۷ اشتباه فاحش در استخدام نیروی حسابداری (ویژه مدیران)

0
319 بازدید

icon_employ

میثم حاجی محمدی محقق و کارشناس ارشد حسابداری

شاید بارها با این مشکل مواجه شده باشید که حساب جیبتان از دست رفته باشد و یادتان نباشد که چه خرج هایی ر ا در طول روز و یا هفته انجام داده باشید. اتفاق بدی که در ادامه رخ می دهد احساس می کنید این فراموشی باعث خسارت زیادی شده ولی دقیقا اندازه آن را نمی دانید؟حالا فرض کنید شما یک کسب و کار کوچک دارید و هدفتان توسعه و کسب درآمد بیشتر است. اگر در همین مسیر ابتدایی سیستم مالی خود را تقویت نکنید با بزرگ شدن کسب و کار، مشکل حسابداری و مالی هم بزرگ خواهد شد.
شما باید همیشه صدای قلب بخش حسابداری خود را بشنوید، اشتباه بیشتر دارندگان کسب و کار، اکتفا نمودن به نرم افزارهای حسابداری برای حل مشکل مالی است. این ذهنیت باعث دلزدگی و حتی تغییر مدل های نرم افزار حسابداری می شود . شما با جلوگیری از اشتباهات زیر، سرعت رشد فعالیت تجاری خود را بیشتر خواهید کرد.

۱٫ قبل از استخدام تمام وقت یا پاره وقت حسابدار، از خرید نرم افزار حسابداری خودداری کنید
یکی از مشکلات اصلی دارندگان کسب و کارها که باعث بی نظمی بیشتر در امور حسابداری آنها می شود انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری قبل از استخدام یک نیروی کارآمد است. وقتی صحبت از استخدام نیرو می شود ترس از مشکلاتی نظیر قرارداد ، بیمه و حتی مالیات مطرح می شود. اگر بخواهیم شفاف تر راجب این مشکل صحبت کنیم به سبک عامیانه باید دو دوتا چهارتا کنید. خودتان بررسی کنید چقدر به توسعه مجموعه خود فکر می کنید، آیا موقتی است یا دائمی؟ آیا شراکتی است یا انفرادی؟آیا نیمه وقت است یا تمام وقت؟ آیا قانونی است یا غیر قانونی؟ آیا ثابت است یا متغیر؟آیا درآمدزا است یا خیریه است؟ اگر فهرستی برای پاسخ سوالات فوق آماده کنید و یکی از پاسخ های زیر در آن دیده شد، شک نکنید نیاز مبرم به یک حسابدار با تجربه دارید. دائمی،انفرادی، شراکتی ، تمام وقت،قانونی،ثابت، متغیر،درآمدزا. همانطوری که ملاحظه می کنید در بیشتر حالت ها این نیاز را پیدا می کنید. اگر شما نرم افزار حسابداری را خریداری کرده اید و حالا به دنبال حسابدار و یا اپراتور آن می باشید همانند یک فرد گرسنه هستید که موقع نیاز به غذا به دنبال مدل ظروف و وسایل خوردن است. سوال دیگری که مطرح می شود، ویژگی حسابدار با تجربه و میزان حقوق آن است؟ بازهم یکی از نگرانی های بیشتر مدیران این است که حالا یک حسابدار با تجربه چقدر حقوق دریافت می کند؟ اشتباه همینجاست که از نگاه یک مدیر حسابدار قابل قبول فردی است که سابقه بالاتری دارد نه فردی که انتظارات را برآورده کند. مسلماً حسابداری با سابقه بالاتر هم سطح توقع بیشتر دارد، حال آنکه آیا این حسابدار انتظارات و نیاز شما را برآورده می کند؟۶ راهکار بعدی کلید حل این معماست.
۲٫ در انتخاب نفر حسابدار، سلیقه ای عمل نکنید
دومین اشتباه مدیران اغلب کسب و کارها، استخدام نیروی مالی بصورت سلیقه ای است. منظور از سلیقه ،مبنا قراردادن سفارش دوست، آشنا، برادر، خواهر، همکار و همسر در انتخاب حسابدار است. البته مشکلی از بابت سفارش این افراد نیست اگر مواردی که شما مدنظر دارید اجرا شود. ولی معمولاً در برخوردهای اولیه و ثانویه شما به خوبی نمی توانید بر این نوع نیروهای سفارشی تسلط پیدا کنید و همیشه با یک رو دربایستی روبرو هستید.حالت بدتر این است که بدون هر گونه تحقیق تخصصی یا مصاحبه ، بواسطه معرفی افراد نزدیک، حسابدار را در بخش حساس کاری خود قرار می دهید.پیشنهاد ما این است که استخدام نیروی مالی خود را منوط به گزینش و تایید کارشناس امور مالی کنید و اگر هم خودتان مصاحبه می کنید انتظارات مجموعه خود را خیلی واضح مطرح کنید. هواستان باشد که نباید دایره انتظارات شما فراتر از کار حسابداری باشد. بیشتر مدیرانی که در مجموعه خود دچار مشکل نیرو زدگی می شوند عدم سازماندهی یا عدم تفکیک وظایف در محیط کار دارند. به عنوان مثال از نیروی حسابدار خود نباید انتظار فروشندگی، کارهای خدماتی ، کارپردازی و حتی منشی گری داشته باشید. علت آن هم ایجاد توقع در بالابردن حقوق نیست بلکه برهم زدن تمرکز فردی می باشد.

