم داشت.
پایان سال مالی…………
به منظور انجام صحیح و نظام مند عملیات انبارگردانی پایان سال مالی ……………… دستورالعمل انبارگردانی به شرح ذیل جهت اجرا ابلاغ میگردد. این عملیات از تاریخ ……………………. آغاز و در مورخ …………………. به پایان خواهد رسید عملیات مذکور با رعایت ضوابط ذیل انجام خواهد شد:
عملیات شمارش شامل موارد ذیل می شود:
۱-۱-شمارش موجودی مواد اولیه و کار در جریان ساخت (واقع درانبار ………….. به نشانی …………………………..)
۲-۱- شمارش موجودی …………………….. (واقع درانبار ………….. به نشانی …………………………..)
۳-۱- شمارش موجودی قطعات و سایر موجودیها (واقع درانبار ………….. به نشانی …………………………..)
نظارت کلی و سرپرستی شمارش برعهده هماهنگ کننده است وظایف هماهنگ کننده به شرح ذیل است:
سرپرست شمارش هدایت کلی گروههای شمارش را برعهده دارد و وظایف وی به شرح زیر است:
شمارش توسط …….. گروه مرکب از یک نفر مسوول و یک نفر شمارشگر انجام خواهد شد.
وظیفه مسوول گروه شمارش نظارت بر شمارش صحیح شمارشگر و ثبت شمارش در اوراق مربوط است.
وظیفه شمارشگر شمارش اقلام موجودی است.
شمارش در دو نوبت به ترتیب ذیل انجام خواهد شد:
۱-۳- برگه های شمارش مطابق نمونه پیوست با استفاده از سیستم مکانیزه توسط هماهنگ کننده تهیه و در اختیار سرپرست شمارش قرار خواهد گرفت.
۲-۳- قبل از آغاز عملیات شمارش آخرین شماره سریال رسید، حواله و برگشتی توسط هماهنگ کننده طی صورتجلسه ای ثبت و به امضای هماهنگ کننده ، مسئول شمارش و مسئول انبار خواهد رسید خواهد شد.
۳-۳- اوراق شمارش بنا به صلاحدید سرپرست شمارش بین گروههای شمارش تقسیم خواهد شد.
۵-۳- در طول مدت شمارش هرگونه ورود و خروج در صورت ضرورت فقط با نظر سرپرست شمارش و امضای برگه های ورود و خروج توسط هماهنگ کننده و با تایید نماینده حسابرسان حسابداری دات کام مستقر در شرکت انجام خواهد شد.
۶-۳- پس از انجام شمارش برگه های شمارش توسط سرپرست شمارش جمع آوری و به هماهنگ کننده تسلیم می گردد و با نظارت وی شمارش در سیستم مکانیزه ثبت خواهد شد. در نهایت سیستم مکانیزه با مقایسه شمارش و کارتهای انبار لیست مغایرت شمارش اول را ارائه خواهد کرد.
۷-۳- در شمارش دوم تنها اقلامی که موجودی آنها طی شمارش اول دارای مغایرت بوده مجددا شمارش خواهد شد، پس از شمارش دوم لیستهای شمارش مجددا در رایانه ثبت و با مقایسه شمارش و کارتهای انبار صورت مغایرت نهایی تهیه خواهد شد.
مسوولان انجام انبارگردانی افراد ذیل هستند:
۱-هماهنگ کننده: ………………..
۲-سرپرست شمارش: …………….
در این قسمت به فرمهای مربوط به ورود و خروج کالا از انبار میپردازیم. در پایان مقاله امکان دانلود فرمهای انبارگردانی وجود دارد.
در ادامه به توضیح هر فرم میپردازیم:
این فرم معمولا توسط واحد دریافت و توزیع جهت خروج کالا از کارخانه مورد استفاده قرار می گیرد که البته تنظیم این فرم و امضاء آن منوط به مجوز کتبی قبلی از بالاترین مقام است.
این فرم جهت دریافت کالا از انبار مورد استفاده قرار می گیرد و توسط مصرف کننده پر می شود و دارای کاربردهایی به شرح ذیل است:
این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می شود و توسط انبار پر می شود و دارای کاربردهای زیر است:
این فرم جهت تحویل کالا از انبار محصول به خریداری صادر شده و توسط قسمت انبار محصول یا فروش تنظیم می شود.
هنگامیکه مازاد کالای دریافتی به انبار برگردانده می شود تنظیم می شود و توسط انبار یا برگشت دهنده تکمیل می گردد و دارای کاربردهای زیر است:
هنگام دریافت کالا و رسید کالا به انبار ،این فرم به منزله تائید تحویل کالا به انبار بوده و توسط انباردار تنظیم میشود و دارای کاربردهای زیر است:
در شرایطی که اقلام خریداری شده میبایستی مستقیما به درخواست کننده تحویل شود این فرم توسط انباردار تنظیم می گردد. علت تحویل مستقیم میتواند متنوع باشد مانند حجم کالا ،گردش کم که نیاز به نگهداری در انبار ندارد و بصورت موردی خریداری می گردد. فرم رسید مستقیم زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که ما بخواهیم کالایی را بدون فوت وقت و در سریعترین زمان به واحد درخواست کننده تحویل دهیم.
پیشنهاد میشود بخوانید: ثبت کسر و اضافات انبار
استفاده از فرم رسید مستقیم به نوع کالا و شرایط درخواست واحد درخواست کننده دارد.معمولا از فرم رسید مستقیم در سازمان ها و شرکت هایی استفاده می گردد که کالاهای مورد درخواست برای واحد درخواست کننده مورد نظر بسیار حیاتی است و یا اینکه گردش آن کالا در انبار بسیار پائین بوده و لزومی به نگهداری کالا در انبار وجود ندارد.در این صورت شرکت ها از فرم رسید مستقیم استفاده می نمایند.
این فرم دارای کاربرد ذیل است:
این فرم در محل واحد دریافت کالا و توسط مسئول آن واحد تنظیم می گردد و مشخص کننده این است که جنس وارد شرکت یا کارخانه گردیده. این فرم کاربردهای زیر را دارد:
همراهان گرامی شما میتوانید با یک کلیک بروری لینک زیر فایل اکسل انبارگردانی را که شامل فرم ورود و خروج کالا از انبار، فرم های انبارداری، فرم انبارداری، فرم خام انبارگردانی و در کل دانلود فرمهای انبارگردانی است به صورت رایگان دریافت نمایید:
در این قسمت دو ویدئو کوتاه مرتبط با انبارگردانی و ثبت رسید انبار در نرم افزار قابل نمایش است:
