آموزش گام به گام تنخواه گردان

0
662 بازدید
آموزش گام به گام تنخواه گردان

تعریف تنخواه و تنخواه گردان:

تنخواه، مبلغی است که برای سهولت در پرداختهای جزئی و رفع نیازهای مالی کوچک که به‌طور مستمر در شرکت اتفاق می افتد (مثل:هزینه‌های ایاب و ذهاب، پرداخت قبوض و…) یا انجام خریدهای جزئی که در مجموع دارای مبلغ با اهمیت است و یا مبلغ آن به‌طور دقیق مشخص نیست و جنبه مستمر ندارد (مثل: خرید ملزومات مورد نیاز ابتدای سال یک مجموعه آموزشی) در اختیار شخصی با عنوان تنخواه گردان قرار می‌گیرد. در ادامه تنخواه گردان نوع اول را تنخواه گردان دائم و تنخواه گردان نوع دوم را تنخواه گردان موقت می‌نامیم. حساب تنخواه گردان، دارای ماهیت بدهکار و جزء دارایی‌ها است.

مزیت مهم تنخواه گردان این است که بدون صدور چک، پرداختهای فوق را سرعت می‌بخشد. نکته حائز اهمیت این است که، تنخواه گردان باید شخصی درستکار و مورد تأیید هیأت مدیره باشد و با پایبندی به قوانین مالی و دستورالعمل تعیین شده توسط شرکت، از این منابع مالی در جهت امورات مربوط به شرکت استفاده نماید و از حساب تنخواه در جهت منافع شخصی استفاده نکند. تمام هزینه‌هایی که از حساب تنخواه انجام می‌شود، هزینه‌های نقدی می‌باشند. به همین دلیل یک حسابدار باید بداند، عدم دقت در کنترل و بررسی آن می‌تواند خسارت‌های مالی زیادی را به شرکت وارد نماید. تنخواه گردان باید از هر گونه سوء استفاده از وجوه پرهیز کند، به همین خاطر شرکتها تضمینی در قالب چک یا سفته از تنخواه گردان دریافت می‌دارند.

در خصوص اعمال کنترلهای داخلی جهت کاهش و از بین بردن سوءاستفاده‌ها از تنخواه باید اینگونه عمل شود که: درخواستهای پرداخت، واقعی و برحسب نیاز صورت گیرد، هرگونه پرداخت و خرید با کسب مجوز قبلی از مقام ذیصلاح در شرایط مناسب صورت گیرد، اگر پرداختها بابت خرید کالا است باید ابتدا به انبار تحویل و رسید آن ضمیمه فاکتور مربوط گردد و از همه مهمتر صورت حساب‌های خرید و پرداختها، توسط فردی مستقل از تنخواه گردان، انباردار و مسئول خرید کنترل گردد. در خصوص تعیین مبلغ تنخواه، یک راه حل وجود دارد به این صورت که، پس از برآورد مخارج جزئی برای دوره زمانی مثلأ یک ماهه این مبلغ در اختیار تنخواه گردان قرار می‌گیرد، اگر تنخواه گردان به‌طور مکرر، طی دوره زمانی کوتاه‌تر از آنچه که در ابتدا برآورد شده اسناد هزینه ارائه و درخواست مجدد تنخواه می‌کند، می‌توان استنباط نمود که مبلغ تنخواه کم است و نیاز به افزایش مبلغ آن می‌باشد.

نحوه تقسیم‌بندی انواع تنخواه گردان

در منابع متعددی برای انواع تنخواه گردان تقسیم بندی‌هایی انجام شده است. برخی تنخواه گردان را به ثابت و متغیر و برخی دیگر آنرا به کوتاه مدت و بلندمدت طبقه بندی می‌کنند. ما یک طبقه بندی جامع که ترکیبی از دو حالت قبل است را با ذکر مثال ارائه و از پرداختن به نکات غیرضروری اجتناب کرده‌ایم. امیدوار هستیم این مطلب کاربردی و مفید واقع شود.