۳٫ امور حسابداری خود را بدون آزمون جلو ببرید
سومین اشتباه یک مدیر در راه اندازی امور مالی برقراری شرایط و حتی امکانات موقتی است. مسائل حسابداری را نمی توان محل خطا و آزمون قرار داد، چون خیلی سریعتر از آن چیزی که فکر می کنید مخرب است و باعث نابودی شما می شود. منظور از آزمایشی، انتخاب ابزار، نیرو و حتی محیط امور مالی است . شما قبل از گذشت زمان و نتیجه گیری درباره این که آیا این نرم افزار حسابداری کار من را راه می اندازد؟ آیا این خانم خوب عمل می کند یا بد؟ آیا این سیستم مناسب برای امور مالی است یا نه؟باید نیرو را ارزیابی کنید.مطمئناً سوالی که اینجا مطرح می شود، نحوه برآورد عملکرد نیرو یا کارآیی سیستم است. مشکلی با محک زدن نیرو حتی بعد از تحقیقات نیست ولی نه یک ماه یا بیشتر. الان بیشتر کارفرمایان دوره ۳ ماهه آزمایشی را مطرح می کنند که اولاً مغایر با قانون کار کشور است و ثانیاً نیرویی که در ۳ ماه کار را جلو نبرد در هفته اول قابل سنجش خواهد بود. راهکار رفع این مشکل، گزینش حسابدار بعد از پاسخگویی به سوالات مورد نظر کسب و کار شماست و شما صرفاً میزان انگیزش و قدرت یادگیری را در روزهای آزمایشی پیاده سازی می کنید.
۴٫ قبل از اخذ ضمانت، انگیزه حسابدار را بسنجید
چهارمین مشکل هم بلافاصله بعد از مشکل سوم رخ می دهد. بدون محک زدن و تحقیقات کامل، از نیروی مالی درخواست سفته، چک تضمین شده و حتی وجه نقد می شود. در همین زمان است که در نیرو توهم استخدام و از دست دادن انگیزه لازم برای بروز استعدادها بوجود می آید.زمان سفته و ضمانت مشخص است . اول باید این نکته را مدنظر قراردهید سفته ضمانت تعهد کار و حسن انجام است نه ابزاری برای ایجاد رعب و وحشت نیرو. یک حسابدار اگر متوجه ساز و کار سیستم شما نشود و نتواند خوب نیازهای مالی را برطرف کند هر گونه ایجاد ترس و استرس کاری جلو نبرده بلکه باعث عملکرد ضعیف تر نیز خواهد شد. نکته دیگر اینکه شما بتوانید با ایجاد انگیزه و حس مسئولیت پذیری در نیروی مالی ، عملکرد بخش حسابداری را مطلوبتر کنید.مشکل بیشتر حسابداران عدم توجه مدیر به الزامات مربوط به حسابداری است . مثلا یک مدیر نباید از جیب و یا حساب شخصی خود مبلغی بابت هزینه های واحد خود پرداخت کند و بعداً به حسابدار اطلاع دهد بلکه ابتدا باید مبلغی از حساب شرکت به حساب تنخواه مدیر واریز شده و سپس از آن مبلغ پرداختها صورت پذیرد. همین مورد یکی از عوامل تنش بین حسابدار و مدیر می باشد که اگر ترتیب اثر داده نشوذد ممکن است باعث خروج حسابدار از مجموعه گردد.

 

۵٫ امور مالی را از دسترس خارج نکنید
پنجمین اشتباه، کمرنگ کردن بخش مالی است. برخی از مدیران ناخواسته و بدون اطلاع از نحوه عملکرد ضعیف خود اقدام به ادغام نمودن بخش مالی با دیگر بخش ها می کنند. در اولین قسمت این مقاله، به این نکته اشاره شد که نباید نیروی حسابدار خود را در دیگر بخشها مشغول به کار کنید. در ادامه اشتباه دیگری که نباید انجام دهید تفکیک کامل بخش حسابداری است. منظور از تفکیک دور کردن از محل دفتر یا شرکت نیست. شما برای اینکه به دیگر همکاران و مشتریان خود اهمیت بخش مالی را به رخ بکشید و قدرت پردازش حساب ها را اثبات کنید باید محلی مستقل را حتی در حد یک پارتیشن به امور حسابداری اختصاص دهید. اینکار باعث عدم مشاهده مانیتور، فایل ها و زونکن ها توسط افراد متفرقه می شود.به نوعی شما حفظ اسرار معاملاتی خود را پوشش می دهید تا از فاش شدن اسرار بخش مالی و گم شدن مستندات مهم این بخش جلوگیری بعمل آورید. نباید برای اختصاص بخش مالی ایده آل گرایی کنید و با این تصمیم ارتباط خود را دورتر خواهید کرد.

۶٫ در بررسی گزارشات حسابداری چشم بسته عمل نکنید

اشتباه ششم بستن چشم است. عدم آشنایی با نحوه کنترل گزارش حسابداری مانند بستن چشم هنگام رانندگی است.مشکل بیشتر مدیران در کنترل اوضاع مالی واحد تحت نظارت خود عدم هرگونه آشنایی با سیستم مالی است. شما در اینجا باید مانند یک مهندس ناظر عمل کنید، یعنی لزومی نیست تمامی قسمتهای یک نرم افزار حسابداری را بدانید بلکه باید انقدر اطلاعات در مورد نحوه کنترل گزارش مالی بدست آورید تا تفاوت یک گزارش خراب و سالم را به خوبی متوجه شوید. به عنوان مثال اگر مدیری نداند که مانده بانک بستانکار شده به چه معنی است؟ احتمال شکست مجموعه بیشتر می شود. چرا که حساس ترین بخش خود یعنی وجوه نقد نتوانسته است ماهیت خود را حفظ کند.یک مدیر باید به خوبی نحوه کنترل گزارشات دایره حسابداری را بلد باشد که معمولا با آموزش از طرف شرکت ارائه کننده نرم افزار حسابداری، بیشتر این اطلاعات قابل دسترسی است. این شرکت ها به راحتی به شما آموزش می دهند که نحوه کنترل بدهکاران، بستانکاران، بانک، دارایی ها و حتی سرمایه شما در گزارش نرم افزار حسابداری به چه صورتی نمایش داده می شود.اگر هم وقت دارید پیشنهاد می کنیم حتماً عناویم مهم اصول حسابداری ۱ را مطالعه کنید و ابهامات خود را از کارشناسان سوال کنید تا هرگز مجموعه خود را در بحران مشاهده نکنید.

۷٫ صندوق محل کار خود را باجه بانک نکنید
آخرین نکته ای که در این مقاله به آن می پردازیم اختلالات مربوط به مدیریت وجه نقد در مجموعه شماست. وقتی شما نتوانید حساب نقدی را مدیریت کنید در حسابداری هم دچار مشکلات بیشتری خواهید شد. مطابق قانون پولشویی در نظام مالیاتی باید نحوه ورود و خروج وجوه نقد بصورت کامل مشخص شود. از مهمترین عواملی که باعث بوجود آمدن کسورات در سیکل وجه نقد می شود، استفاده از صندوق مجازی است. معمولا شما دخل فروشگاه، کشوی میز و حتی جیب خود را به عنوان مرکز جمع شدن وجه نقد یا به تعبیر دیگر صندوق می شناسید و هرگونه ورود و خروج بدون اینکه جایی ثبت شود تحت کنترل شماست. حال آنکه اگر هم در لحظه اطلاع از علت واریز و پرداخت داشته باشید مکن است بعدا در کنترل گزارش نتوانید حضور ذهن داشته باشید. و مشکل بعدی اینکه حسابدار هم نمی تواند گزارش دقیقی در اختیار شما قرار دهد.به همین منظور پیشنهاد می کنیم تمامی تراکنش های نقدی برای اینکه مبنای بررسی و کنترل داشته باشید حتما از حساب مستقل بانکی استفاده کنید تا بتوانید از حسابدار خود بخواهید گزارش دقیقی به شما بدهد.

 

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید