تاثیرات مثبت اجرای کنترل داخلی یک مدیر بر یک شرکت

کنترل داخلی در حسابرسی

در هر واحد تجاری زمانی که تمام تشکیلات برای تحقق اهداف شرکت شروع به فعالیت میکنند و تقسیم وظایف انجام میشود باید دقت شود که آیا این وظایف به درستی اجرا میشود یا خیر .عدم انجام وظایف محوله در یک قسمت در طولانی مدت باعث وارد شدن خدشه به کل سیستم خواهد شد. مدیران ارشد در هر واحدی به دنبال برقراری یک سیستم کنترل داخلی اثربخش برای تحقق سودآوری بیشتر هستند. تحقق سود بیشتر است که اهمیت کنترل داخلی در حسابرسی را افزایش میدهد.

کنترل داخلی در حسابرسی به دلیل اهمیتی که دارد برداشت های زیادی از آن شده است ولی به طور کلی یک کنترل داخلی باید اثر بخش و کارآمد باشد و در کنار رعایت قوانین و مقررات مربوطه، قابلیت اعتماد و گزارشدهی خوبی داشته باشد.
کنترل داخلی هر یک از اقلام ترازنامه توسط  حسابرسان انجام میگیرد که در صورت وجود تخلف یا هر گونه خدشه ایی که شرکت را از مسیر اصلی دور سازد، مشکل را رفع کنند. درست است که حسابرسان باید با بررسی دفاتر و مدارک شرکت به این عمل اقدام کنند ولی چون تمام مسئولیت کنترل داخلی بر عهده مدیریت است پس بهتر است قبل از اینکه حسابرس اقدام به بررسی دفاتر برای کشف خطا کند، مدیریت بر حسابهای خود کنترل اعمال نماید.

کنترل داخلی وجوه نقد یکی از مهمترین کنترلهایی است که صرف نظر از ارزش مالی جزئی یا کلی آن در روند شرکت تاثیر بسزایی دارد. یک مدیر برای نظارت بر گردش وجوه نقد در شرکت چه اقداماتی را باید انجام دهد؟

کنترل داخلی وجوه نقد

مسول ثبت و پرداخت وجوه با کسی که مسول نگهداری و خرج آن است باید متمایز باشند تا درصد کنترل بر چگونگی خرج وجوه بیشتر شود. مثلا تنخواه گردان همان حسابدار نباشد. دلایل زیادی برای این موضوع وجود دارد که شاید بی اهمیت ترینش این باشد که حسابدار در زمانی که حجم کارش بسیار زیاد است باید خریدهای جزئی و کارهایی که مربوط به تنخواه گردان است را هم در کنار کارهای دیگرش انجام دهد این موضوع در بلند مدت باعث خستگی و کاهش دقت در محاسبات خواهد شد.

برای تمام پرداخت ها باید رسید موجه وجود داشته باشد. به شخصه از تمام مدیران خواهشمندم که لیست پولهایی که از سیستم بانکیتان خارج شده را به همراه مدارک هزینه ایی آن در اختیار حسابدار قرار دهید نه اینکه از حسابدار بخواهید تا برایتان پازل بچیند!!!

برای خود من بارها پیش آمده که ریاست کارت شرکت را برداشته و بعد از یک سفر طولانی مدت پرینت بانک را تحویل میدهد و میگوید این هزینه ها رو انجام دادم ثبت را بزن… حسابدار از کجا بداند کدام رقم خرج شده برای چه موردی بوده؟ شخصی یا شرکت؟ اگر قرار است مدیر برای خود خرج کند بهتر نیست که یک رقم کلی برای او انتقال یابد و بعد از آن خرجش کند؟ تا اینکه بخواهد 200 تراکنش با حساب بانک شرکت انجام بدون فاکتور ومدرکی برای ثبت آن.

کنترل داخلی چکها و اسناد تجاری

کارپرداز در شرکت معمولا مسولیت پاس کردن چکها را بر عهده دارد که بهتر است یک فرد امین باشد چرا که تمام دارایی های نقد شرکت در اختیار او قرار خواهد گرفت. معمولا این افراد اسناد تضمینی بالایی را باید برای شروع کار تحویل دهند. کسی که چک را تحریر میکند با تایید کننده یکی نباشد تا بررسی بر ارقام چک و صحت آن دوبار صورت گیرد. رسید پرداخت چکها باید به طور کامل نوشته شود:

در روز ….تاریخ …. شماره چک …. از حساب جاری ….. بانک ……شعبه …. مورخ….. به مبلغ…..  بابت …… به آقای ……. تحویل داده شد. امضاء

در انتهای هر هفته تمام شمارشگرهای چکها که تحت یک حساب آماری سری و سریال هر دسته چک نگهداری میشود باید با دسته چک موجود در گاوصندوق شرکت مغایرت گیری شود که چکی اضافه پرداخت نشده باشد.

کنترل داخلی حسابهای مشتریان

مهمترین چیزی که اعتبار یک حسابدار را رقم میزند این است که حسابهای مشتریانش به روز باشد من به عنوان یک حسابدار زمانی که از شرکت طرف معامله مانده حساب درخواست میکنم برایم بسیار مهم است که حسابدار آنجا مانده ام را سریع و صحیح اعلام کند. شعار من در طول دوره های متعددی که به عنوان حسابدار و مسول امور مالی مشغول فعالیت بودم این بود : به حساب خود رسیدگی کنید قبل از اینکه به حساب شما رسیدگی کنند.

زمانی که در حساب و کتاب با مشتریان وارد میشوید سعی کنید مسلط و دقیق و با جسارت از محاسبا خود دفاع کنید البته محاسباتی که قبلا بررسی شده باشد و بدون مشکل باشد.

نمونه هایی از دیگر کنترل های داخلی که باید در شرکت جرا شود میتوان به موارد زیر اشاره نمود:

• تمام دریافت های نقدی در همان لحظه ثبت گردد. مانده صندوق و دریافت های نقدی به حساب بانک واریز شود.
• صورت مغایرت بانکی در پایان هر ماه تهیه شود .
• از فاکتورهای فروش، سفارش خرید و رسید انبار که دارای شماره سریال چاپی استفاده شود.
• صدور چک در وجه فروشندگان، پس ازحصول اطمینان از مطابقت اقلام فاکتور خرید و رسید انبار انجام شود .

برقراری کنترلهای داخلی یک شرکت نه تنها اعتبار مدیریت را افزایش میدهد بلکه رسیدن به هدف اصلی که سودآوری بیشتر است را نیز در پی دارد و به همین دلیل است که کنترل داخلی در حسابرسی اهمیت چشمگیری دارد. پس یک مدیر آگاه باید این موارد حتما رعایت کند و تلاشی برای اجرای آن توسط تمامی پرسنل داشته باشد.
به نظر من یک مدیر خوب باید به امور مالی آشنایی داشته باشد نه اینکه تمام و کمال تمام امور را به حسابدار واگذار نماید. امیدوارم با بهره گیری از مطالبی که برایتان بیان میکنیم رتبه و جایگاه خود و شرکت را ارتقا دهید.

با آرزوی موفقیت برای شما

https://persianhesab.com/football/

https://persianhesab.com/معجزه-ارائه-پیش‌نویس-گزارش-حسابرسی-دا/

https://persianhesab.com/measure/