انواع تنخواه گرداننکات مهم هنگام دریافت فاکتور هزینه‌ها توسط حسابدار جهت انجام ثبت رویداد مالی: حسابدار تنها زمانی اقدام به صدور سند حسابداری فاکتورهای هزینه انجام شده می‌کند که:

  1. تمام فاکتورهای خرید و هزینه‌های انجام شده به تأیید مقام ذیصلاح رسیده باشد و همچنین رسید انبار آن موجود باشد.
  2. فاکتورهای هزینه به ترتیب تاریخ وقوع مرتب شده و مجموع آنها طی یک صورتحساب کلی، همراه با شرح خرید، که اصطلاحأ روکش تنخواه نامیده می‌شود ارائه گردد. تک تک فاکتورها با اقلام ارائه شده در روکش تنخواه باید کنترل شود. نمونه روکش تنخواه به شرح زیر می‌باشد:
    صورتحساب کلی فاکتورهای هزینه پیوست شده
    در روند انجام هزینه‌ها، ممکن است هزینه‌هایی توسط شرکت تحمل شود که فاقد فاکتور می‌باشند. مثل: هزینه ایاب و ذهاب، هزینه سوخت اتومبیل شرکت و … در این خصوص باید از فرم هزینه‌های بدون فاکتور که قبلأ توسط بخش حسابداری تهیه شده است، استفاده گردد. نکته حائز اهمیت در خصوص این نوع هزینه‌ها این است که بیشتر در معرض تقلب می‌باشند پس حسابدار باید از طریق تأییدیه مقام ذیصلاح و حتی الامکان موجود بودن رسید دریافت کننده وجه،کنترل‌های لازم را انجام دهد.
  3. محاسبات فاکتورها، مجددأ کنترل و از درستی آن اطمینان حاصل شود، در غیر اینصورت فاکتور موردنظر به تنخواه گردان عودت داده شود.
حتما بخوانید:  اختلاس یا بی تفاوتی به واحد مالی؟

انواع تنخواه گردان

۱٫ تنخواه گردان موقت: این نوع تنخواه جهت خرید مشخصی با مبلغ ثابت به تنخواه گردان پرداخت می‌شود که بعد از انجام خرید به‌طور کامل تسویه می‌گردد. زمانی از این نوع تنخواه استفاده می‌شود که مبلغ خرید، آنقدر بزرگ است که در قالب تنخواه دائمی نمی‌توان پرداخت آنرا انجام داد از طرفی مبلغ خرید و حتی نوع محصولات به‌طور دقیق مشخص نیست و نمی‌توان در زمان پرداخت وجه، ثبت حسابداری خرید یا پرداخت را انجام داد، بنابراین برآوردی صورت می‌گیرد و مبلغی جهت انجام خرید در اختیار تنخواه گردان قرار می‌گیرد.

مثال: آقـای شیرازی تنخواه گردان یک مؤسسه آموزشی در یکی از شهرستان‌های استان فارس می‌باشد، اطلاعات حاکی از آن است که طی دو هفته آینده نمایشگاهی در شهر تهران با هدف ارائه ملزومات آموزشی برگزار می‌گردد. بسیاری از ملزومات مورد نیاز این مؤسسه آموزشی در این نمایشگاه موجود می‌باشد لذا پس از تعیین نوع خرید و مقدار آن، ایشان درخواست مبلغ ۱۵۰ میلیون ریال را کرده است که در نهایت در تاریخ ۱۵/۰۱/۹۸ با مبلغ ۱۰۰ میلیون ریال موافقت گردید و در قالب تنخواه در وجه ایشان طی چک شماره ۱۰۰۰۱ کارسازی گردید. ثبت این رویداد مالی به شرح زیر می‌باشد:

۱۵/۰۱/۹۸:               تنخواه گردان – آقای شیرازی ۱۰۰
‌                                                              بانک ۱۰۰
بابت تنخواه خرید ملزومات آموزشی طی چک به شماره ۱۰۰۰۱

آقای شیرازی در تاریخ ۱۵/۰۲/۹۸ ملزومات لازم را خریداری و تحویل انبار کرد، همچنین اسناد هزینه با رعایت کنترلهای داخلی ارائه شد. در این خصوص سه حالت مستقل زیر متصور می‌باشد:

الف. آقای شیرازی معادل تنخواه دریافتی یعنی مبلغ ۱۰۰ میلیون ریال اسناد هزینه ارائه کرده‌اند، با انجام ثبت زیر، حساب تنخواه نزد ایشان تسویه می‌گردد.

۱۵/۰۲/۹۸:               هزینه‌ها ۱۰۰
‌              تنخواه گردان-آقای شیرازی ۱۰۰
بابت هزینه کرد از محل تنخواه و تسویه آن

ب. آقای شیرازی کمتر از تنخواه دریافتی، یعنی مبلغ ۸۰ میلیون ریال اسناد هزینه ارائه کردند و مابقی وجه نزد ایشان طی رسید بانکی، به حساب مربوط به مؤسسه واریز گردید. بنابراین با انجام ثبت زیر، حساب تنخواه نزد ایشان تسویه گردید.

