۷ اشتباه باور نکردنی که خدمات مالی و مالیاتی را ویروسی می کند!

2 103

خدمات مالی و مالیاتی

خدمات مالی و مالیاتی

امروز قصد داریم با ارائه ۷ راهکار موثر ، به شما اثبات کنیم بهترین نرم افزار حسابداری نمی تواند امنیت خدمات مالی و مالیاتی شما را بالا ببرد. در حال حاضر مدل ها و امکانات نرم افزارهای حسابداری رو به افزایش است، علت اصلی آن هم رشد بیش از حد شرکتها، فروشگاه ها و اشخاصی است که به عنوان یک بنگاه اقتصادی در جامعه فعالیت می کنند. اما سوالی که اینجا مطرح است این است که چرا با وجود پیشرفت تکنولوژی در رشته حسابداری، هنوز کارفرمایان و مدیران نگران آسیب پذیری خدمات مالی و مالیاتی خود هستد؟
اگر شما دارنده یک کسب و کار کوچک باشید دغدغه خیلی زیادی بابت مسائل حسابداری خود ندارید چون تا حدودی تمامی موارد حسابداری تحت کنترل شماست که اغلب در یک سررسید یا یک فایل اکسل خلاصه می شود.ولی به محض توسعه بیشتر دیگر حسابداری نوشتاری و حتی اکسلی جوابگو نیست و باید فکر چاره باشید. حذف ۷ اشتباه زیر می تواند تا حد خیلی زیادی سلامت بخش مالی شما را تضمین کند.

 

 

۱٫ قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری ، اپراتور آن را استخدام کنید

 

یکی از مشکلات اصلی دارندگان کسب و کارها که باعث بی نظمی بیشتر در امور حسابداری آنها می شود انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری قبل از استخدام یک نیروی کارآمد است. وقتی صحبت از استخدام نیرو می شود ترس از مشکلاتی نظیر قرارداد ، بیمه و حتی مالیات مطرح می شود. اگر بخواهیم شفاف تر راجب این مشکل صحبت کنیم به سبک عامیانه باید دو دوتا چهارتا کنید. خودتان بررسی کنید چقدر به توسعه مجموعه خود فکر می کنید، آیا موقتی است یا دائمی؟ آیا شراکتی است یا انفرادی؟آیا نیمه وقت است یا تمام وقت؟ آیا قانونی است یا غیر قانونی؟ آیا ثابت است یا متغیر؟آیا درآمدزا است یا خیریه است؟ اگر فهرستی برای پاسخ سوالات فوق آماده کنید و یکی از پاسخ های زیر در آن دیده شد، شک نکنید نیاز مبرم به یک حسابدار با تجربه دارید. دائمی،انفرادی، شراکتی ، تمام وقت،قانونی،ثابت، متغیر،درآمدزا. همانطوری که ملاحظه می کنید در بیشتر حالت ها این نیاز را پیدا می کنید. اگر شما نرم افزار حسابداری را خریداری کرده اید و حالا به دنبال حسابدار و یا اپراتور آن می باشید همانند یک فرد گرسنه هستید که موقع نیاز به غذا به دنبال مدل ظروف و وسایل خوردن است. سوال دیگری که مطرح می شود، ویژگی حسابدار با تجربه و میزان حقوق آن است؟ بازهم یکی از نگرانی های بیشتر مدیران این است که حالا یک حسابدار با تجربه چقدر حقوق دریافت می کند؟ اشتباه همینجاست که از نگاه یک مدیر حسابدار قابل قبول فردی است که سابقه بالاتری دارد نه فردی که انتظارات را برآورده کند. مسلماً حسابداری با سابقه بالاتر هم سطح توقع بیشتر دارد، حال آنکه آیا این حسابدار انتظارات و نیاز شما را برآورده می کند؟۶ راهکار بعدی کلید حل این معماست.

