10 روش کنترل داخلی حقوق و دستمزد

به نام خدا و سلام، قبل از اینکه چند آیتم جهت کنترل حقوق و دستمزد را خدمت شما توضیح دهیم لازم است با اجزا اصلی سیستم حقوق و دستمزد بیشتر آشنا شوید سپس 10 روش کنترل داخلی حقوق و دستمزد را برایتان شرح می‌دهیم.

دوایر اصلی کنترل حقوق و دستمزد 

واحدهای تولیدی، جهت کنترل حقوق و دستمزد از دوایری مثل کارگزینی، برنامه‌ریزی تولید، زمان‌سنجی، ثبت اوقات کار، دایره حقوق و دستمزد و دایره حسابداری بهای تمام شده استفاده می‌کنند. این دوایر اطلاعات لازم را جمع آوری، ثبت، نگهداری و به به سایر واحدهای مرتبط ارائه می‌دهند. اما دوایر اصلی جهت کنترل حقوق و دستمزد که در همه شرکت‌ها بسته به اندازه فعالیت وجود دارد به صورت زیر است:

دایره کارگزینی

وظیفه تهیه و تدوین دستورالعمل‌ها و آیین نامه‌های استخدامی را که منطبق بر قوانین کار و امور اجتماعی باشد، بر عهده دارد و دیگر موارد اجرایی این بخش آموزش کارکنان، نحوه استفاده از مرخصی و تعیین شرح وظایف و انتقال پرسنل به سایر بخشها ‌می‌باشد.

دایره ثبت ورود و خروج

کنترل‌های حضور و غیاب از طریق روشهای مختلف از جمله دستی و دستگاهی را کنترل می‌کند و در حقیقت نقش دژبانی ارتشی‌ها را پیاده سازی می‌کند.

دایره حسابداری حقوق و دستمزد

این بخش وظیفه تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد و تعیین مبلغ قابل پرداخت را بر عهده دارد و در واقع اسناد و مدارک حقوق و دستمزد هر یک از پرسنل در این بخش نگهداری می‌شود. معمولا در شرکت‌های کوچکتر، یک نفر و یا حسابدار کلیه امورات مربوط به این 3 بخش را اجرا می‌کند. ولی متاسفانه برخی از شرکتها نه سیستم منظ‌می ‌برای محاسبه حقوق و دستمزد دارند و نه پارامترهای کنترلی زیر را به خوبی رعایت ‌می‌کنند.
شاید تعداد زیادی از شرکتها موقعی متوجه عیب و نقص‌های سیستم کنترلی حقوق و دستمزد خود ‌می‌شوند که پای دستورالعمل‌های حسابرسی به میان بیاید. امروز چند تکنیک کاربردی در این حوزه را تشریح ‌می‌کنیم.

10 تکنیک کاربردی برای کنترل حقوق و دستمزد

1-هرگونه استخدام یا بکارگیری نیروی انسانی بر اساس آیین نامه های مربوط و مصوبات خاص انجام ‌شود.

2-پرونده های پرسنلی به نحو مناسب تنظیم و به خوبی محافظت ‌‌شود.

3-مکانیزم مشخصی برای کنترل ورود و خروج کارکنان وجود داشته‌باشد.

4-مجوز هر یک از موارد زیر توسط اشخاص مستقل از مسئولین تنظیم سیستم حقوق و دستمزد و پرداخت آن صادر ‌‌شود:

الف-تغییرات کارکنان در لیست حقوق و دستمزد

ب-تعیین نرخهای حقوق و دستمزد و تغییرات آن

ج-کسور مازاد بر کسور قانونی

5-در مواردی که حقوق و دستمزد کارکنان بر اساس ‌میزان تولید / فروش پرداخت ‌می‌شود:

الف-لیست حقوق متکی به گزارشات تولید/ فروش ‌می‌باشد و توسط مقام مسئولی تایید ‌‌گردد.

ب-اضافه کار کارکنان به اسناد و مدارکی دال بر تصویب آن قبل از انجام بوده و ‌میزان اضافه کار انجام شده توسط مقام مسئولی مورد تایید قرار ‌گیرد.

6-کنترل‌های کافی جهت حصول اط‌مینان از صحت محاسبات لیست حقوق و دستمزد به عمل ‌‌آید.

7-در صورت پرداخت حقوق و دستمزد از طریق واریز به حساب‌های بانکی کارکنان صدور چک،لیست ارسالی جهت بانک/چک‌های صادره از نظر نام کارمند، شماره حساب و مبلغ خالص پرداختنی، توسط اشخاص مستقل از تهیه‌کنندگان لیست حقوق و دستمزد مقایسه ‌شود.

8-کنترل‌های لازم نسبت به ثبت صحیح کلیه اطلاعات مربوط به لیست حقوق و دستمزد در دفاتر به‌عمل ‌‌آید.

9-اخذ ضمانت قابل قبول از کارکنان حین انعقاد قرارداد الزا‌می‌است، هر کارمند به نسبت جایگاه و سمتی که دارد ‌می‌بایست حداقل یک معرف و سفته مطمئن به مجموعه‌ای که قرار است در آن قرار بگیرد، ارائه کند.

10-نیروهای کارآموز و یا ساعتی باید قرارداد مشخص و متفاوت از سایر کارکنان داشته باشند.

سربلند باشید