۱۵/۰۲/۹۸:               هزینه‌ها ۸۰
‌                                      بانک ۲۰
‌            تنخواه گردان-آقای شیرازی ۱۰۰
بابت هزینه کرد و واریز مابقی تنخواه و تسویه آن

حتما بخوانید:  (دانلودرایگان) آموزش ویدئویی و قدم به قدم نحوه دریافت گواهینامه الکترونیکی ارزش افزوده

ج. آقای شیرازی بیشتر از تنخواه دریافتی، یعنی مبلغ ۱۲۵ میلیون ریال اسناد هزینه ارائه کرده‌اند. ثبت این رویداد مالی به شرح زیر می‌باشد.

۱۵/۰۲/۹۸:               هزینه‌ها ۱۲۵
‌              تنخواه گردان-آقای شیرازی ۱۰۰
‌   سایر حسابهای پرداختنی-آقای شیرازی ۲۵
بابت هزینه کرد از محل تنخواه و تسویه آن

لازم به ذکر است مبلغ هزینه شده بیشتر از تنخواه دریافتی به عنوان بدهی غیرتجاری ثبت می‌گردد و بعد انجام مراحل اداری به آقای شیرازی پرداخت می‌گردد. در تاریخ ۲۰/۰۲/۹۸ این مبلغ به آقای شیرازی طی چک به شماره ۲۰۰۰۲ پرداخت گردید.

۲۰/۰۲/۹۸:               سایر حسابهای پرداختنی-آقای شیرازی ۲۵
‌                                                                       بانک ۲۵
پرداخت بدهی آقای شیرازی طی چک به شماره ۲۰۰۰۲-عطف به سند مورخ ۱۵/۰۲/۹۸

۲٫ تنخواه گردان دائم: این تنخواه جهت پرداختهای جزیی طی یک دوره مالی به صورت ثابت یا متغیر در اختیار تنخواه گردان قرار می‌گیرد که بعد از انجام هزینه‌ها و ارائه صورتحساب‌ها، در صورت کسب مجوز، مجددأ دریافت می‌گردد. برای این نوع تنخواه، ابتدای دوره مالی مبلغی مشخص می‌شود که پایان دوره مالی باید تسویه گردد. همانطور که قبلأ اشاره شد برای تنخواه گردان دائم دو روش ثابت و متغیر وجود دارد که البته از لحاظ کنترلی روش تنخواه گردان ثابت توصیه شده است.
۱٫۲٫ روش تنخواه گردان ثابت:
مثال: آقای اصفهانی تنخواه گردان یک شرکت خدماتی می‌باشد. مصوب شد که در ابتدای دوره مالی جهت مخارج ضروری و فوری مبلغ ۵۰ میلیون ریال در قالب تنخواه در اختیار ایشان قرار گیرد این مبلغ طی چک به شماره ۳۰۰۰۳ در تاریخ ۱۵/۰۱/۹۸ در وجه ایشان کارسازی شد، ثبت این رویداد مالی به شرح زیر می‌باشد:

۱۵/۰۱/۹۸:                تنخواه گردان-آقای اصفهانی ۵۰
‌                                                              بانک ۵۰
بابت افتتاح تنخواه نزد آقای اصفهانی طی چک به شماره ۳۰۰۰۳

الف. در تاریخ ۳۰/۰۱/۹۸ آقای اصفهانی معادل مبلغ ۴۰ میلیون ریال اسناد هزینه ارائه کرده است از این اسناد یک فاکتور به مبلغ ۵ میلیون ریال دارای اشتباه محاسباتی و فاکتوری دیگر به مبلغ ۲ میلیون ریال فاقد تأیید توسط مقام ذیصلاح می‌باشد ثبت رویداد مالی به قرار زیر است:

۳۰/۰۱/۹۸:               هزینه‌ها ۳۳
‌‌                                       بانک ۳۳
بابت انجام هزینه‌ها طی چک به شماره ۴۰۰۰۴

ب.در تاریخ ۳۰/۰۲/۹۸ آقای اصفهانی معادل مبلغ ۵۰ میلیون ریال اسناد هزینه ارائه کرده است که دو فاکتور تأیید نشده قبلی هم با رفع عیوب آن تأیید و با آنها مجدد ارائه گردیده است ثبت رویداد مالی به قرار زیر است:

۳۰/۰۲/۹۸:               هزینه‌ها ۵۰
‌                                       بانک ۵۰
بابت انجام هزینه‌ها طی چک به شماره ۵۰۰۰۵

حتما بخوانید:  اگر مالیات قطعی را پرداخت نکنیم !