 

 

 

۲٫ از گزینش سلیقه ای حسابدار اکیداً خودداری کنید

 

دومین اشتباه مدیران اغلب کسب و کارها، استخدام نیروی مالی بصورت سلیقه ای است. منظور از سلیقه ،مبنا قراردادن سفارش دوست، آشنا، برادر، خواهر، همکار و همسر در انتخاب حسابدار است. البته مشکلی از بابت سفارش این افراد نیست اگر مواردی که شما مدنظر دارید اجرا شود. ولی معمولاً در برخوردهای اولیه و ثانویه شما به خوبی نمی توانید بر این نوع نیروهای سفارشی تسلط پیدا کنید و همیشه با یک رو دربایستی روبرو هستید.حالت بدتر این است که بدون هر گونه تحقیق تخصصی یا مصاحبه ، بواسطه معرفی افراد نزدیک، حسابدار را در بخش حساس کاری خود قرار می دهید.پیشنهاد ما این است که استخدام نیروی مالی خود را منوط به گزینش و تایید کارشناس امور مالی کنید و اگر هم خودتان مصاحبه می کنید انتظارات مجموعه خود را خیلی واضح مطرح کنید. هواستان باشد که نباید دایره انتظارات شما فراتر از کار حسابداری باشد. بیشتر مدیرانی که در مجموعه خود دچار مشکل نیرو زدگی می شوند عدم سازماندهی یا عدم تفکیک وظایف در محیط کار دارند. به عنوان مثال از نیروی حسابدار خود نباید انتظار فروشندگی، کارهای خدماتی ، کارپردازی و حتی منشی گری داشته باشید. علت آن هم ایجاد توقع در بالابردن حقوق نیست بلکه برهم زدن تمرکز فردی می باشد.

 

 

۳٫ امور حسابداری خود را آزمایشی نکنید

سومین اشتباه یک مدیر در راه اندازی امور مالی برقراری شرایط و حتی امکانات موقتی است. مسائل حسابداری را نمی توان محل خطا و آزمون قرار داد، چون خیلی سریعتر از آن چیزی که فکر می کنید مخرب است و باعث نابودی شما می شود. منظور از آزمایشی، انتخاب ابزار، نیرو و حتی محیط امور مالی است . شما قبل از گذشت زمان و نتیجه گیری درباره این که آیا این نرم افزار حسابداری کار من را راه می اندازد؟ آیا این خانم خوب عمل می کند یا بد؟ آیا این سیستم مناسب برای امور مالی است یا نه؟باید نیرو را ارزیابی کنید.مطمئناً سوالی که اینجا مطرح می شود، نحوه برآورد عملکرد نیرو یا کارآیی سیستم است. مشکلی با محک زدن نیرو حتی بعد از تحقیقات نیست ولی نه یک ماه یا بیشتر. الان بیشتر کارفرمایان دوره ۳ ماهه آزمایشی را مطرح می کنند که اولاً مغایر با قانون کار کشور است و ثانیاً نیرویی که در ۳ ماه کار را جلو نبرد در هفته اول قابل سنجش خواهد بود. راهکار رفع این مشکل، گزینش حسابدار بعد از پاسخگویی به سوالات مورد نظر کسب و کار شماست و شما صرفاً میزان انگیزش و قدرت یادگیری را در روزهای آزمایشی پیاده سازی می کنید.

 

 

۴٫ قبل از اخذ ضمانت، انگیزه حسابدار را صحت سنجی کنید

 

چهارمین مشکل هم بلافاصله بعد از مشکل سوم رخ می دهد. بدون محک زدن و تحقیقات کامل، از نیروی مالی درخواست سفته، چک تضمین شده و حتی وجه نقد می شود. در همین زمان است که در نیرو توهم استخدام و از دست دادن انگیزه لازم برای بروز استعدادها بوجود می آید.زمان سفته و ضمانت مشخص است . اول باید این نکته را مدنظر قراردهید سفته ضمانت تعهد کار و حسن انجام است نه ابزاری برای ایجاد رعب و وحشت نیرو. یک حسابدار اگر متوجه ساز و کار سیستم شما نشود و نتواند خوب نیازهای مالی را برطرف کند هر گونه ایجاد ترس و استرس کاری جلو نبرده بلکه باعث عملکرد ضعیف تر نیز خواهد شد. نکته دیگر اینکه شما بتوانید با ایجاد انگیزه و حس مسئولیت پذیری در نیروی مالی ، عملکرد بخش حسابداری را مطلوبتر کنید.مشکل بیشتر حسابداران عدم توجه مدیر به الزامات مربوط به حسابداری است . مثلا یک مدیر نباید از جیب و یا حساب شخصی خود مبلغی بابت هزینه های واحد خود پرداخت کند و بعداً به حسابدار اطلاع دهد بلکه ابتدا باید مبلغی از حساب شرکت به حساب تنخواه مدیر واریز شده و سپس از آن مبلغ پرداختها صورت پذیرد. همین مورد یکی از عوامل تنش بین حسابدار و مدیر می باشد که اگر ترتیب اثر داده نشوذد ممکن است باعث خروج حسابدار از مجموعه گردد.

 

 

 

۵٫ حتی الامکان امور مالی و مالیاتی خود را تلفیق کنید
پنجمین اشتباه، کمرنگ کردن بخش مالی است. برخی از مدیران ناخواسته و بدون اطلاع از نحوه عملکرد ضعیف خود اقدام به ادغام نمودن بخش مالی با دیگر بخش ها می کنند. در اولین قسمت این مقاله، به این نکته اشاره شد که نباید نیروی حسابدار خود را در دیگر بخشها مشغول به کار کنید. در ادامه اشتباه دیگری که نباید انجام دهید تفکیک کامل بخش حسابداری است. منظور از تفکیک دور کردن از محل دفتر یا شرکت نیست. شما برای اینکه به دیگر همکاران و مشتریان خود اهمیت بخش مالی را به رخ بکشید و قدرت پردازش حساب ها را اثبات کنید باید محلی مستقل را حتی در حد یک پارتیشن به امور حسابداری اختصاص دهید. اینکار باعث عدم مشاهده مانیتور، فایل ها و زونکن ها توسط افراد متفرقه می شود.به نوعی شما حفظ اسرار معاملاتی خود را پوشش می دهید تا از فاش شدن اسرار بخش مالی و گم شدن مستندات مهم این بخش جلوگیری بعمل آورید. نباید برای اختصاص بخش مالی ایده آل گرایی کنید و با این تصمیم ارتباط خود را دورتر خواهید کرد.

 

 

 

۶٫ نحو استفاده از گزارش نرم افزار حسابداری خود را یاد بگیرید

 

اشتباه ششم بستن چشم است. عدم آشنایی با نحوه کنترل گزارش حسابداری مانند بستن چشم هنگام رانندگی است.مشکل بیشتر مدیران در کنترل اوضاع مالی واحد تحت نظارت خود عدم هرگونه آشنایی با سیستم مالی است. شما در اینجا باید مانند یک مهندس ناظر عمل کنید، یعنی لزومی نیست تمامی قسمتهای یک نرم افزار حسابداری را بدانید بلکه باید انقدر اطلاعات در مورد نحوه کنترل گزارش مالی بدست آورید تا تفاوت یک گزارش خراب و سالم را به خوبی متوجه شوید. به عنوان مثال اگر مدیری نداند که مانده بانک بستانکار شده به چه معنی است؟ احتمال شکست مجموعه بیشتر می شود. چرا که حساس ترین بخش خود یعنی وجوه نقد نتوانسته است ماهیت خود را حفظ کند.یک مدیر باید به خوبی نحوه کنترل گزارشات دایره حسابداری را بلد باشد که معمولا با آموزش از طرف شرکت ارائه کننده نرم افزار حسابداری، بیشتر این اطلاعات قابل دسترسی است. این شرکت ها به راحتی به شما آموزش می دهند که نحوه کنترل بدهکاران، بستانکاران، بانک، دارایی ها و حتی سرمایه شما در گزارش نرم افزار حسابداری به چه صورتی نمایش داده می شود.اگر هم وقت دارید پیشنهاد می کنیم حتماً عناویم مهم اصول حسابداری ۱ را مطالعه کنید و ابهامات خود را از کارشناسان سوال کنید تا هرگز مجموعه خود را در بحران مشاهده نکنید.

 

۷٫ هیچ وقت صندوق خود را بانک نکنید

 

آخرین نکته ای که در این مقاله به آن می پردازیم اختلالات مربوط به مدیریت وجه نقد در مجموعه شماست. وقتی شما نتوانید حساب نقدی را مدیریت کنید در حسابداری هم دچار مشکلات بیشتری خواهید شد. مطابق قانون پولشویی در نظام مالیاتی باید نحوه ورود و خروج وجوه نقد بصورت کامل مشخص شود. از مهمترین عواملی که باعث بوجود آمدن کسورات در سیکل وجه نقد می شود، استفاددهاز صندوق مجازی است. معمولا شما دخل فروشگاه، کشوی میز و حتی جیب خود را به عنوان مرکز جمع شدن وجه نقد یا به تعبیر دیگر صندوق می شناسید و هرگونه ورود و خروج بدون اینکه جایی ثبت شود تحت کنترل شماست. حال آنکه اگر هم در لحظه اطلاع از علت واریز و پرداخت داشته باشید مکن است بعدا در کنترل گزارش نتوانید حضور ذهن داشته باشید. و مشکل بعدی اینکه حسابدار هم نمی تواند گزارش دقیقی در اختیار شما قرار دهد.به همین منظور پیشنهاد می کنیم تمامی تراکنش های نقدی برای اینکه مبنای بررسی و کنترل داشته باشید حتما از حساب مستقل بانکی استفاده کنید تا بتوانید از حسابدار خود بخواهید گزارش دقیقی به شما بدهد.

 

میثم حاجی محمدی – بنیانگذار مرکز رشد بازار حسابداری و مالیاتی ایران (پرشین حساب)

 

 

روش تامین نیرو در یک شرکت حسابداری

آموزش اصول حسابداری ۱ به زبان ساده

راه پیشرفت در حسابداری این نیست!

آموزش حسابداری انبار به شیوه اختلاس یابی

You might also like More from author

2 Comments

  1. ALI says

    اکر در سال پایانی باز نشستگی تا مین اجتماعی به مدت یک سال تعییر شغل داده شود ومزایا را افزایش دهی آیا حقوق ودستمزد نا متعارف میشود
    خواهشمند در این مورد راهنمائی کنید ..به چه روشی میشود افزایش حقوق داده شود که در یک سال آخر حقوق نامتعارف نشود

    1. مهدیه ابراهیمی says

      تاریخ انتشار: ۲۰:۱۵ – ۲۵ دی ۱۳۹۵
      مبنای محاسبه مستمری بازنشستگی میانگین حقوق ۲ سال آخر شد
      نمایندگان مجلس در مصوبه‌ای مقرر کردند مبنای محاسبه مستمری بازنشستگی برای کلیه بیمه‌شدگان صندوق‌های بازنشستگی بر مبنای میانگین دو سال آخر منتهی به درخواست بازنشستگی آنها باشد.

      به گزارش ایسنا، نمایندگان مجلس در جلسه علنی نوبت سوم امروز شنبه مجلس و در ادامه بررسی موارد ارجاعی به کمیسیون تلفیق ماده ۹۷ را با ۱۵۹ رای موافق، ۳ رای مخالف و ۲ رای ممتنع از مجموع ۱۹۷ نماینده حاضر در مجلس به تصویب رساندند.

      بر این اساس برقراری مستمری بازنشستگی برای کلیه بازنشستگان صندوق‌های بازنشستگی (اعم از کشوری، لشکری، تامین اجتماعی و سایر صندوق‌های بازنشستگی دستگاه‌ها، نهادها و بانک‌ها) بر مبنای میانگین حقوق دو سال آخر منتهی به درخواست بازنشستگی باشد.

Leave A Reply

Your email address will not be published.