نحوه ثبت سند کسری و اضافات انبار در انبارگردانی چگونه است؟

کسر و اضافات انبار ناشی از مغایرت بین موجودی ثبت شده در دفاتر با موجودی عینی شمارش شده است. بنابراین طی فرآیند انبارگردانی ابتدا بررسی لازم در خصوص واقعی بودن اضافات یا کسورات انجام شده و پس از کنترل موجودی اول دوره و تمام حواله های خروجی و رسیدهای ورودی، موجودی پایان دوره شمارش شده و عواملی که باعث این مغایرت شده بررسی و کنترل می‌شود. در این سری از مقالات آموزش رایگان حسابداری صنعتی به توضیح کسری و اضافات انبار، عوامل موثر در آن و نحوه ثبت کسری و اضافات انبار و بستن آن می‌پردازیم، تا انتها همراه ما باشید.

کسری و اضافات انبار به چه معناست؟

امکان دارد در زمان شمارش اقلام و یا کالاهای انبار، افراد متوجه اختلاف بین موجودی واقعی انبار و موجودی طبق مدارک شوند. در اصل موجودی حاضر در انبار با موجودی که در اسناد و مدارک قید شده است همخوانی ندارد. در این حالت موجودی یا بیشتر از موارد قید شده در مدارک است یا کمتر.

در اصول انبارداری اگر کالاهای موجود در انبار بیشتر از موجودی که در مدارک قید شده است، باشند اضافات انبار و اگر کمتر از موجودی که در مدارک هستند باشد، کسر انبار است.

عوامل موثر در کسر و اضافات انبار

در کسر و اضافات انبار عوامل زیادی دخیل هستند. موارد زیر به مهم ترین دلایل و عوامل در کسر و اضافات انبار اشاره می‌کند:

🔸 یکی از دلایل مهم در کسر و اضافه انبار عدم ثبت بعضی از حواله های انبار است. عدم ثبت این حواله ها میتواند، ناشی از دلایلی مانند: دیر رسیدن و یا نرسیدن آنها باشد.

🔸 ثبت اشتباه مقدار مواد وارد شده و یا صادر شده در کارت انبار هنگام کنترل انبار یکی از عوامل کسر و اضافی انبار است.

🔸 در برخی از انبارهایی که موجودی آنها ماهیت شکستنی دارد، تقسیم و یا شکست قطعات بزرگ به تکه های کوچکتر می‌تواند باعث اضافه و یا کسر موجودی انبار شود.

🔸 قصور و اشتباه در ثبت قبوض و حواله های انبار در کارت حساب انبار توسط دایره حسابداری.

🔸 سرقت و دزدی و یا سو استفاده افراد حاضر در انبار می‌تواند باعث اضافات و یا کسر انبار شود.

🔸 در بعضی از انبارها مواد اولیه موجودی ها قابل تبخیر و یا از بین رفتن است. پس تبخیر و از بین رفتن موجودی و ضایعات یکی دیگر از این عوامل است.

🔸 جذب آب و یا رطوبت توسط موادی که ممکن است باعث افزایش وزن بعضی از مواد شوند.

🔸بروز اشتباهات دیگر از جمله مواردی است که باعث کسر و اضافات انبار می‌شود.

نحوه ثبت کسری و اضافات انبار در دفاتر

کسر و اضافات انبار ناشی از مغایرت بین موجودی ثبت شده در دفاتر با موجودی عینی شمارش شده است. بنابراین طی فرآیند انبارگردانی ابتدا بررسی لازم در خصوص واقعی بودن اضافات یا کسورات انجام شده و پس از کنترل موجودی اول دوره و تمام حواله های خروجی و رسیدهای ورودی، تعیین ارزش موجودی کالا پایان دوره انجام میشود. در پایان طبق گزارش انبار گردانی، کسری و اضافات به مدیریت گزارش می شود تا تصمیم گیری در خصوص صدور سند تعدیل انبار و سند حسابداری اضافات و کسری ها اتخاذ گردد.

در صورتی که در رسیدها و حواله های خروجی اشتباهی صورت نگرفته و مغایرت کسری انبار به دلیل اشتباه انباردار باشد، طی صورتجلسه ای این کسری به بدهکار حساب دریافتنی (انباردار) و بستانکار حساب موجودی کالا بستانکار میشود.

به عبارتی در هنگام انبار گردانی ( شمارش انبار) زمانی که موجودی واقعی شمارش شده و با کارتهای مواد انبار مقایسه میشود اگر مغایرتها عمده و بااهمیت باشد بررسیهای لازم جهت برطرف کردن موارد اختلاف و بررسی علت آن انجام شده و اصلاحات لازم در دفاتر ثبت میشود.

اما در صورتی که کسری و اضافات ناشی از سرقت و سوء استفاده نباشد و یا اینکه موارد مغایرت کم اهمت باشد کارتهای مواد اصلاح و در حسابها ثبت خواهد شد.

نحوه ثبت کسری و اضافات انبار برای اصلاح موارد مغایرت، در قالب جدول ارائه شده است، که به شرح زیر است:

ثبت حسابداری کسورات انبار

✔️ در صورتی که بر اساس مبنای ثبت، مدارک انبارگردانی و تاریخ ثبت پس از عملیات انبارگردانی، کسورات انبار داشته باشیم و این کسورات قابل پیش بینی باشد مبلغ کسورات به حساب کنترل مواد بستانکار شده و حساب کسر و اضافات انبار نیز بدهکار میشود و ثبت ذیل صورت می گیرد:

شرح	بدهکار	بستانکار
سایر درآمدها و هزینه های عملیاتی / حساب کسر و اضافات انبار	****
حساب کنترل مواد		****

📌 نکته

حساب کنترل مواد زیر مجموعه حساب موجودی مواد است.

ثبت حسابداری اضافات انبار

✔️ در صورتی که بر اساس مبنای ثبت، مدارک انبارگردانی و تاریخ ثبت پس از عملیات انبارگردانی، اضافات انبار داشته باشیم و این اضافات قابل پیش بینی باشد مبلغ اضافات به حساب کنترل مواد بدهکار شده و حساب کسر و اضافات انبار نیز بستانکار میشود و ثبت ذیل صورت می گیرد:

شرح	بدهکار	بستانکار
حساب کنترل مواد	****
سایر درآمدها و هزینه های عملیاتی / حساب کسر و اضافات انبار		****

ثبت حسابداری بستن حساب کسر و اضافات انبار

در پایان دوره مالی حساب کسر و اضافات انبار به حساب خلاصه سود و زیان یا سود و زیان جاری بسته می‌شود.

✔️ برای بستن حساب کسر و اضافات در صورتی که حساب کسر و اضافات انبار، مانده بدهکار باشد، حساب خلاصه سود و زیان بدهکار و حساب کسر و اضافات انبار بستانکار می‌شود:

شرح	بدهکار	بستانکار
حساب خلاصه سود و زیان	****
سایر درآمدها و هزینه های عملیاتی / حساب کسر و اضافات انبار		****

✔️ برای بستن حساب کسر و اضافات درصورتی که حساب کسر و اضافات انبار، مانده بستانکار باشد، حساب خلاصه سود و زیان بستانکار و حساب کسر و اضافات انبار بدهکار می‌شود:

شرح	بدهکار	بستانکار
سایر درآمدها و هزینه های عملیاتی / حساب کسر و اضافات انبار	****
حساب خلاصه سود و زیان		****

مثال نحوه ثبت کسری و اضافات انبار

فرض کنید ظروف پایان دوره شماره شده حین عملیات انبارگردانی شرکت ظروف چینی تعداد 890 عدد و موجودی ثبت شده در دفاتر این شرکت تعداد 900 باشد. با بررسی حواله ها و رسیدها مشخص شد تمام ثبت ها به درستی انجام شده و مغایرت ناشی از شکسته شدن 10 عدد ظروف است. قیمت هر ظرف مبلغ 100،000 ریال است. ثبت حسابداری این مغایرت در دفاتر شرکت ظروف چینی به صورت زیر است:

موجودی واقعی کمتر از موجودی شماره شده طبق دفاتر است در نتیجه با کسری انبار مواجه شده است:

شرح	بدهکار	بستانکار
سایر درآمدها و هزینه های عملیاتی / حساب کسر و اضافات انبار	1،000،000
حساب کنترل موجودی		1،000،000

کدینگ حساب کسر و اضافات انبار

اینکه کدینگ حساب کسر و اضافات انبار زیر مجموعه کدام حسابهای اصلی قرار میگیرند به نحوه و دلیل مغایرت پیش آمده بستگی دارد.

آیا کسری انبار هزینه قابل قبول است؟

اضافات انبار معمولا باعث افزایش سود و در نهایت افزایش مالیات شرکت میشود. کسری انبار باعث کاهش سود شده و در صورتی که به دلیل ضایعات متعارف تولید باشد و یا خسارات آن قابل توجیه باشد به استناد بند های 9 و 25 ماده 148 قانون مالیاتهای مستقیم به عنوان هزینه قابل قبول پذیرفته میشود.

اما در اکثر مواقع حسابرسان ماده 272 ق.م.م و ممیزین مالیاتی هزینه های این چنینی را، هزینه حاصل شده از کسری انبار و… که در هنگام انبارگردانی به علت اشتباه انبارگردان بوده است، جزو هزینه های مربوط به فعالیت های شرکت یا سازمان نمی‌دانند. در مواجه با این مشکل با استناد به ماده 147 ق.م.م این هزینه ها را غیر قابل قبول میدانند و در اصطلاح آنها را باز می‌گردانند.

پیشنهاد میشود بخوانید: وظایف حسابدار انبار و انباردار

سخن پایانی

کسر و اضافات انبار با توجه به تعداد زیاد موجودی انبار در هر کسب و کاری رخ میدهد. در هنگام بروز این مغایرت لازم است تمام موجودی ها و رسیدها و حواله های انبار کنترل شود تا از وجود مغایرت اطمینان حاصل شود. در حسابداری انبار تطابق موجودی انبار و مدارک و اسناد موجود سنجش میشود. تشخیص درست و صحیح کسر و اضافات انبار به خصوص در صورتی که کالاها با اهمیت باشند بسیار مهم است چون در تصمیم گیری مدیران سازمان، و سود و زیان مجموعه تاثیر بسزایی دارد. در صورت تشخیص اشتباه اضافه و یا کسر انبار مسئول مربوطه بایستی به مدیران پاسخگو باشد.