ج.در تاریخ ۱۵/۰۴/۹۸ آقای اصفهانی معادل مبلغ ۶۰ میلیون ریال اسناد هزینه ارائه کرده‌اند ثبت رویداد مالی به قرار زیر است:
۱۵/۰۴/۹۸: هزینه‌ها ۵۰
‌                        بانک ۵۰
بابت انجام هزینه‌ها طی چک به شماره ۶۰۰۰۶

نکته: چون اسناد هزینه بیشتر از مبلغ تنخواه، انجام شده است فاکتور به مبلغ ۱۰ میلیون ریال مازاد را به آقای اصفهانی عودت داده تا در صورتحسابهای بعدی آنرا ارائه کند-این نحوه عمل اشاره به موضوع تقدم و تأخر دارد. یعنی از نظر حسابداری، اینکه وجه برای انجام هزینه هنوز تأمین نشده اما هزینه برای آن صورت گیرد، پذیرفته شده نیست. از طرفی چـــــون تنخواه به‌صورت دائمی هست از بستانکار کـــردن آقای اصفهانی (مثل تنخواه گردان موقت) پرهیز می‌کنیم.
۲٫۲٫ روش تنخواه گردان متغیر:
مثال: آقای تهرانی تنخواه گردان یک شرکت تولیدی می‌باشد. مصوب شد که در ابتدای دوره مالی جهت مخارج ضروری و فوری مبلغ ۶۰ میلیون ریال در قالب تنخواه در اختیار ایشان قرار گیرد این مبلغ طی چک به شماره ۷۰۰۰۷ در تاریخ ۱۵/۰۱/۹۸ در وجه ایشان کارسازی شد، ثبت این رویداد مالی به شرح زیر می‌باشد:

۱۵/۰۱/۹۸:               تنخواه گردان-آقای تهرانی ۶۰
‌                                                          بانک ۶۰
‌    بابت افتتاح تنخواه نزد آقای تهرانی طی چک به شماره ۷۰۰۰۷

الف. در تاریخ ۳۰/۰۱/۹۸ آقای تهرانی معادل مبلغ ۴۰ میلیون ریال اسناد هزینه ارائه کرده است، ثبت رویداد مالی به قرار زیر است:

۳۰/۰۱/۹۸:                هزینه‌ها ۴۰
‌                 تنخواه گردان-آقای تهرانی ۴۰
‌          بابت انجام هزینه‌ها از محل تنخواه گردان

ب.در تاریخ ۳۰/۰۲/۹۸ آقای تهرانی معادل مبلغ ۱۵ میلیون ریال اسناد هزینه ارائه کرده است و همچنین ایشان درخواست دریافت مجدد وجه دارند که به تأیید مقام ذیصلاح رسیده است و طی چک به شماره ۸۰۰۰۸ در وجه ایشان کارسازی شد، ثبت رویداد مالی به قرار زیر است:

۳۰/۰۲/۹۸:                هزینه‌ها ۱۵
‌                 تنخواه گردان-آقای تهرانی ۱۵
‌         بابت انجام هزینه‌ها از محل تنخواه گردان

۳۰/۰۲/۹۸:              تنخواه گردان-آقای تهرانی ۵۵
‌                                                         بانک ۵۵
‌    بابت شارژ تنخواه نزد آقای تهرانی طی چک به شماره ۸۰۰۰۸

نکته

در تنخواه گردان متغیر ارائه فاکتور هزینه‌ها و درخواست وجه تنخواه، لزومأ همزمان نیست و حتی ممکن است سقف تنخواه تغییر کند. مثلأ آقای تهرانی که مبلغ ۶۰ میلیون ریال تنخواه در اختیار داشته است معادل ۳۰ میلیون ریال فاکتورهای هزینه ارائه کرده‌اند و همزمان درخواست مجدد وجه از سوی ایشان صورت گرفت اما با مبلغ ۱۰ میلیون ریال موافقت گردید. بنابراین سقف تنخواه گردان به میزان ۲۰ میلیون ریال کاهش یافته است.

تهیه، تنظیم و تجزیه و تحلیل صورتهای مالی اساسی

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید