فهرست مطالب

597

به نام خدای مهربان و عرض سلام محضر همه کاربران گرامی ،
یکی از مواردی که شاید خیلی مقدماتی به نظربیاد ، مبحث بایگانی است . بعد از نوشتن مطالبی درمورد تکنولوژی و تکنیک های حسابداری ، جای این عنوان را واقعا” خالی دیدم و سعی کردم توضیحات بیشتری را در این مورد محضر شما ارائه کنم. بایگانی فرآیندی است که در هر شغل و رشته ای اجرا می شود و اجرای بدون عیب و نقص آن می تواند مسیر همواری را پیش روی شاغلین ایجاد کند .

بهتر است با یک مثال موضوع را برای شما توضیح بدم ، اکثرا” با این موضوع برخورد داشتید که کارمندان زحمت کش بانکها قبل از اینکه خدمات شما را پاسخگو باشند به مرتب سازی پول ها و اسناد زیر دست خود می پردازند و پس از یک نظم خیلی سریع ، کار ارباب رجوع را راه می اندازند ، شاید هم خیلی از افراد حرص بخورند و حتی به کارمند آن بخش اعتراض کنند ، علت انجام این کار توسط کارمندان کاملا” مشخص است ، برای کنترل دقیق و سرعت در کارشان از این ابزار استفاده می کنند و به یک بایگانی آنلاین و خیلی سریع دست می زنند. اگر اینطور نباشد پاسخگویی کند تر و ضریب اشتباهات بالاتر می رود .

همین نقش در رشته حسابداری از ارکان مهم کارکردن است و حسابداران باید خیلی سریع و مطمئن آموزش های لازم در استفاده کردن از این ابزار مهم را یاد بگیرند ، کاربرد این ابزار در سرعت دادن به کار حسابداران مفید بوده و می تواند آنها را در پاسخگویی به پرسنل و مدیران به روز نماید . بله دوستان ، اگر می خواهید در مسیر حرفه ای محکم گام بردارید ، یکی از ارکان آن نحوه بایگانی اسناد و مدارک است .حفظ و حراست از اسناد و مدارک واحد مالی برعهده شماست ، پس سعی کنید از ابزار های لازم استفاده کنید.
اکثر آموزش های بایگانی در دوره های کارورزی آموزش داده می شود و در غیر اینصورت شما باید از دوست و همکار خود بایگانی کردن را یاد بگیرید و در شغل خود از آن به نحو احسن استفاده کنید . نقش نظم در اجرای شغلی همانند حسابداری و امور مالی خیلی خیلی مهم و ضروری است .

dms_webarchiv

من دوستان زیادی را دیده ام که شب امتحانی شده اند و این خوب نیست ، البته خیلی با غرور و اعتماد بنفس بالا ازعهده این کاربر می آیند ولی اشتباه است . علت اصلی جمع شدن بی مورد مدارک ، به روز نبودن و به تبع آن صادر نکردن به موقع اسناد حسابداری است ، اگر شما اسناد را به موقع در سیستم ثبت کرده و بلافاصله مدارک و مستندات سند را به آن پیوست کنید مشکلات شما به مراتب کمتر می شود . بازهم مشکلی که بیشتر حسابداران با آن مواجه می شودند نبودن مدرک کافی برای پیوست اسناد است .

یکی از حسابداران  دست به کار نسبتا” جدیدی زده بود و آن درست کردن یک لیست از مدارک ناقص پیوست اسناد حسابداری در اکسل بود ، با این ترفند هیچگاه مدارک خود را زمین نمی گذاشت و بلافاصله اسناد ناقص را جهت پیگیری و یادآوری در لیست اکسل خود ثبت می کرد و در مراحل بعدی پیگیری لازم را انجام می داد ، فرقی نمی کند ، شخص ، فروشگاه ، کارخانه و یا یک شرکت دولتی نیازمند این ابزار هستند ، لیست دستنویس ، اکسل و یا دیگر نرم افزارها می توانند شما را در به روز کزدن این فرآیند کمک کنند .

از بایگانی مدارک درآخر هفته و یا ماه و حتی 2 روز یکبار جدا” خودداری کرده و سعی کنید در پایان روز کاری پیوست اسناد حسابداری خود را به پایان برسانید .

archive-documents

البته ممکن است مقدارکمی از بایگانی امور اداری هم ممکن است بر عهده حسابداران قرار بگیرد ، مشکلی نیست شما برای کنترل مدارک شرکت و یا پرسنل ، بیمه ، مالیات و اسناد حسابداری باید این کار را انجام دهید . یکی از اصول بایگانی اسناد حسابداری پس از ثبت جمع آوری پیوست ها در سمت چپ سند و پانچ استاندارد و قراردادن در زونکن مربوط به خود است .

حسابدارنی که سعی در مرتب سازی هفتگی دارند مطمئننا” یک سری از مدارک را در بایگانی سند حسابداری جا خواهند انداخت و دچار سردرگمی و اتلاف وقت در پیدا کردن آنها خواهند شد . پس سعی کنید سند خود را به موقع ثبت کرده و پس از صدور به همراه پیوست مدارک در فایل های مرتب بایگانی کنید.

امیدوارم با حسن سلیقه خیلی خوب و نهایت دقت از عهده این کار برآیید.

موفق و سربلند باشید.

پر بحث ترین مقالات مرتبط

دیگر مقالات مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

شروع نامنویسی دوره حضوری آنلاین ۳۳ ام صفرتاصدمالیات ۱۴۰۲

آخرین بروزرسانی ها :

بروز ترین دوره ها :